Free Press

Belangrijk en Dringend	Crises en Noodsituaties
Belangrijk maar Niet Dringend	Preventie, Planning en verbetering
Niet belangrijk maar dringend	Onderbrekingen en drukke werkzaamheden
Niet belangrijk en niet dringend	Tijdverspillers

We besteden ons leven vaak aan de dringende dingen in plaats van aan de belangrijke dingen. Zowel in het bedrijfsleven als in het leven is het uiterst belangrijk om jezelf af te vragen: “Doe ik dit omdat het echt belangrijk is of doe ik dit omdat het gewoon dringend is?”

Belangrijke en dringende dingen, zoals crises en noodsituaties, mogen niet worden genegeerd. Hoe meer tijd u echter kunt besteden aan de niet-dringende, maar wel belangrijke zaken (preventie, planning, verbetering), hoe minder crises en noodsituaties u zult meemaken.

Hieronder volgt een meer gedetailleerde uitleg van elk kwadrant, samen met enkele voorbeelden:

Kwadrant 1: Belangrijk en dringend

Vuurgevechtmodus: Crises, echte harde deadlines voor belangrijk project, gezondheids & familienoodgevallen, enz…

Kwadrant 1 is het dringend belangrijke kwadrant: Dingen die je zeker NIET moet negeren. Maar te veel tijd doorbrengen in de brandbestrijdingsmodus zal leiden tot stress en burn-out. U raakt verstrikt in een eindeloze cyclus van crisismanagement.

De enige manier om de tijd die u in dit kwadrant doorbrengt te verminderen, is door proactief te zijn en meer tijd te besteden aan de belangrijke dingen VOORDAT ze noodsituaties worden (zie kwadrant 2 hieronder).

Kwadrant 1 Voorbeeld
Het omgaan met een hartaanval is een dringend en belangrijk probleem dat niet kan worden genegeerd (maar misschien kunnen dergelijke noodsituaties worden verminderd of helemaal vermeden door gezonder te leven).

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet dringend

Hier moet u het grootste deel van uw tijd aan besteden.

Taken van kwadrant 2 hebben alles te maken met planning, preventie, capaciteitsverbetering, het opbouwen van relaties, het herkennen van nieuwe kansen, enz…

Tijd besteden aan deze belangrijke dingen zou moeten leiden tot een duidelijke visie en een evenwichtig leven, discipline, controle, en steeds minder crisissituaties.

Kwadrant 2 Voorbeelden

• Vaak bloemen kopen voor uw geliefde “gewoon omdat”
• Gezond eten en bewegen om toekomstige gezondheidsproblemen te voorkomen
• Preventief onderhoud aan uw huis of auto
• Lezen, leren en onderwijs
• Banden aanknopen en relaties versterken met uw vrienden en familie
• Zelfvernieuwing en tijd besteden aan dingen die u inspireren en opbeuren

Kwadrant 3: Niet belangrijk maar dringend

Velen van ons brengen een groot deel van onze tijd in dit kwadrant door, waarbij we de dringende dingen verwarren met de belangrijke dingen.

Onderbrekingen, rinkelende telefoons, de meeste e-mails, enz… Te veel tijd besteden aan de onbelangrijke dringende dingen leidt tot een zeer korte-termijnfocus met voortdurend crisismanagement. Uw plannen en doelstellingen zullen steeds nuttelozer lijken omdat u waarschijnlijk geen tijd zult hebben om eraan te besteden. Uw relaties en reputatie zullen eronder lijden en u zult zich slachtoffer voelen zonder controle over uw leven.

Kwadrant 3 Voorbeeld
U hebt 2 weken van tevoren een belangrijke vergadering gepland met een collega. Deze persoon heeft maar heel weinig tijd en dus trekt u 30 minuten uit om een zeer belangrijke zaak te bespreken. Terwijl u gaat zitten en aan de vergadering begint, gaat uw telefoon.
De telefoon schreeuwt: “Neem me op! Neem me op! Neem me op!” De meeste mensen nemen de telefoon op en offeren de zeer belangrijke vergadering op voor de waarschijnlijk niet belangrijke maar wel dringend rinkelende telefoon.

Kwadrant 4: Niet dringend en niet belangrijk

Dit zijn de tijdverspillers in uw leven.

Te veel tijd besteden aan niet-urgente en niet-belangrijke dingen kan leiden tot afhankelijkheid van anderen voor uw basisbehoeften, verlies van banen, onverantwoordelijkheid, enz.

Kwadrant 4 Voorbeelden

• Triviale drukke werkzaamheden
• Minder surfen op het web
• Te veel TV kijken
• Veel aangename bezigheden

Hoe kan ik dit gebruiken om mijn leven beter te maken?

A. Identificeer Kwadrant 2-activiteiten.

• Schrijf alle Kwadrant 1- en 3-activiteiten op die u routinematig doet (alle dringende zaken)
• Schrijf op hoe u kunt voorkomen dat deze zaken zich opnieuw voordoen of dat het überhaupt dringende zaken worden: Dit zijn uw nieuwe Kwadrant ii activiteiten.

B. Maak tijd vrij voor kwadrant 2-activiteiten

• Kijk naar alle dingen in kwadrant 4 en STOP MET DIE TE DOEN!
• Kijk naar alle dingen in kwadrant 3 en stop daar ook mee. Dit is moeilijker omdat het inhoudt dat u NEE moet zeggen tegen mensen.
• U zou nu tijd moeten hebben om te besteden aan kwadrant 2

C. Plan tijd in voor kwadrant 2

• Rooster tijd in om kwadrant 2 activiteiten te doen.
  (Zet ze in uw agenda, net als een vergadering).
• DAN DE DINGEN DIE U HEEFT INGESCHREVEN!

D. Verminder Kwadrant 1

• Het mooie van meer tijd besteden aan Kwadrant 2 is dat het langzaam al uw Kwadrant 1 activiteiten zou moeten verminderen.
• Naarmate u uw Kwadrant 1 activiteiten vermindert, hebt u meer tijd voor Kwadrant 2, waardoor een vliegwieleffect ontstaat.

Simpel, toch?

Niet helemaal. De vraag “Wat is belangrijk voor mij?” heeft meestal geen eenvoudig antwoord.

Welk kwadrant ben ik?

Voorbeeld 1: Naar een sportevenement gaan (Hockey, honkbal, voetbalwedstrijd, enz…)

In welk kwadrant valt dit? Het antwoord is dat dit afhangt van UW prioriteiten en wat voor U belangrijk is. Aan de oppervlakte ziet het er duidelijk uit als een Q4-item – een tijdverspiller. Niet dringend en zeker niet belangrijk.

Maar het zou een Q2-gebeurtenis (belangrijk) kunnen zijn als u de gebeurtenis beschouwt als een gelegenheid om quality time door te brengen met het opbouwen van relaties met uw ouders, kinderen of vrienden.

Voorbeeld 2: TV-kijken

Duidelijk nog een Q4-item: Een tijdverspiller. Of toch niet? Als tv-kijken voor u een stressverlichtend middel is om na een hectische dag te ontspannen en te relaxen, kan het heel goed een Q2-activiteit zijn.

Om succesvol te zijn met deze methode moet je een heel duidelijk beeld hebben van wat belangrijk voor je is, wat je lange termijn doelen zijn, etc… Voor meer informatie over hoe je je week kunt plannen rond dit kader, zie mijn blog post over Hoe ik mijn week plan.

Gerelateerde lectuur

• The Eisenhower Box door James Clear
• The Eisenhower Matrix door ToDoist.com
• The One Thing for Extraordinary Results
• Reactive vs Proactive Language
• Stewardship Delegation
• Weekly Planning