Free Press

Vóór de technologische opleving was er maar één manier om de telefoon op kantoor te beantwoorden: iemand moest hem fysiek opnemen. Tegenwoordig hebt u tal van mogelijkheden.

Met telefoonbomen, geautomatiseerde telefoonsystemen en auto-attendants hebt u niet eens meer een echte persoon aan de telefoon nodig. Of toch wel?

In het tijdperk van technologie is menselijke interactie waardevoller dan ooit. Maar dat betekent niet dat technologie niet helpt. Als u geen receptioniste in huis wilt of kunt nemen, hebt u twee opties: een geautomatiseerd telefoonsysteem of een virtuele receptioniste met technische ondersteuning. Wat werkt het beste? Technologie of mensen? We hebben ontdekt dat het vaak het huwelijk is tussen technologie en het menselijke element dat de grootste impact heeft.

Geautomatiseerd telefoonbeantwoordingssysteem.

Een geautomatiseerde antwoordservice of interactief voice response-systeem is een telefoonsysteem dat met bellers communiceert zonder dat er een echte mens aan de lijn is. Het hele telefoongesprek, of telefoonboom gedeelte van het telefoongesprek, wordt gedaan door middel van interacties met een vooraf ingestelde machine.

Deze systemen variëren, afhankelijk van wat u zoekt, maar ze hebben een aantal algemene thema’s gemeen. Ze beantwoorden binnenkomende oproepen en spelen een bericht af, vragen bellers vervolgens om ofwel te spreken als antwoord op een vraag of op een knop te drukken. Dan, afhankelijk van het systeem, opties, en de inbreng van de beller, kan het geautomatiseerde telefoonsysteem een aantal vooraf opgenomen informatie afspelen, de beller verder naar beneden in de telefoonboom leiden, of hem doorverbinden met een mens.

sterke punten van het geautomatiseerde telefoonsysteem:

• Betaalbaar
• Gemakkelijk in gebruik
• Aanpasbaar

zwakke punten van het geautomatiseerde telefoonsysteem:

• Het gebrek aan menselijke interactie heeft een negatieve invloed op de klantenservice
• Inefficiëntie in geautomatiseerde systemen kan bellers frustreren of verwarren
• Zonder regelmatig toezicht bestaat het risico van onontdekte storingen

Automatisering is de toekomst, toch? Hoewel automatisering altijd klinkt als een geweldig idee, loopt een geautomatiseerd telefoonsysteem het risico u te vervreemden van uw klanten of een potentiële nieuwe klant, door een mechanische muur tussen hen en u te plaatsen. Het kan u geld besparen, maar het loopt ook het risico dat het u onbetaalbare klanten en tijd kost.

Tech-enabled virtuele receptionistenservice.

Een virtuele receptionistenservice is een echte, live receptioniste die de telefoon voor uw bedrijf beantwoordt en een belangrijk onderdeel is van het team en de technische toolkit van uw bedrijf – maar in plaats van vanuit uw kantoor te werken, werken ze vanuit hun eigen kantoor. Bij Ruby zijn ze gevestigd in Portland, Oregon.

Verschillende virtuele receptionistendiensten bieden verschillende pakketten met functies.

Ruby Receptionists biedt een volledige suite van telefoondiensten, waaronder 100% live beantwoording van oproepen, Spaanstalige receptionisten, berichtopname en voicemailboxen, doorverbinden van oproepen, intakes, geavanceerde oproepbehandeling, de Ruby mobiele app met veel functies, en uitgaande oproepen om er een paar te noemen. Terwijl bellers worden opgevangen door een echte persoon, biedt Ruby’s gepatenteerde technologie de receptionist (en u!) de tools die nodig zijn om de beller de best mogelijke ervaring te bieden. Het grootste voordeel van Ruby’s technologie? Bellers weten niet eens dat de receptioniste niet op uw kantoor werkt!

Het grootste verschil tussen een geautomatiseerde dienst en een virtuele receptionist is de manier waarop technologie wordt gebruikt. Met een geautomatiseerde dienst, je bent in feite het krijgen van een robot. Een virtuele receptionist daarentegen, is technologie-ondersteund, maar nog steeds een echte persoon. U krijgt alle voordelen van geavanceerde technologie, en uw klanten krijgen een echte, levende mens te spreken. Een vriendelijke stem aan de andere kant van de lijn maakt een goede indruk die u zal helpen zaken te winnen.

Virtuele receptionist sterke punten:

• Sofisticated virtuele receptionist diensten zorgen voor een hoog niveau van maatwerk
• Receptionisten bieden bellers met een fantastische eerste indruk

Virtuele receptionist zwakke punten:

• Kostbaarder dan een automatiseringssysteem
• Beperkt tot de informatie die u aan de receptionistes verstrekt
• Diensten zijn niet 24/7 zoals een geautomatiseerd systeem dat zou kunnen

Ontdek alles wat er te weten valt over een virtuele receptionistendienst!

Wat is goed voor u?

Bedrijfsgrootte, voorkeuren, belvolume, branche. Al deze factoren spelen een belangrijke rol bij het kiezen van de juiste dienst voor uw unieke zakelijke behoeften. Als klantenservice belangrijk voor u is, raden wij altijd aan bellers toegang te geven tot een echt persoon in plaats van een robot (we hebben zelfs een calculator die de ROI van echte receptionisten aan uw telefoon laat zien). Het vertelt uw klanten dat ze belangrijk voor u zijn. Het is een klein ding dat uw bedrijf kan doen om een geweldige indruk te maken die bellers in loyale klanten verandert.