A. Objetivo
(1) Esta política se aplica retroativamente às solicitações submetidas em ou após 1 de janeiro de 2008. A Universidade do Oregon (Universidade) está empenhada em proteger a segurança, proteção e saúde do corpo docente, pessoal, estudantes e outros, bem como em salvaguardar os bens e recursos da Universidade. Para atingir estes objetivos, o Conselho de Curadores (Diretoria) delega ao Presidente eleito a responsabilidade pela adoção de regras que regem a condução de verificações de registros criminais.
(2) Quaisquer políticas adotadas sob a subseção (1) devem ser consistentes com a Política 580.023, leis estaduais aplicáveis do Oregon e lei federal.
B. Definições
(1) “Verificação de registros criminais” significa uma verificação de registros criminais baseada em impressões digitais.
(2) “Condenação” significa que um tribunal de justiça entrou com uma sentença final sobre um veredicto ou sentença de culpa, uma confissão de culpa, uma confissão de nolo contendere (sem contestação), ou qualquer determinação de culpa.
(3) “Verificação de registros criminais baseada em impressões digitais” significa uma verificação de registros criminais usando as impressões digitais de um indivíduo sujeito. A verificação dos registos criminais com base nas impressões digitais só pode ser solicitada à Polícia do Estado do Oregon para fins de justiça não criminal. Se for necessária uma verificação dos registros criminais de um indivíduo, a Universidade pode solicitar que a Polícia Estadual do Oregon realize a verificação, incluindo a identificação das impressões digitais, através do Federal Bureau of Investigation.
(4) “Universidade” significa a Universidade do Oregon.
(5) “Indivíduo” significa uma pessoa da qual a Universidade pode solicitar a verificação dos registros criminais como condição para prestar serviços como empreiteiro, funcionário ou voluntário. Os indivíduos sujeitos incluem pessoas que atualmente servem como contratado, empregado, ou voluntário, ou pessoas que buscam uma nomeação como empregado, voluntário, ou compromisso como contratado para uma posição que é designada como uma posição crítica ou sensível à segurança. As categorias de cargos críticos ou sensíveis à segurança para os quais a Universidade pode conduzir verificações de registros criminais incluem aqueles em que a pessoa:
(a) Tem acesso direto a pessoas menores de 18 anos ou a instalações de residência estudantil porque as funções de trabalho da pessoa exigem que a pessoa esteja presente na instalação de residência;
(b) Está fornecendo serviços de tecnologia da informação e tem controle sobre, ou acesso a, sistemas de tecnologia da informação que permitiriam à pessoa prejudicar os sistemas de tecnologia da informação ou as informações contidas nos sistemas;
(c) Tem acesso a informações, cuja divulgação é proibida por leis, regras ou regulamentos estaduais ou federais ou informações definidas como confidenciais por leis, regras ou regulamentos estaduais ou federais;
(d) Tem acesso a propriedades onde se encontrem produtos químicos, materiais perigosos e outros itens controlados por leis ou regulamentos estaduais ou federais;
(e) Tem acesso a laboratórios, instalações nucleares ou usinas de serviços públicos cujo acesso é restrito para proteger a saúde ou segurança do público;
(f) Tem responsabilidades fiscais, financeiras, salariais ou de compra como uma das principais responsabilidades da pessoa; ou
(g) Tem acesso a informações pessoais sobre funcionários ou membros do público, incluindo números de Segurança Social, datas de nascimento, números de carteira de motorista, informações médicas, informações financeiras pessoais ou informações sobre antecedentes criminais.
C. Processo de Verificação de Registros Criminais
(1) A Universidade pode exigir que o indivíduo em questão preencha um formulário de solicitação de registros criminais e forneça qualquer informação adicional necessária para completar a verificação dos registros criminais em um período de tempo razoável.
(2) A Universidade pode conduzir, ou solicitar que a Polícia Estadual do Oregon conduza, uma verificação do registro criminal, quando:
(a) um indivíduo atende à definição de “indivíduo sujeito”; ou
(b) exigido por lei ou regulamento federal, por lei ou regra administrativa estadual, ou por contrato ou acordo escrito.
(3) Uma determinação de aptidão baseada em uma verificação do registro criminal para posições críticas ou sensíveis à segurança é considerada uma qualificação mínima da posição. O fato de um indivíduo sujeito poder ser aprovado como apto com base em uma verificação de registros criminais não garante ao indivíduo uma posição como empregado, contratado ou fornecedor.
D. Aviso de Verificação de Registros Criminais para Candidatos
Formulários de solicitação e solicitação de serviços contratuais devem notificar qualquer possível empregado, empreiteiro ou voluntário se a posição exigir uma verificação de registros criminais, conforme definido por esta seção.
E. Confidencialidade da verificação dos registos criminais
Todas as informações obtidas na verificação dos registos criminais são confidenciais. A Universidade deve restringir a divulgação das informações obtidas na verificação dos registos criminais. Somente as pessoas, identificadas pela Universidade, com necessidade comprovada e legítima de conhecer as informações, podem ter acesso aos registros de verificação dos registros criminais.
F. Recusa de Consentimento na Verificação dos Registros Criminais e Determinação de Aptidão Incompleta
(1) A Universidade fechará uma determinação de aptidão como incompleta quando:
(a) As circunstâncias mudam para que uma pessoa não corresponda mais à definição de “indivíduo sujeito”;
(c) A Universidade não pode localizar ou contatar o indivíduo sujeito;
(d) A Universidade determina que o indivíduo sujeito não é elegível ou não qualificado para o cargo de empregado, contratado ou voluntário por uma razão não relacionada ao processo de determinação da aptidão física; ou
(e) O cargo não está mais aberto.
(2) Um indivíduo sujeito não tem o direito a uma audiência sob a Seção I para contestar o encerramento de uma determinação de aptidão física incompleta.
(3) Se um indivíduo sujeito se recusar a consentir com uma verificação do registro criminal, a Universidade deverá negar o emprego do indivíduo, ou negar qualquer posição aplicável, ou negar qualquer pedido para fornecer serviços voluntários, ou negar autoridade para fornecer serviços contratados. Um indivíduo sujeito não pode recorrer de qualquer determinação feita com base na recusa de consentimento.
G. Aptidão para ocupar uma posição baseada na verificação dos registros criminais
(1) A Universidade deve usar estas políticas, e quaisquer regras adotadas em nível institucional, para determinar se o indivíduo sujeito está apto a ocupar uma posição, prestar um serviço, ou ser empregado com base na verificação dos registros criminais obtidos, incluindo qualquer informação adicional fornecida sob OAR 580-023-0215(1), e em qualquer falsa declaração feita sobre o histórico criminal do indivíduo sujeito. Ao fazer a determinação da aptidão física, a Universidade deve considerar :
(a) A natureza do crime;
(b) Os fatos que suportam a condenação ou a acusação pendente indicam a prestação de uma falsa declaração;
(c) A relevância, se houver, do crime ou da falsa declaração para os requisitos específicos da posição, serviços ou emprego do indivíduo proposto; e
(d) As circunstâncias de intervenção relevantes para as responsabilidades e circunstâncias da posição, serviços ou emprego. Circunstâncias de intervenção incluem, mas não estão limitadas a:
(A) A passagem de tempo desde a prática do crime;
(B) A idade do indivíduo no momento do crime;
(C) A probabilidade de uma repetição de crimes ou da prática de outro crime;
(D) A comissão subsequente de outro crime relevante;
(E) Se a condenação foi anulada e o efeito legal de anular a condenação; e
(F) Uma recomendação de um empregador.
(2) Crimes Relevantes para uma Determinação da Aptidão
(a) Todos os crimes;
(b) Todos os delitos de Classe A;
(c) Qualquer crime militar ou crime internacional dos Estados Unidos;
(d) Qualquer crime de tentativa, solicitação ou conspiração para cometer um crime listado nesta subsecção (2) de acordo com a ORS 161.405, 161.435, ou 161.450; e
(e) Qualquer crime baseado em responsabilidade criminal por conduta de outro de acordo com a ORS 161.155, quando o crime subjacente estiver listado nesta subseção (2).
(3) Avaliação Baseada em Oregon e Outras Leis. Um designado autorizado deve avaliar um crime com base nas leis de Oregon e, se aplicável, nas leis federais ou de qualquer outra jurisdição em que uma verificação de registros criminais indique que um indivíduo possa ter cometido um crime, pois essas leis estão em vigor no momento da determinação de aptidão.
H. Aviso de Determinação de Aptidão Adversa Baseada na Verificação de Registros Criminais
A Universidade deve informar o indivíduo sujeito que foi determinado não estar apto com base em uma verificação de registros criminais, via correio certificado para o endereço mais atual fornecido pelo indivíduo sujeito, de tal desqualificação.
I. Desafiando uma determinação de aptidão física
Se um indivíduo sujeito desejar contestar uma determinação de aptidão física adversa, o indivíduo sujeito pode recorrer da determinação solicitando uma audiência.
(1) O indivíduo sujeito pode recorrer de uma determinação de aptidão física final feita com base na verificação dos registros criminais, submetendo um pedido por escrito para uma audiência no endereço especificado na notificação fornecida sob OAR 580-023-0260 dentro de catorze (14) dias de calendário da data na notificação. A Universidade pode prorrogar o prazo para recorrer se a Universidade determinar que o atraso foi causado por fatores fora do controle razoável do indivíduo em questão.
(2) Desafiando a Informação do Delinquente Criminal. Um indivíduo sujeito não pode usar o processo de audiência estabelecido por esta política para contestar a precisão, integridade ou legalidade das informações fornecidas pela Polícia Estadual do Oregon, pelo Federal Bureau of Investigation, ou por agências que relatam informações para a Polícia Estadual do Oregon ou para o Federal Bureau of Investigation.
(3) A Universidade tem o direito de confiar nas informações do infrator fornecidas pela Polícia Estadual do Oregon, o Bureau Federal de Investigação ou outras entidades até que a Universidade seja notificada de que a informação foi alterada ou corrigida.
(4) Qualquer audiência sob esta política não é aberta ao público.
(5) Remédio. O único remédio que pode ser concedido sob este processo de audiência é a determinação de que o indivíduo em questão está apto. Sob nenhuma circunstância a Universidade será obrigada a colocar um indivíduo em qualquer posição, nem será obrigada a aceitar serviços ou a celebrar um acordo contratual com um indivíduo.
(6) Processo de Audiência. Ao receber uma notificação válida nos termos da subseção (1) desta seção da política, o Presidente da Universidade deverá selecionar um auditor apropriado. O papel do auditor limita-se a conduzir a audiência e desenvolver uma proposta de ordem para o Presidente ou para o seu designado.
(a) Conferências de Pré-auditoria. Antes da audiência, o auditor pode, a seu critério, conduzir uma ou mais conferências de pré-audição para facilitar a condução e resolução do caso. O auditor pode convocar a conferência por sua própria iniciativa ou a pedido de uma das partes.
(b) Os objetivos de uma conferência de pré-auditoria podem incluir, mas não estão limitados aos seguintes:
(A) Para facilitar a descoberta e resolver desacordos sobre descoberta;
(B) Para identificar, simplificar e esclarecer questões;
(C) Para eliminar questões irrelevantes;
(D) Para obter estipulações de fatos;
(E) Fornecer ao auditor e às partes, antes da audiência, cópias de todos os documentos destinados a serem oferecidos como prova na audiência e os nomes de todas as testemunhas esperadas para testemunhar;
(F) Para autenticar documentos;
(G) Para decidir a ordem da prova e outras questões processuais relativas à condução da audiência;
(H) Para discutir o acordo ou outra resolução ou resolução parcial do caso.
(c) Condução da Audiência. A audiência será conduzida, sujeita à discrição do auditor, de modo a incluir o seguinte:
(A) A declaração e evidência da Universidade para apoiar a sua acção;
(B) A declaração e evidência do indivíduo determinado como incapaz de apoiar a sua posição;
(C) Qualquer evidência de refutação; e
(D) Qualquer argumento final.
(d) O ouvinte terá autoridade para interrogar testemunhas e estabelecer prazos razoáveis para a apresentação oral. O auditor pode excluir matéria cumulativa, repetitiva ou imaterial.
(e) Serão admissíveis provas de um tipo em que pessoas razoavelmente prudentes confiam na condução dos seus assuntos sérios.
(f) Serão excluídas provas irrelevantes, imateriais ou indevidamente repetitivas, e os privilégios concedidos pela lei do Oregon serão reconhecidos pelo auditor.
(g) O auditor deverá elaborar uma proposta de ordem para consideração do Presidente, para incluir o seguinte:
(A) Constatação de fato;
(B) Conclusões da lei;
(C) Ordem.
(h) Dentro de vinte e um (21) dias de calendário após receber a ordem proposta pelo auditor, o Presidente deve:
(A) Adotar a ordem proposta como a ordem final do caso; ou
(B) Alterar a ordem proposta como a ordem final do caso.
(i) A ordem final do Presidente é final. A ordem final será entregue ao indivíduo em questão por escrito, via correio certificado.
(j) Não obstante a OAR 580-023-0265, a Universidade pode adotar políticas delineando o processo de audiência necessário para contestar uma determinação de aptidão física.
(7) Recorrendo de uma determinação de aptidão física sob a Seção I(1) desta seção desta política, ou desafiando informações de criminosos com a agência que forneceu as informações, não irá atrasar ou adiar o processo de contratação ou decisões de emprego da Universidade.
J. Taxas
A Universidade pode cobrar uma taxa pela aquisição de informações sobre criminosos para uso na determinação da aptidão física. Em qualquer caso particular, a taxa não deve exceder a(s) taxa(s) cobrada(s) à Universidade pela Polícia do Estado do Oregon e pelo Federal Bureau of Investigation para obter informações sobre o indivíduo infrator.