Standardizarea procesului de comandă în cadrul unei organizații necesită documentație. Punerea în aplicare a unui sistem de achiziții controlează costurile și creează o pistă pe hârtie pentru o auditare mai ușoară. Obținerea unei comenzi de achiziție vs. cererea de achiziție sunt ambele procese cheie în achiziționarea articolelor de care o afacere are nevoie pentru a supraviețui. Fiecare politică și procedură de achiziție este diferită, așa că este important să înțelegeți mai întâi aceste două sisteme și modul în care acestea vă pot eficientiza operațiunile.
Cerere de achiziție & Diferențe între ordinele de achiziție
O cerere de achiziție este un document intern prin care un departament solicită unui alt departament permisiunea de a cumpăra bunuri sau servicii. O comandă de achiziție este creată după cerere și este un document care este folosit pentru a achiziționa efectiv acele bunuri sau servicii de la un furnizor extern.
Cererile de achiziție sunt formulare mai mult interdepartamentale care permit organizațiilor mai mari să își gestioneze mai bine contabilitatea și finanțele. Cu cât afacerea este mai mare, cu atât mai mult este nevoie de un proces de achiziții. Pur și simplu nu puteți urmări fluxul fără a-l pune pe hârtie.
Ce este o cerere de achiziție?
O cerere de achiziție, cunoscută și sub numele de formular de cerere de achiziție, este un document care este folosit pentru a solicita o comandă de achiziție. Este primul pas în procesul de achiziție pentru ca o companie să obțină bunuri, servicii și achiziții din cadrul departamentului de achiziții.
Formularele de cerere de achiziție sunt documente elaborate de către cumpărător și înaintate departamentului financiar. Este un mijloc de a obține permisiunea de a începe procesul de achiziție cu un furnizor extern. Așteptați „aprobarea” pentru a cumpăra bunuri sau servicii necesare pentru a finaliza o lucrare.
Nu puteți face nebunii cu banii companiei. Aveți nevoie de un proces de aprobare în scopul validării. Acest lucru servește ca prim pas în crearea unei piste de audit eficiente cu înregistrări transparente. Demonstrează Fiscului că vă interesează să țineți evidența finanțelor afacerii.
Departamentul de achiziții se va uita doar la un formular de cerere de cumpărare peste o anumită sumă de dolari. Fiecare companie diferă, dar costul mediu este orice este de 5.000 de dolari și peste. Fiecare comandă de rechiziție necesită anumite informații. Acestea pot varia în funcție de industrie și de nevoi, dar o cerere de achiziție necesită, de obicei, date precum:
- Numele departamentului care solicită
- Localizarea și adresa poștală a cumpărătorului
- Cantitatea exactă a articolelor
- Descrierea articolelor
- Numele legal al furnizorului extern
- Prețul estimat al achiziției
- Data de livrare solicitată
Cu cât mai multe informații are departamentul de contabilitate, cu atât mai mult facilitează procesul de achiziție. Un bun exemplu de cerere de achiziție ar fi atunci când un angajat are nevoie de echipament sau de servicii permanente pentru postul său.
De ce aveți nevoie de o cerere de achiziție
Când o achiziție propusă depășește o anumită sumă, doriți să documentați acest lucru în scopuri fiscale. Fiecare organizație trebuie să cumpere lucruri, dar fără o urmă pe hârtie, probabilitatea de fraudă crește foarte mult. O afacere trebuie să mențină o anumită formă de control asupra buzunarului lor. Pentru a preveni acest lucru, un departament de achiziții are un rol important în lanțul de aprovizionare. Acestea reprezintă un al doilea set de ochi asupra banilor care pleacă. Aceasta este o strategie esențială pentru întreprinderile mici, unde fiecare bănuț contează.
Ce este o comandă de achiziție?
Este următorul pas într-un sistem de achiziții. Odată ce o cerere este aprobată, i se atribuie un număr de comandă de achiziție și este trimisă furnizorului. Acest document extern inițiază tranzacția de vânzare și reprezintă un contract obligatoriu pentru toate părțile implicate. Sistemul de comenzi de achiziție este conceput pentru păstrarea organizată a înregistrărilor. Numărul de comandă atribuit se potrivește, în general, cu numărul rechizitoriului, iar acestea sunt arhivate împreună. La fel ca o cerere de achiziție, o OP necesită anumite informații, cum ar fi:
- Numele biroului de achiziții
- Articole care urmează să fie achiziționate
- Condiții de plată
- Instrucțiuni de facturare
- Adresa de expediere
- Numărul comenzii de achiziție
Ordinele de achiziție servesc ca documente cheie în întregul sistem contabil și grăbesc păstrarea înregistrărilor. Ele ajută companiile să se pregătească în mod corespunzător pentru audituri. Nu vreți să vă zbateți în ultima clipă după o chitanță de acum 10 luni. Procesele eficiente economisesc bani pentru o afacere.
Ordinele de cumpărare pot fi, de asemenea, solicitate pentru tranzacții interne. Acest lucru se întâmplă atunci când un departament dintr-o afacere dorește să achiziționeze bunuri sau servicii de la un alt departament. În acest caz, este necesar un ordin de achiziție interdepartamental pentru a urmări schimbul de bunuri și servicii. Acest lucru poate fi deosebit de util pentru întreprinderile mari care au departamente cu bugete de funcționare separate.
De ce aveți nevoie de un ordin de achiziție
O afacere nu ar trebui să se mulțumească niciodată cu un angajament verbal. Există o mare cantitate de riscuri juridice implicate. Ordinele de achiziție pun lucrurile pe hârtie. Atunci când se fac noi postări, ele ajută la evitarea comenzilor duplicate. Acest lucru este deosebit de important pe măsură ce afacerea dumneavoastră se extinde. Va fi mai greu să urmăriți achizițiile fără un număr atribuit, cum ar fi un OP.
Certe audituri financiare vă cer, de asemenea, să predați ordinele de cumpărare. Acest lucru servește ca dovadă că un manager a aprobat o decizie de cumpărare. Este mai rapid și mai eficient decât să scotocești într-un sertar de chitanțe. De asemenea, vă împiedică să pierdeți urma fondurilor sau să complicați practicile contabile.
Ordinele de cumpărare pot ajuta o companie să evite creșterile de preț surpriză. Dacă un furnizor își modifică costurile între data comenzii și data livrării sau a facturii, o OP va clarifica prețul inițial. Furnizorul trebuie să se țină de contract, deoarece o OP este un document legal. Acest lucru clarifică orice posibilitate de comunicare greșită sau de deturnare a fondurilor.
Procesul PO va menține, de asemenea, comenzile și facturile dumneavoastră sub control. Acesta facilitează identificarea produselor care sosesc în orice moment și ajută la gestionarea inventarului. Dacă aveți comenzi repetate, vă ajută să sortați facturarea pe parcurs.
Viitorul achizițiilor
Toate aceste schimburi și documente par a fi o muncă de rutină. Mai ales având în vedere capacitățile tehnologiei moderne de achiziții electronice. Software-ul pentru comenzi de achiziție poate automatiza și supraveghea întregul proces. Acest lucru înseamnă că nu mai trebuie să așteptați o semnătură pe biroul cuiva. Atunci când procesul de achiziție este digitalizat, nu mai sunt aruncate bile. Permisiunile pot deveni aproape instantanee, iar resursele pot fi accelerate. Oamenii se pot concentra mai mult pe impulsionarea afacerii și mai puțin pe sarcini mărunte.
Un sistem electronic de achiziții se integrează ușor cu alte platforme financiare. O afacere care utilizează procese digitale sofisticate, mai degrabă decât să se bazeze pe excel sau e-mail, se poate bucura de o reducere semnificativă a costurilor, de un control mai mare asupra cheltuielilor și de un proces de achiziție simplificat. Automatizarea este viitorul achizițiilor.
.