John* făcea tot posibilul să fie calm, dar frustrarea lui era palpabilă. Jeanine îi explica faptul că existau puține șanse ca grupul ei să atingă cifrele pentru acest trimestru. „Sincer?”, a spus ea. „Cifrele nu erau realiste de la bun început. Era foarte puțin probabil ca noi să le realizăm.”
Atunci John și-a pierdut cumpătul. „Ai fost de acord cu cifrele în ședința noastră de buget! Tu ai venit cu ele!”
Jeanine a rămas tăcută pentru o vreme. Apoi a bâlbâit o apărare slabă pe care John a sfâșiat-o prompt. Mai târziu, când John și cu mine făceam bilanțul conversației, el mi-a pus o întrebare pe care am auzit-o de nenumărate ori de la nenumărați lideri.
„Cum îi fac pe oamenii mei să fie mai responsabili pentru rezultate?”
Responsabilitatea nu înseamnă pur și simplu să îți asumi vina atunci când ceva nu merge bine. Nu este o mărturisire. Responsabilitatea înseamnă să îți îndeplinești un angajament. Este responsabilitatea față de un rezultat, nu doar față de un set de sarcini. Este asumarea inițiativei cu o urmărire strategică și bine gândită.
Și este necesară la toate nivelurile ierarhice. Executivii aflați la nivel înalt în organigramă nu pot fi cu adevărat responsabili decât dacă persoanele care le raportează își respectă și ele angajamentele. Aceasta este o luptă, bineînțeles. Am văzut lideri care direcționează, pun întrebări și pledează. I-am văzut țipând, acționând pasiv-agresiv și ridicând mâinile în sus de frustrare – toate în slujba „responsabilizării oamenilor.”
Nimic din toate acestea nu funcționează. Să te superi pe oameni atunci când aceștia nu reușesc nu este un proces productiv pentru a-i responsabiliza pe oameni. Aproape întotdeauna reduce motivația și performanța.
Atunci, ce putem face pentru a încuraja responsabilitatea în oamenii din jurul nostru? Trebuie să urmărim claritatea în cinci domenii:
- Așteptări clare. Primul pas este de a fi foarte clar cu privire la ceea ce vă așteptați. Acest lucru înseamnă să fiți clar cu privire la rezultatul pe care îl căutați, la modul în care veți măsura succesul și la modul în care oamenii ar trebui să procedeze pentru a atinge obiectivul. Nu trebuie ca totul să vină de la dumneavoastră. De fapt, cu cât oamenii dvs. sunt mai pricepuți, cu atât mai multe idei și strategii ar trebui să vină de la ei. Aveți o conversație cu adevărat bidirecțională și, înainte de a se încheia, rugați cealaltă persoană să rezume elementele importante – rezultatul pe care îl urmărește, modul în care îl va atinge și cum va ști dacă a reușit – pentru a vă asigura că veți ajunge pe aceeași lungime de undă. Scrierea unui rezumat este o idee bună, dar nu înlocuiește rostirea acestuia cu voce tare.
- Capacitate clară. De ce abilități are nevoie persoana pentru a îndeplini așteptările? De ce resurse va avea nevoie? Dacă persoana nu are ceea ce este necesar, poate dobândi ceea ce îi lipsește? Dacă da, care este planul? Dacă nu, va trebui să delegați pe altcineva. În caz contrar, îi pregătiți pentru eșec.
- Măsurare clară. Nimic nu-i frustrează mai mult pe lideri decât să fie surprinși de eșec. Uneori, această surpriză se datorează faptului că persoana care ar trebui să livreze se teme să ceară ajutor. Uneori vine din cauza unui optimism prematur de ambele părți. Oricum ar fi, este complet evitabil. În timpul conversației despre așteptări, ar trebui să conveniți asupra etapelor săptămânale cu ținte clare, măsurabile și obiective. Dacă vreuna dintre aceste ținte alunecă, săriți imediat asupra ei. Gândiți-vă la o soluție, identificați o soluție, reproiectați programul sau răspundeți într-un alt mod care să readucă persoana pe drumul cel bun.
- Feedback clar. Un feedback onest, deschis și continuu este esențial. Oamenii ar trebui să știe care este situația lor. Dacă aveți așteptări, capacități și măsurători clare, feedback-ul poate fi bazat pe fapte și ușor de oferit. Își respectă persoana angajamentele? Lucrează bine cu celelalte părți interesate? În cazul în care trebuie să își sporească capacitatea, este pe drumul cel bun? Feedback-ul poate fi, de asemenea, în ambele sensuri – există ceva ce ați putea face pentru a fi mai util? Oferiți feedback săptămânal și amintiți-vă că este mai important să fiți de ajutor decât drăguț.
- Consecințe clare. Dacă ați fost clar în toate modurile de mai sus, puteți fi rezonabil de sigur că ați făcut ceea ce este necesar pentru a le sprijini performanța. În acest moment, aveți trei opțiuni: repetați, recompensați sau eliberați. Repetați pașii de mai sus dacă simțiți că există încă o lipsă de claritate în sistem. Dacă persoana a reușit, ar trebui să o recompensați în mod corespunzător (recunoaștere, promovare etc.). Dacă nu a dat dovadă de responsabilitate și sunteți rezonabil de sigur că ați urmat pașii de mai sus, atunci nu este potrivită pentru rolul respectiv și ar trebui să o eliberați din acesta (schimbați rolul, concediați-o etc.).
Acestea sunt elementele de bază pentru o cultură a responsabilității. Magia constă în modul în care acestea funcționează împreună ca un sistem. Dacă vă lipsește oricare dintre ele, responsabilitatea va cădea prin acea lacună.
Am constatat că este util să faceți această listă publică și să o discutați cu persoanele cărora le cereți să fie responsabile înainte de a exista un proiect specific pe linie.
Când i-am explicat toate acestea lui John, i-a fost ușor să identifice lacunele din comunicarea sa cu Jeanine. Așteptările lui erau clare, dar capacitatea ei era deficitară, lucru pe care nu îl abordaseră niciodată. Odată ce au vorbit despre acest decalaj, el a putut să sprijine dezvoltarea ei cu coaching, revizuind în același timp și etapele ei de referință mai frecvent. Acest lucru i-a oferit datele de care avea nevoie pentru a-i oferi un feedback clar și în timp util.
Amintiți-vă întrebarea cu care am început, cea care chinuie atât de mulți lideri: „Cum pot să-i fac pe oamenii mei să fie mai responsabili pentru rezultate?”
Acum există un răspuns: Depinde. Care dintre cele cinci domenii le-ați neglijat?
*Numele au fost schimbate.
.