Free Press

Viktigt och brådskande	Kriser och nödsituationer
Betydande men inte brådskande	Förebyggande, Planering och förbättring
Inte viktigt men brådskande	Avbrott och hektiskt arbete
Inte viktigt och inte brådskande	Tidsslöseri

Vi tillbringar ofta våra liv med att fokusera på de brådskande sakerna i stället för de viktiga sakerna. Både i affärslivet och i livet är det oerhört viktigt att fråga sig själv: ”Gör jag detta för att det verkligen är viktigt eller gör jag det för att det helt enkelt är brådskande?”

Viktiga och brådskande saker, som kriser och nödsituationer, bör inte ignoreras. Men ju mer tid du kan lägga på de icke brådskande men viktiga sakerna (förebyggande, planering, förbättring) desto färre kriser och nödsituationer kommer du att uppleva.

Nedan följer en mer detaljerad förklaring av varje kvadrant tillsammans med några exempel:

Kvadrant 1: Viktigt och brådskande

Förhållande till brandbekämpning: Kriser, riktigt hårda deadlines för viktiga projekt, nödsituationer i familjen, etc…

Kvadrant 1 är den brådskande och viktiga kvadranten: Saker som du absolut INTE bör ignorera. Att spendera för mycket tid i brandbekämpningsläge leder dock till stress och utbrändhet. Du kommer att hamna i en oändlig krishanteringscykel.

Det enda sättet att minska den tid som spenderas i denna kvadrant är att vara proaktiv genom att lägga mer tid på de viktiga sakerna INNAN de blir akuta (se kvadrant 2 nedan).

Kvadrant 1 exempel
Hantering av en hjärtattack är ett brådskande och viktigt problem som inte kan ignoreras (men kanske kan sådana hälsokriser minskas eller undvikas helt och hållet genom en hälsosammare livsstil).

Kvadrant 2: Viktigt men inte brådskande

Detta är den del av din tid som du bör spendera mest.

Uppgifter i kvadrant 2 handlar om planering, förebyggande åtgärder, förbättring av förmågan, relationsbyggande, att känna igen nya möjligheter etc.

Att ägna tid åt dessa viktiga saker bör leda till en tydlig vision och ett balanserat liv, disciplin, kontroll och allt färre och färre krissituationer.

Quadrant 2 Exempel

• Frekvent köpa blommor till din partner ”bara för att”
• Äta hälsosamt och motionera för att undvika framtida hälsoproblem
• Förebyggande underhåll av ditt hem eller din bil
• Läsa,
• Bildning av band och stärkta relationer med dina vänner och din familj
• Självförnyelse och att spendera tid på saker som inspirerar och upphöjer dig

Kvadrant 3: Inte viktigt men brådskande

Många av oss tillbringar en stor del av vår tid i denna kvadrant och förväxlar de brådskande sakerna med de viktiga sakerna.

Avbrott, ringande telefoner, de flesta e-postmeddelanden etc… Att ägna för mycket tid åt de oviktiga brådskande sakerna leder till ett mycket kortsiktigt fokus med kontinuerlig krishantering. Dina planer och mål kommer att verka alltmer värdelösa eftersom det är osannolikt att du kommer att ha tid att ägna dig åt dem. Dina relationer och ditt rykte kommer att bli lidande och du kommer att känna dig som ett offer utan kontroll över ditt liv.

Kvadrant 3 Exempel
Du har planerat in ett viktigt möte med en medarbetare två veckor i förväg. Den här personen har mycket begränsad tid och därför tar du ut ett fönster på 30 minuter för att ta itu med en mycket viktig fråga. När du sätter dig och börjar mötet ringer telefonen.
Telefonen skriker: ”Svara mig! Svara mig! Svara mig!” De flesta människor tar upp telefonen och offrar det mycket viktiga mötet för den troligen inte viktiga men brådskande telefonen som ringer.

Kvadrant 4: Inte brådskande och inte viktigt

Detta är de som slösar bort tiden i ditt liv.

Att spendera för mycket tid på icke brådskande och oviktiga saker kan leda till att du blir beroende av andra för dina basala behov, att du förlorar ditt jobb, att du blir oansvarig osv.

Quadrant 4 Exempel

• Trivialt upptaget arbete
• Mindless web surfing
• Ser för mycket TV
• Mängder av trevliga aktiviteter

Hur kan jag använda detta för att göra mitt liv bättre?

A. Identifiera aktiviteter i kvadrant 2.

• Skriv ner alla aktiviteter i kvadrant 1 och 3 som du gör rutinmässigt (alla brådskande saker)
• Skriv ner hur du kan förhindra att dessa saker återkommer eller överhuvudtaget blir brådskande: Detta är dina nya aktiviteter i kvadrant 2.

B. Frigör tid för aktiviteter i kvadrant 2

• Se på alla saker i kvadrant 4 och Sluta göra dem!
• Se på alla saker i kvadrant 3 och sluta göra dem också. Detta är svårare eftersom det handlar om att säga NEJ till människor.
• Du bör nu ha tid att ägna åt kvadrant 2

C. Planera in tid för kvadrant 2

• Planera in tid för aktiviteter i kvadrant 2.
  (Skriv in dem i din kalender precis som ett möte).
• DAN gör DET DU PLANERAT!

D. Minska kvadrant 1

• Det fina med att tillbringa mer tid i kvadrant 2 är att det långsamt bör minska alla dina aktiviteter i kvadrant 1.
• När du minskar dina aktiviteter i kvadrant 1 får du mer tid för kvadrant 2, vilket skapar en svänghjulseffekt.

Simpelt, eller hur?

Inte riktigt. Frågan ”Vad är viktigt för mig?” har oftast inte ett enkelt svar.

Vilken kvadrant är jag?

Exempel 1: Att gå på ett sportevenemang (ishockey-, baseball-, fotbollsmatch etc…)

Vilken kvadrant faller detta in i? Svaret är att det beror på DINA prioriteringar och vad som är viktigt för DIG. På ytan ser det helt klart ut som ett Q4-objekt – ett tidsfördriv. Det är inte brådskande och definitivt inte viktigt.

Men det kan vara en Q2-händelse (viktig) om du anser att händelsen är ett tillfälle att tillbringa kvalitetstid för att bygga upp relationer med dina föräldrar, barn eller vänner.

Exempel 2: Titta på TV

Det är helt klart en annan Q4-händelse: En tidsslukare. Eller är det? Om TV-tittande är en avstressare för dig och fungerar som ett sätt att varva ner och slappna av efter en hektisk dag, kan det mycket väl vara en Q2-aktivitet. Bara du ramar in den på rätt sätt och konsumerar den på rätt sätt.

För att lyckas med den här metoden måste du ha en mycket tydlig förståelse för vad som är viktigt för dig, vilka dina långsiktiga mål är osv… För mer information om hur du kan planera din vecka utifrån det här ramverket, se mitt blogginlägg om hur jag planerar min vecka.

Relaterad läsning

• The Eisenhower Box av James Clear
• The Eisenhower Matrix av ToDoist.com
• The One Thing for Extraordinary Results
• Reactive vs Proactive Language
• Stewardship Delegation
• Weekly Planning