Free Press

För teknikboomen fanns det bara ett sätt att få svar på kontorstelefonen – någon var tvungen att fysiskt ta upp den. Numera har du många alternativ.

Med telefonträd, automatiserade telefonsystem och automatiska telefonassistenter behöver du inte ens en riktig person vid din telefon längre. Eller gör du det?

I teknikens tidsålder är mänsklig interaktion mer värdefull än någonsin. Men det betyder inte att tekniken inte hjälper till. Om du inte vill ha, eller inte har råd med, en intern receptionist har du två huvudalternativ – ett automatiserat telefonsystem eller en teknisk virtuell receptionist. Vad fungerar bäst? Teknik eller människa? Vi har kommit fram till att det ofta är kombinationen av teknik och människa som ger störst effekt.

Automatiserat telefonsvararsystem.

En automatiserad telefonsvarartjänst eller ett interaktivt röstsvarssystem är ett telefonsystem som interagerar med de som ringer utan att det finns en riktig människa på linjen. Hela telefonsamtalet, eller delen av telefonsamtalet i form av ett telefonträd, sker genom interaktioner med en förinställd maskin.

Dessa system varierar beroende på vad du letar efter, men de har några allmänna teman gemensamt. De svarar vanligtvis på inkommande samtal och spelar upp ett meddelande, och ber sedan den som ringer att antingen tala som svar på en fråga eller trycka på en knapp. Beroende på systemet, alternativen och den uppringande personens intryck kan det automatiserade telefonsystemet spela upp förinspelad information, dirigera den uppringande längre ner i telefonträdet eller koppla den uppringande personen till en människa.

Automatiska telefonsystemets styrkor:

• Avtalbart
• Lätt att använda
• Anpassningsbart

Automatiska telefonsystemets svagheter:

• Missnöje med mänsklig interaktion påverkar kundservicen negativt
• Ineffektivitet i automatiserade system kan frustrera eller förvirra de som ringer
• Och utan regelbunden tillsyn finns det en risk för oupptäckta fel

Automatisering är framtiden, eller hur? Automatisering låter alltid som en bra idé, men ett automatiserat telefonsystem riskerar att alienera dig från dina kunder eller en potentiell ny kund genom att sätta en mekanisk vägg mellan dem och dig. Det kan spara pengar, men det riskerar också att kosta dig ovärderliga kunder och tid.

Teknologiskt möjliggjord virtuell receptionisttjänst.

En virtuell receptionisttjänst är en riktig, levande receptionist som svarar i telefonen för ditt företag och är en viktig del av ditt företags team och tekniska verktygslåda – men i stället för att jobba från ditt kontor, jobbar de från sitt eget. På Ruby finns de i Portland, Oregon.

Olika virtuella receptionisttjänster erbjuder olika uppsättningar av funktioner.

Ruby Receptionists erbjuder en komplett uppsättning telefontjänster, inklusive 100 % levande telefonsvarare, spansktalande receptionister, meddelandeupptagning och röstbrevlådor, samtalsöverföring, intag, sofistikerad samtalshantering, den funktionsrika Ruby-mobilappen och utgående samtal – för att nämna några exempel. Medan de som ringer tas om hand av en riktig person ger Rubys egenutvecklade teknik receptionisten (och dig!) de verktyg som behövs för att ge den som ringer den bästa möjliga upplevelsen. Den största fördelen med Rubys teknik? De som ringer vet inte ens att receptionisten inte arbetar på ditt kontor!

Den största skillnaden mellan en automatiserad tjänst och en virtuell receptionisttjänst är det sätt som tekniken används. Med en automatiserad tjänst får du i princip en robot. En virtuell receptionisttjänst, å andra sidan, är tekniskt möjliggjord, men fortfarande en riktig person. Du får alla fördelar med sofistikerad teknik och dina kunder får prata med en riktig, levande människa. En vänlig röst i andra änden av linjen ger ett bra intryck som hjälper dig att vinna affärer.

Virtuella receptionisters styrkor:

• Sofistikerade virtuella receptionisttjänster möjliggör en hög grad av anpassning
• Receptionister ger de som ringer ett fantastiskt första intryck

Virtuella receptionisters svagheter:

• Dyrare än ett automatiserat system
• Begränsad till den information du ger receptionisterna
• Tjänsterna är inte 24/7 på samma sätt som ett automatiserat system skulle kunna vara

Upptäck allt som finns att veta om en virtuell receptionisttjänst!

Vad passar dig?

Företagsstorlek, preferenser, samtalsvolym, bransch. Alla dessa faktorer spelar en viktig roll när det gäller att välja rätt tjänst för ditt unika företags behov. Om kundtjänst är viktigt för dig rekommenderar vi alltid att du ger de som ringer tillgång till en riktig person i stället för en robot (vi har faktiskt en kalkylator som belyser avkastningen av att riktiga receptionister bemannar din telefon). Det visar dina kunder att de är viktiga för dig. Det är en liten sak som ditt företag kan göra för att göra ett bra intryck som förvandlar de som ringer till lojala kunder.