Den standardiserade beställningsprocessen inom en organisation kräver dokumentation. Att införa ett upphandlingssystem kontrollerar kostnaderna och skapar en pappersspår för enklare revision. Att erhålla en inköpsorder vs inköpsrekvisition är båda nyckelprocesser för att förvärva artiklar som ett företag behöver för att överleva. Varje inköpspolicy och förfarande är olika, så det är viktigt att först förstå dessa två system och hur de kan effektivisera din verksamhet.
Inköpsrekvisition & Inköpsorderskillnader
En inköpsrekvisition är ett internt dokument där en avdelning ber en annan avdelning om tillstånd att köpa varor eller tjänster. En inköpsorder skapas efter rekvisitionen och är ett dokument som används för att faktiskt köpa dessa varor eller tjänster från en extern leverantör.
Köprekvisitioner är mer avdelningsövergripande formulär som gör det möjligt för större organisationer att hantera sin redovisning och ekonomi bättre. Ju större företaget är, desto större är behovet av en upphandlingsprocess. Du kan helt enkelt inte spåra flödet utan att sätta det på papper.
Vad är en inköpsrekvisition?
En inköpsrekvisition, även kallad inköpsförfrågningsformulär, är ett dokument som används för att begära en inköpsorder. Det är det första steget i upphandlingsprocessen för ett företag att erhålla förnödenheter, tjänster och inköp från inköpsavdelningen.
Inköpsförfrågningsblanketterna är dokument som tas fram av inköparen och lämnas in till ekonomiavdelningen. Det är ett sätt att få tillstånd att starta upphandlingsprocessen med en extern leverantör. Du väntar på ”tummen upp” för att köpa varor eller tjänster som behövs för att slutföra ett arbete.
Du kan inte bli galen med företagets pengar. Du behöver en godkännandeprocess för validering. Detta fungerar som det första steget för att skapa en effektiv verifieringskedja med transparenta register. Det visar skatteverket att du bryr dig om att hålla koll på företagets ekonomi.
Inköpsavdelningen kommer endast att titta på ett inköpsrekvisitionsformulär över ett visst belopp. Varje företag skiljer sig åt, men den genomsnittliga kostnaden är allt som kostar 5 000 dollar och mer. Varje rekvisitionsorder kräver viss information. Detta kan variera beroende på bransch och behov men en rekvisition kräver vanligtvis uppgifter som t.ex:
- Namn på den begärande avdelningen
- Köparens plats och postadress
- Exakt antal artiklar
- Beskrivning av artiklarna
- Lagligt namn på den externa leverantören
- Förväntat pris för inköpet
- Förväntat leveransdatum
Desto mer information som redovisningsavdelningen har, desto mer underlättar den inköpsprocessen. Ett bra exempel på inköpsrekvisition är när en anställd behöver utrustning eller löpande tjänster för sitt arbete.
Varför du behöver en inköpsrekvisition
När ett föreslaget inköp överstiger en viss summa vill du dokumentera det för skatteändamål. Varje organisation behöver köpa saker, men utan ett pappersspår ökar sannolikheten för bedrägerier enormt. Ett företag måste behålla någon form av kontroll över sin plånbok. För att förhindra detta har en inköpsavdelning en viktig roll i försörjningskedjan. De är en andra uppsättning ögon på de pengar som går ut. Detta är en viktig strategi för små företag där varje krona räknas.
Vad är en inköpsorder?
Detta är nästa steg i ett inköpssystem. När en rekvisition har godkänts tilldelas den ett inköpsordernummer och skickas till leverantören. Detta externa dokument initierar försäljningstransaktionen och är ett bindande kontrakt för alla inblandade parter. Inköpsordersystemet är utformat för organiserad registerhållning. Det beställningsnummer som tilldelas matchar vanligtvis rekvisitionsnumret, och de arkiveras tillsammans. Precis som en inköpsrekvisition kräver en PO viss information, till exempel:
- Namn på inköpskontoret
- Artiklar som ska köpas
- Betalningsvillkor
- Instruktioner för fakturering
- Skickas till adress
- Köpordernummer
Köporder fungerar som nyckeldokument i hela redovisningssystemet och påskyndar diarieföringen. De hjälper företag att förbereda sig ordentligt inför revisioner. Du vill inte behöva leta i sista minuten efter ett kvitto från tio månader sedan. Effektiva processer sparar pengar åt ett företag.
Köporder kan också begäras för interna transaktioner. Detta sker när en avdelning i ett företag vill köpa varor eller tjänster från en annan. I det här fallet krävs en inköpsorder mellan avdelningar för att spåra utbytet av varor och tjänster. Detta kan vara särskilt användbart för större företag som har avdelningar med separata driftsbudgetar.
Varför du behöver en inköpsorder
En verksamhet bör aldrig nöja sig med ett muntligt åtagande. Det finns en stor juridisk risk inblandad. Inköpsorder sätter saker och ting på papper. När nya poster görs hjälper de till att undvika dubbla beställningar. Detta är särskilt viktigt när ditt företag skalas upp. Det blir svårare att spåra inköp utan ett tilldelat nummer som en beställningsorder.
Vissa finansiella revisioner kräver också att du lämnar in inköpsorder. Detta fungerar som bevis för att en chef har godkänt ett inköpsbeslut. Det är snabbare och effektivare än att gräva i en låda med kvitton. Det gör också att du inte tappar bort pengar eller komplicerar bokföringspraxis.
Köpsorder kan hjälpa ett företag att undvika överraskande prishöjningar. Om en leverantör ändrar sin kostnad mellan beställningsdatum och leverans- eller fakturadatum kommer en beställning att klargöra det ursprungliga priset. Leverantören måste hålla sig till avtalet eftersom ett PO är ett juridiskt dokument. Detta undanröjer alla möjligheter till missförstånd eller förskingrade medel.
På grund av PO-processen kan du också hålla ordning på dina beställningar och fakturor. Det gör det lätt att identifiera vilka produkter som kommer in vid varje tidpunkt och underlättar lagerhanteringen. Om du har upprepade beställningar hjälper det till att sortera faktureringen längre fram.
Framtiden för inköp
Alla dessa utbyten och dokument verkar vara ett jobbigt arbete. Särskilt med tanke på den moderna e-upphandlingsteknikens möjligheter. Programvara för inköpsorder kan automatisera och övervaka hela processen. Detta innebär att man inte längre behöver vänta på en underskrift på någons skrivbord. När inköpsprocessen är digitaliserad tappas inga bollar. Tillstånd kan bli nästan omedelbara och resurser påskyndas. Människor kan fokusera mer på att driva affärer och mindre på meniga uppgifter.
Ett elektroniskt inköpssystem integreras enkelt med andra finansiella plattformar. Ett företag som använder sofistikerade digitala processer i stället för att förlita sig på Excel eller e-post kan få en betydande kostnadsminskning, större kontroll över utgifterna och en strömlinjeformad inköpsprocess. Automatisering är framtiden för inköp.