Design af dine egne Key Performance Indicators (KPI’er) kan være fyldt med tvetydighed og inkonsekvens. For at hjælpe dig med at bane vejen har jeg udviklet en eksempelvis KPI-skabelon, som du kan bruge, når du udformer dine egne indikatorer. Den er baseret på 20 års praktisk erfaring med at hjælpe virksomheder med at udvikle relevante og meningsfulde forretningsmålinger og er den skabelon, jeg bruger med mine kunder.
Hvad er en KPI?
Definitionen af en KPI er en måling eller indikator, der hjælper en organisation med at forstå, hvor godt den klarer sig i forhold til sine strategiske mål og målsætninger. Kort sagt viser en KPI, om en organisation er på rette vej eller ej. KPI’er hjælper også med at reducere den komplekse karakter af organisationens præstationer til et lille, håndterbart antal nøgleindikatorer – indikatorer, der giver indsigt, som igen kan hjælpe med at træffe beslutninger og i sidste ende forbedre præstationerne.
Din skabelon for nøglepræstationsindikatorer
De første fire elementer i eksemplet på en KPI-skabelon omhandler det grundlæggende i enhver KPI og hjælper med at sætte den i en sammenhæng. De resterende elementer dækker de mere tekniske aspekter af dataindsamlingen samt nogle tests for at sikre, at du har udviklet en fornuftig indikator.
Du kan bruge denne KPI-skabelon til at udvikle helt nye KPI’er eller forbedre effektiviteten af dine eksisterende KPI’er. Uanset hvad, så sørg for, at hver KPI, du udvikler, dækker følgende afsnit.
Strategisk mål
Det er altid bedst at angive tydeligt, hvilket strategisk mål KPI’en relaterer sig til, så alle, der ser på KPI’en, straks forstår dens relevans.
Eksempel: Her definerer du den primære målgruppe for denne KPI – dybest set, hvem er disse data til, og hvem vil have adgang til dem.
Eksempel: KPI’en skal bruges til at forbedre kundetilfredsheden: Eksempel: Bestyrelsen og marketingteamet.
Key Performance Question (KPQ)
Din KPI-skabelon skal angive de Key Performance Questions (KPQ), som indikatoren hjælper dig med at besvare. Dette er med til at give en kontekst omkring, hvorfor denne særlige KPI indføres, og om hvilket specifikt spørgsmål den vil kaste mere lys over.
Eksempel: I hvilken grad er vores eksisterende kunder tilfredse med vores service?
Hvordan vil og vil ikke denne indikator blive brugt?
Specificer, hvordan KPI’en vil blive brugt, så alle er klar over, hvordan I har planer om at bruge oplysningerne. Definer også, hvordan KPI’en ikke vil blive brugt. Nogle gange er folk bange for at rapportere om målinger, fordi de frygter, at negative resultater kan blive brugt imod dem. Her kan du sige, at KPI’en ikke vil blive brugt til at bestemme enkeltpersoners præstationer og ikke vil blive knyttet til bonusbetalinger.
Eksempel: Indikatoren vil blive brugt til at vurdere og rapportere om vores kundesucces internt.
Den vil ikke blive brugt til at vurdere enkeltpersoners præstationer eller til at bestemme bonusbetalinger.
Indikatornavn
Alle KPI’er har brug for et navn, så I kan diskutere dem i fællesskab. Vælg et navn, der klart forklarer, hvad indikatoren handler om.
Eksempel: Eksempel: Net Promoter Score (NPS).
Dataindsamlingsmetode
Din KPI-skabelon skal identificere og beskrive den dataindsamlingsmetode, du vil bruge for hver KPI. Dataindsamlingsmetoder kan omfatte undersøgelser, spørgeskemaer, interviews, indsamling af sensordata, fokusgrupper, automatiseret maskindataindsamling samt indsamling af arkivdata.
Eksempel:
Bedømmelse/formel/skala kriterier
Beskriv, hvordan præstationsniveauerne vil blive fastlagt. Dette kan være kvalitativt, i hvilket tilfælde vurderingskriterierne skal identificeres, eller det kan være numerisk eller ved hjælp af en skala, i hvilket tilfælde formlen eller skalaerne med kategorier skal identificeres.
Eksempel: Ved hjælp af en skala fra 0-10 (slet ikke sandsynligt til yderst sandsynligt) vil deltagerne svare: Hvor sandsynligt er det, at du vil anbefale os til en ven?
NPS = procentdel af promotorer (score 9-10) – 5 af kritikere (score 0-6).
Mål og præstationstærskler
Det skal defineres et mål eller benchmark for hver indikator. Her kan du også skitsere præstationstærsklerne, dvs. hvornår præstationsniveauet vurderes at være godt eller dårligt.
Eksempel: Eksempel: NPS på 55 % ved udgangen af 2020.
Datakilde
Din KPI-skabelon bør angive, hvor dataene kommer fra, så de personer, der bruger KPI’en, kan være sikre på dens pålidelighed og gyldighed.
Eksempel: Eksempel: NPS på 55 % ved udgangen af 2020.
Data, hvorfra dataene kommer:
Dataindsamlingshyppighed
Angiv, hvor ofte dataene til KPI’en vil blive indsamlet, og koordinér indsamlingsdatoerne i overensstemmelse hermed. Nogle KPI’er kræver, at data indsamles løbende. Andre angiver indsamling hver time, hver dag, hver måned, hvert kvartal eller hvert år. Sørg for, at din tidsplan giver tid nok til at indsamle dataene, jagte folk om nødvendigt, analysere dem, aggregere dem, løse eventuelle problemer og levere rapporten, samtidig med at du sikrer, at de data, den indeholder, er så aktuelle som muligt.
Eksempel: Månedlig dataindsamling fra en stikprøve på 10 % af vores kundedatabase.
Datarapporteringshyppighed
Angiv, hvornår og hvor ofte dataene for KPI’en vil blive rapporteret. Det giver mening at koordinere dataindsamlingen og rapporteringsfrekvensen for at sikre, at de data, du rapporterer, er så aktuelle og ajourførte som muligt. Du ønsker ikke at ende i en situation, hvor dataene indsamles i januar og rapporteres ved årets udgang!
Eksempel:
Dataindtastning (ansvarlig person)
Din KPI-skabelon bør også angive den person eller stillingsbetegnelse for den person, der er ansvarlig for dataindsamling og dataopdateringer. Ejeren af KPI’en kan være en navngiven medarbejder eller forretningsfunktion eller undertiden et eksternt agentur.
Eksempel: Ian Miller, marketingassistent.
Udløbs-/revisionsdato
Skabelonen for nøgletalindikatoren skal altid indeholde en udløbsdato eller revisionsdato. KPI’er er nogle gange kun nødvendige i en bestemt periode, og uden en udløbs- eller revisionsdato kan disse KPI’er fortsætte i det uendelige, hvilket medfører unødvendigt arbejde. Selv hvis indikatorerne ikke er tids- eller projektspecifikke, bør de tildeles en revisionsdato for at sikre, at de fortsat er relevante og nyttige.
Eksempel: Om 12måneder.
Hvor meget vil det koste?
Måling og dataindsamling kan være dyrt. Det er vigtigt at anslå omkostningerne til indsamling og overvågning af en indikator og vurdere, om omkostningerne er berettigede.
Eksempel:
Hvor komplet er denne indikator?
Din KPI-skabelon bør kort vurdere, hvor godt denne indikator bidrager til at besvare det tilknyttede centrale præstationsspørgsmål, og identificere eventuelle begrænsninger.
Eksempel: Indikatorens omkostninger er betydelige, men billigere end en traditionel kundetilfredshedsundersøgelse: Den giver os et dejligt simpelt tal, men dataene bør ideelt set suppleres med ustruktureret kundefeedback om, hvad der er særligt godt, og hvad der kan forbedres.
Mulige utilsigtede konsekvenser
Beskriv kort, hvordan denne indikator kan påvirke den forkerte adfærd, eller hvordan folk kan snyde med denne KPI.
Eksempel: Her kan du downloade den udfyldte KPI-skabelon (PDF-format), som indeholder to eksempler.
Download nu
Hvor skal vi gå hen herfra
Hvis du gerne vil vide mere om KPI’er og præstationsstyring, så tjek mine artikler om:
- Sådan udvikler du effektive KPI’er
- De 10 største fejl, som virksomheder begår med KPI’er
- 6 enkle trin til gode Key Performance Questions (KPQ’er)
Og gennemse KPI-sektionen på dette websted eller vores KPI-bibliotek for at finde de målinger, der betyder mest for dig.