Det kan vara svårt att utforma egna nyckeltal (Key Performance Indicators, KPI:er), eftersom de är tvetydiga och inkonsekventa. För att underlätta har jag tagit fram en mall för KPI:er som du kan använda när du utformar dina egna indikatorer. Den bygger på 20 års praktisk erfarenhet av att hjälpa företag att utveckla relevanta och meningsfulla affärsmått och är den mall som jag använder med mina kunder.
Vad är en KPI?
Definitionen av en KPI är ett mått eller en indikator som hjälper en organisation att förstå hur väl den presterar i förhållande till sina strategiska mål och målsättningar. Kort sagt visar en KPI om en organisation är på rätt spår eller inte. KPI:er hjälper också till att reducera den komplexa karaktären hos organisationens prestanda till ett litet, hanterbart antal nyckelindikatorer – indikatorer som ger insikter som i sin tur kan hjälpa till med beslutsfattandet och i slutändan förbättra prestandan.
Din mall för nyckelprestationsindikatorer
De fyra första delarna i exemplet på en mall för nyckelprestationsindikatorer tar upp grunderna för alla KPI:er och hjälper till att sätta in dem i ett sammanhang. De återstående delarna täcker de mer tekniska aspekterna av datainsamlingen samt några tester för att säkerställa att du har utvecklat en vettig indikator.
Du kan använda den här mallen för exempel på KPI för att utveckla helt nya KPI:er eller för att förbättra effektiviteten hos dina befintliga KPI:er. Oavsett vilket, se till att varje KPI som du utvecklar täcker följande avsnitt.
Strategiskt mål
Det är alltid bäst att tydligt ange vilket strategiskt mål KPI:n relaterar till, så att alla som tittar på KPI:n genast förstår dess relevans.
Exempel: Här definierar du den primära målgruppen för KPI:n – i princip vem uppgifterna är avsedda för och vem som kommer att ha tillgång till dem.
Exempel: Exempel: Styrelsen och marknadsföringsgruppen.
Key Performance Question (KPQ)
Din KPI-mall bör ange de Key Performance Questions (KPQ) som indikatorn hjälper dig att besvara. Detta hjälper till att ge ett sammanhang kring varför just denna KPI införs och om vilken specifik fråga den kommer att kasta mer ljus över.
Exempel: Hur kommer den här indikatorn att användas och hur kommer den inte att användas?
Specificera hur KPI:n kommer att användas så att alla är klara över hur ni planerar att använda informationen. Definiera också hur KPI:n inte kommer att användas. Ibland är människor rädda för att rapportera om åtgärder eftersom de är rädda att negativa resultat kan användas mot dem. Här kan du säga att KPI:n inte kommer att användas för att avgöra enskilda personers prestationer och att den inte kommer att kopplas till bonusutbetalningar.
Exempel: Indikatorn kommer att användas för att bedöma och rapportera om vår kundframgång internt.
Den kommer inte att användas för att bedöma enskilda personers prestationer eller för att fastställa bonusutbetalningar.
Namn på indikatorn
Alla KPI:er behöver ett namn så att ni kan diskutera dem gemensamt. Välj ett namn som tydligt förklarar vad indikatorn handlar om.
Exempel: Exempel: Net Promoter Score (NPS).
Metod för datainsamling
Din KPI-mall bör identifiera och beskriva den metod för datainsamling som du kommer att använda för varje KPI. Datainsamlingsmetoderna kan omfatta undersökningar, frågeformulär, intervjuer, insamling av sensordata, fokusgrupper, automatiserad maskinell datainsamling samt insamling av arkivdata.
Exempel:
Bedömning/formel/skalakriterier
Beskriv hur prestationsnivåerna kommer att fastställas. Detta kan vara kvalitativt, i vilket fall bedömningskriterierna måste identifieras, eller det kan vara numeriskt eller med hjälp av en skala, i vilket fall formeln eller skalorna med kategorier måste identifieras.
Exempel: Med hjälp av en skala från 0-10 (inte alls troligt till extremt troligt) kommer deltagarna att svara: Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera oss till en vän?
NPS = procentandel av främjare (poäng 9-10) – 5 procentandel av kritiker (poäng 0-6).
Mål och tröskelvärden
Detaljera ett mål eller riktmärke för varje indikator. Här kan du också ange tröskelvärden för prestanda, det vill säga när prestandanivåer bedöms vara bra eller dåliga.
Exempel: Din KPI-mall bör ange varifrån uppgifterna kommer så att de som använder KPI:n kan vara säkra på att de är tillförlitliga och giltiga.
Exempel:
Frekvens för datainsamling
Ange hur ofta data för KPI:n kommer att samlas in och samordna insamlingsdatumen i enlighet med detta. Vissa KPI:er kräver att data samlas in kontinuerligt. Andra anger insamling varje timme, dag, månad, kvartal eller år. Se till att schemat ger tillräckligt med tid för att samla in data, jaga personer vid behov, analysera dem, aggregera dem, lösa eventuella problem och leverera rapporten, samtidigt som du ser till att de data som den innehåller är så aktuella som möjligt.
Exempel:
Datarapporteringsfrekvens
Ange när och hur ofta data för KPI:n ska rapporteras. Det är klokt att samordna datainsamlingen och rapporteringsfrekvensen för att säkerställa att de data du rapporterar är så aktuella och uppdaterade som möjligt. Du vill inte hamna i en situation där data samlas in i januari och rapporteras i slutet av året!
Exempel: Din KPI-mall bör också ange vem som är ansvarig för datainsamling och datauppdateringar. KPI-ägaren kan vara en namngiven anställd eller affärsfunktion, eller ibland ett externt organ.
Exempel: Ian Miller, marknadsföringsassistent.
Utgångsdatum/revisionsdatum
Mallen för nyckelprestationsindikatorn ska alltid innehålla ett utgångsdatum eller ett revisionsdatum. KPI:er behövs ibland bara under en viss tidsperiod och utan ett utgångs- eller revideringsdatum kan dessa KPI:er fortsätta på obestämd tid och orsaka onödigt arbete. Även om indikatorerna inte är tids- eller projektspecifika bör de tilldelas ett revisionsdatum för att säkerställa att de förblir relevanta och användbara.
Exempel: Om 12 månader.
Hur mycket kommer det att kosta?
Mätning och datainsamling kan vara dyrt. Det är viktigt att uppskatta kostnaderna för att samla in och övervaka en indikator och utvärdera om kostnaderna är motiverade.
Exempel:
Hur fullständig är den här indikatorn?
Din KPI-mall bör kortfattat bedöma hur väl den här indikatorn bidrar till att besvara den tillhörande nyckelfrågan och identifiera eventuella begränsningar.
Exempel: Det ger oss en fin enkel siffra, men uppgifterna bör helst kompletteras med ostrukturerad kundfeedback om vad som är särskilt bra och vad som kan förbättras.
Möjliga oavsiktliga konsekvenser
Beskriv kortfattat hur den här indikatorn skulle kunna påverka fel beteenden eller hur människor skulle kunna fuska med den här KPI:n.
Exempel: Den här mallen ska innehålla en beskrivning av hur den här indikatorn kan påverka fel beteenden eller hur människor skulle kunna fuska med den här KPI:n.
Exemplet är en beskrivning av hur den här indikatorn skulle kunna påverka fel beteenden: Här kan du ladda ner den ifyllda KPI-mallen (PDF-format) som innehåller två exempel.
Lad ner nu
Hur ska vi gå vidare härifrån
Om du vill veta mer om KPI:er och resultatstyrning kan du läsa mina artiklar om: KPI:er och resultatstyrning:
- Hur man utvecklar effektiva KPI:er
- De 10 största misstagen som företag gör med KPI:er
- 6 enkla steg till bra nyckelprestationsfrågor (KPQ:er)
Och bläddra igenom KPI-avsnittet på den här webbplatsen eller vårt KPI-bibliotek för att hitta de mätvärden som betyder mest för dig.