Orientering af nye medarbejdere er en chance for at gøre et positivt første indtryk, som vil have en langvarig indvirkning på dine medarbejdere. Ifølge The Wynhurst Group “sker 22 % af personaleomsætningen inden for de første femogfyrre dage af ansættelsen, og omkostningerne ved at miste en medarbejder i det første år anslås at være mindst tre gange så store som lønnen.”
Det betyder, at en dårlig orientering af nye medarbejdere kan være en vigtig faktor i forhold til, om medarbejderne bliver hængende på lang sigt eller blot betragter deres job som et springbræt til noget større og bedre.
Et fremragende orienteringsprogram er en chance for dig til virkelig at få dine nye medarbejdere til at føle sig velkomne, gladere og mere produktive. Glade medarbejdere fører til kundeglæde og mere top-line omsætningseffekt! Spørgsmålet er, hvordan du får dem dertil?
Orienteringsprogrammer for nyansatte handler ikke længere om at udfylde formularer og underskrive politikker. At gå videre betyder at gå videre end blot at udfylde en tjekliste til orientering af nye medarbejdere eller at være vært for et maraton-maraton-træningsarrangement for nye medarbejdere.
I dag skal onboarding-ledere gennemføre et veludformet, centraliseret og sammenhængende orienteringsprogram, der rækker langt ud over en tjekliste til orientering af nye medarbejdere.
Du skal ikke være tilbageholdende med at udnytte teknologi til at lette dit orienteringsprogram. Takket være en teknisk kyndig arbejdsstyrke bruger organisationer teknologi som en integreret del af deres orienteringsprogrammer for nye medarbejdere.
For at hjælpe dig i gang har vi lavet en skabelon til orientering af nye medarbejdere med alle de grundlæggende emner, der er nødvendige for at introducere nye medarbejdere på en måde, så de føler sig velkomne, fuldt informeret om forventningerne og klar til at lykkes.
Brug denne skabelon til at inkludere alle de nøgleemner, der er vigtige at dække i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere. Når du har styr på det grundlæggende, kan du fokusere på at sætte prikken over i’et på kagen!
Hvad alle nyansatte skal vide
Tema 1: Velkommen
Byd nye medarbejdere velkommen med en entusiastisk modtagelse! Sørg for, at orienteringsprocessen for nye medarbejdere starter med en varm velkomst, og vent ikke til dag 1 med at komme i gang! Du kan sammensætte et velkomstkit og sørge for, at det når frem til den nyansatte inden hans eller hendes startdato.
De første dage kan være udmattende og overvældende for nye medarbejdere, så overdriv ikke. Fokuser i stedet på at forsikre den nyansatte om, at han/hun har truffet et godt valg, at han/hun er der, hvor han/hun hører til, og at I som virksomhed er glade for at have ham/hende der. Ud over den indledende velkomst bør du også give nogle oplysninger på højt niveau om virksomheden, herunder dens missionserklæring, og hvor virksomheden er på vej hen.
Hjælp også dine nyansatte med at begynde at opbygge de relationer, der vil være afgørende for deres succes og produktivitet. Introducer de nyansatte til deres kolleger, og giv dem tid til at observere og stille spørgsmål. Jo mere fortrolig en ny medarbejder er med sin afdeling, sine kolleger og jobforventninger, jo mere sandsynligt er det, at hun vil være produktiv lige fra starten.
Tema 2: Virksomhedens historie
Hæv virksomhedens positive historie. Enhver virksomhed har en masse historie bag sig, og alle elsker en god historie. Selv nystartede virksomheder har historier, som de kan trække på. Tilbyd baggrundsoplysninger om, hvordan virksomheden er nået frem til det punkt, hvor den er i dag. Skab en forbindelse mellem fortid, nutid og fremtid ved at fortælle historier om virksomheden fra fortiden og om, hvor virksomheden investerer i fremtiden. Forklar, HVORFOR I gør det, I gør.
Det er også en god mulighed for at fremhæve medarbejdere, der har viet deres karriere til virksomheden, for at vise, hvad lang levetid og engagement virkelig betyder. Dine bedste medarbejdere har potentiale til at blive dine bedste undervisere. Ved at udnytte dine bedste medarbejdere kan du give din organisation adgang til de mest effektive og vellykkede måder at betjene kunderne på!
Tema 3: Ledelse
Indfør ledelsesteamet. Ledelsesteamet i enhver organisation vil være afgørende for, hvad medarbejderne mener om den virksomhed, de arbejder for. Når dit ledelsesteam er i stand til at skabe kontakt med og inspirere nye medarbejdere, vil virksomheden være bedre stillet i det lange løb. Ved at sikre, at introduktionsprocessen giver medarbejderne mulighed for at komme i kontakt med den øverste ledelse, kan de bedre forstå organisationsstrukturen, kulturen og den overordnede ledelsesvibe.
Tidsbegrænsede og/eller geografisk spredte teams kan strømline introduktionsprocessen for ledelsen ved at kodificere de vigtigste budskaber i videoer og inddrage teamet i indholdsproduktionsprocessen. Dette er især praktisk, når du har med en større mængde nyansatte at gøre. En video er en glimrende måde at kommunikere den begejstring og passion, der driver organisationen.
Fra et personligt synspunkt kan du oprette sociale fora og diskussionsfora og lade hele teamet deltage i assimileringen af en nyansat. Dette giver også lederne mulighed for at fokusere på vigtige ting som strategi og vision med et personligt præg og samtidig sikre, at medarbejderne støttes til at få succes.
Tema 4: Kultur
Giv oplysninger om virksomhedskulturen. Der er ikke to virksomheder, der er ens ud fra et kulturelt perspektiv. Nogle virksomheder vil være mere formelle, mens andre vil være meget afslappede. Det er vigtigt at informere din nyansatte om virksomhedstraditioner som f.eks. afslappet fredag, eller hvor folk alle går til frokost sammen om tirsdagen. Ingen ønsker at være den nye person, der selv skal finde ud af disse ting undervejs. Undervisning af nyansatte om traditioner og kultur bliver ofte overset i forbindelse med onboarding-oplevelsen!
Den type kultur, som en virksomhed har, bør fremhæves under orienteringen, så nyansatte kan få en forståelse for arbejdsmiljøet. Jo mere de ved om kulturen, jo bedre vil de være i stand til at passe ind og vokse med virksomheden.
Tema 5: Dokumentation
Adresse formaliteter ud fra et dokumentperspektiv. Dokumentation er påkrævet som en del af ethvert nyt job. Det er nu, under orienteringen, at du kan få dine nyansatte til at komme forberedt med alle de dokumenter, de har brug for. Hvis du får disse formaliteter ud af vejen i et stærkt program forud for ansættelsen, kan det gøre onboarding-processen endnu nemmere.
Tema 6: Overholdelse
Byd information om overholdelse af reglerne. Hvis du giver oplysninger til nyansatte om, hvad der forventes af dem for at opretholde overholdelse, kan du hjælpe din nyansatte med at undgå forvirring senere hen samt dyre juridiske problemer. Orienteringen af nye medarbejdere om overholdelse bør starte med en snak om informationssikkerhed. Ting som f.eks. konkurrencelovgivning og bekæmpelse af bestikkelse er også vigtige områder at fokusere på. Sundheds- og sikkerhedsforholdsregler bør også tages op. Sørg for at foretage passende research om alle gældende love om overholdelse, der kan være specifikke for din organisation.
Tema 7: Politik
Hæv virksomhedens politikker. Alle virksomheder er fyldt med politikker, og det er som regel mere, end man kan lære udenad. Det er vigtigt, at man i det mindste gennemgår de vigtigste politikker på et højt niveau under orienteringen af nyansatte. Overvej at berøre emner som f.eks. orlov, sygedage og ferie, så medarbejderne ved, hvad de kan forvente. Vis også de nye medarbejdere, hvordan virksomhedens politikker gælder for deres afdelinger og deres specifikke jobfunktioner.
De andre områder af virksomhedens politikker, der skal dækkes, bør omfatte rejsepolitik, udgiftsrapportering og refusionspolitikker. Der kan også være politikker vedrørende internetbrug, belønninger og anerkendelsesmuligheder samt muligheder for at henvise medarbejdere til andre medarbejdere. Når det hele er sagt og gjort, vil de mest fordelagtige oplysninger om politikker være der, hvor den nyansatte kan gå hen for at finde svar på sine spørgsmål om politikker.
Nyansatte har en op ad bakke for at blive produktive. Med alle de oplysninger, de forventes at absorbere, kan de let føle sig overvældet.
Et godt introduktionsprogram for medarbejdere besvarer dine nyansattes første spørgsmål og giver dem samtidig et struktureret forløb, hvor de kan blive fortrolige med deres nye rolle. En indbydende og informativ introduktion for nye medarbejdere vil give dine nyansatte mulighed for succes på kort og lang sigt! Og hvis du stadig er på udkig efter flere ressourcer til uddannelse og introduktion af nye medarbejdere, kan du tage et kig på denne ekstra tjekliste her.