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Wichtig und dringend	Krisen und Notfälle
Wichtig, aber nicht dringend	Vorbeugen, Planung und Verbesserung
Nicht wichtig, aber dringend	Unterbrechungen und hektische Arbeit
Nicht wichtig und nicht dringend	Zeitverschwendung

Wir verbringen unser Leben oft damit, uns auf die dringenden Dinge zu konzentrieren, anstatt auf die wichtigen. Im Geschäft wie im Leben ist es äußerst wichtig, sich zu fragen: „Tue ich dies, weil es wirklich wichtig ist, oder tue ich es, weil es einfach dringend ist?“

Wichtige und dringende Dinge, wie Krisen und Notfälle, sollten nicht ignoriert werden. Je mehr Zeit Sie jedoch für die nicht dringenden, aber wichtigen Dinge (Vorbeugung, Planung, Verbesserung) aufwenden können, desto weniger Krisen und Notfälle werden Sie erleben.

Nachfolgend finden Sie eine genauere Erläuterung der einzelnen Quadranten zusammen mit einigen Beispielen:

Quadrant 1: Wichtig und dringend

Feuerwehrmodus: Krisen, wirklich harte Deadlines für wichtige Projekte, gesundheitliche & familiäre Notfälle, etc…

Quadrant 1 ist der dringende wichtige Quadrant: Dinge, die man auf keinen Fall ignorieren sollte. Wenn Sie jedoch zu viel Zeit mit der Brandbekämpfung verbringen, führt das zu Stress und Burn-out. Sie werden in einem nicht enden wollenden Kreislauf des Krisenmanagements gefangen sein.

Die einzige Möglichkeit, die in diesem Quadranten verbrachte Zeit zu reduzieren, besteht darin, proaktiv zu sein und mehr Zeit für die wichtigen Dinge aufzuwenden, BEVOR sie zu Notfällen werden (siehe Quadrant 2 unten).

Beispiel für Quadrant 1
Der Umgang mit einem Herzinfarkt ist ein dringendes und wichtiges Problem, das nicht ignoriert werden kann (aber vielleicht können solche gesundheitlichen Notfälle durch einen gesünderen Lebensstil reduziert oder ganz vermieden werden).

Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend

Hier sollten Sie den größten Teil Ihrer Zeit verbringen.

Bei den Aufgaben des Quadranten 2 geht es um Planung, Vorbeugung, Verbesserung der Fähigkeiten, Aufbau von Beziehungen, Erkennen neuer Möglichkeiten usw.

Wenn Sie Zeit für diese wichtigen Dinge aufwenden, sollte dies zu einer klaren Vision und einem ausgeglichenen Leben, Disziplin, Kontrolle und immer weniger Krisensituationen führen.

Beispiele aus Quadrant 2

• Häufig Blumen für den Partner kaufen, „einfach so“
• Gesund essen und Sport treiben, um zukünftige Gesundheitsprobleme zu vermeiden
• Vorbeugende Instandhaltung von Haus oder Auto
• Lesen, Lernen und Bildung
• Bindung und Stärkung der Beziehungen zu Freunden und Familie
• Selbsterneuerung und Zeit für Dinge, die Sie inspirieren und erheben

Quadrant 3: Nicht wichtig, aber dringend

Viele von uns verbringen einen großen Teil ihrer Zeit in diesem Quadranten und verwechseln die dringenden Dinge mit den wichtigen Dingen.

Unterbrechungen, klingelnde Telefone, die meisten E-Mails, usw… Zu viel Zeit mit den unwichtigen dringenden Dingen zu verbringen, führt zu einer sehr kurzfristigen Ausrichtung mit ständigem Krisenmanagement. Ihre Pläne und Ziele werden zunehmend nutzlos erscheinen, da Sie wahrscheinlich keine Zeit haben, sich ihnen zu widmen. Ihre Beziehungen und Ihr Ruf werden darunter leiden, und Sie werden sich als Opfer fühlen, das keine Kontrolle über sein Leben hat.

Beispiel für Quadrant 3
Sie haben ein wichtiges Treffen mit einem Kollegen zwei Wochen im Voraus angesetzt. Diese Person hat nur sehr wenig Zeit, und so nehmen Sie sich ein Zeitfenster von 30 Minuten, um eine sehr wichtige Angelegenheit zu besprechen. Als Sie sich hinsetzen und die Besprechung beginnen, klingelt Ihr Telefon.
Das Telefon schreit: „Nimm mich ab! Nimm mich ab! Nimm mich ab!“ Die meisten Menschen werden den Hörer abnehmen und die sehr wichtige Besprechung für das wahrscheinlich nicht wichtige, aber dringende Klingeln des Telefons opfern.

Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Das sind die Zeitverschwender in Ihrem Leben.

Zu viel Zeit mit nicht dringenden und unwichtigen Dingen zu verbringen, kann dazu führen, dass du von anderen abhängig wirst, deinen Arbeitsplatz verlierst, unverantwortlich wirst usw…

Beispiele aus Quadrant 4

• Triviale Beschäftigungen
• Loses Surfen im Internet
• Zu viel fernsehen
• Viele angenehme Aktivitäten

Wie kann ich damit mein Leben verbessern?

A. Identifizieren Sie die Aktivitäten in Quadrant 2.

• Schreiben Sie alle Aktivitäten in Quadrant 1 und 3 auf, die Sie routinemäßig erledigen (all die dringenden Dinge)
• Schreiben Sie auf, wie Sie verhindern können, dass diese Dinge erneut auftreten oder überhaupt zu Notfällen werden: Das sind Ihre neuen Aktivitäten im Quadranten 2.

B. Schaffen Sie Zeit für Aktivitäten in Quadrant 2

• Schauen Sie sich alle Dinge in Quadrant 4 an und hören Sie auf, sie zu tun!
• Schauen Sie sich all die Dinge in Quadrant 3 an und hören Sie auch damit auf, sie zu tun. Dies ist schwieriger, da es bedeutet, NEIN zu Menschen zu sagen.
• Sie sollten jetzt Zeit haben, um sich Quadrant 2 zu widmen

C. Planen Sie Zeit für Quadrant 2 ein

• Planen Sie Zeit für Aktivitäten in Quadrant 2 ein.
  (Tragen Sie sie in Ihren Kalender ein, genau wie eine Besprechung).
• Tun Sie die Dinge, die Sie geplant haben!

D. Verringern Sie Quadrant 1

• Das Schöne daran, mehr Zeit in Quadrant 2 zu verbringen, ist, dass dadurch allmählich alle Aktivitäten in Quadrant 1 abgebaut werden.
• Wenn Sie Ihre Aktivitäten in Quadrant 1 reduzieren, haben Sie mehr Zeit für Quadrant 2, wodurch ein Schwungrad-Effekt entsteht.

Einfach, oder?

Nicht ganz. Auf die Frage „Was ist mir wichtig?“ gibt es in der Regel keine einfache Antwort.

In welchem Quadranten befinde ich mich?

Beispiel 1: Der Besuch einer Sportveranstaltung (Eishockey, Baseball, Fußballspiel, usw…)

In welchen Quadranten fällt das? Die Antwort ist, dass es von IHREN Prioritäten abhängt und davon, was für SIE wichtig ist. Oberflächlich betrachtet sieht es eindeutig wie ein Q4-Punkt aus – ein Zeitfresser. Es ist nicht dringend und sicherlich nicht wichtig.

Es könnte aber ein Q2-Ereignis (wichtig) sein, wenn Sie das Ereignis als eine Gelegenheit betrachten, eine gute Beziehung zu Ihren Eltern, Kindern oder Freunden aufzubauen.

Beispiel 2: Fernsehen

Ein weiteres Q4-Ereignis: Ein Zeitfresser. Oder doch nicht? Wenn Fernsehen für Sie ein Stressabbau ist und dazu dient, nach einem hektischen Tag abzuschalten und zu entspannen, könnte es sehr wohl eine Q2-Aktivität sein.

Um mit dieser Methode erfolgreich zu sein, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Ihnen wichtig ist, was Ihre langfristigen Ziele sind usw. Weitere Informationen darüber, wie Sie Ihre Woche in diesem Rahmen planen können, finden Sie in meinem Blogbeitrag „Wie ich meine Woche plane“.

Zugehörige Lektüre

• Die Eisenhower Box von James Clear
• Die Eisenhower Matrix von ToDoist.com
• Das eine Ding für außergewöhnliche Ergebnisse
• Reaktive vs. proaktive Sprache
• Stewardship Delegation
• Wochenplanung

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