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Vor dem Technologieboom gab es nur eine Möglichkeit, Ihr Bürotelefon zu beantworten – jemand musste es physisch abnehmen. Heute haben Sie viele Möglichkeiten.

Mit Telefonbäumen, automatischen Telefonsystemen und automatischen Anrufbeantwortern brauchen Sie nicht einmal mehr einen echten Menschen an Ihrem Telefon. Oder doch?

Im Zeitalter der Technologie ist die menschliche Interaktion wertvoller denn je. Das heißt aber nicht, dass die Technologie nicht hilfreich ist. Wenn Sie sich keine eigene Empfangsdame leisten können oder wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten: ein automatisiertes Telefonsystem oder eine virtuelle Empfangsdame mit technischer Unterstützung. Was funktioniert am besten? Technologie oder Mensch? Wir haben festgestellt, dass oft die Kombination aus Technologie und menschlichem Element die größte Wirkung hat.

Automatisches Anrufbeantworter-System.

Ein automatischer Anrufbeantworter oder interaktives Sprachdialogsystem ist ein Telefonsystem, das mit Anrufern interagiert, ohne dass ein echter Mensch in der Leitung ist. Das gesamte Telefongespräch oder der Teil des Telefongesprächs, der durch die Interaktion mit einer voreingestellten Maschine erfolgt.

Diese Systeme variieren, je nachdem, wonach Sie suchen, aber sie haben einige allgemeine Themen gemeinsam. In der Regel nehmen sie eingehende Anrufe entgegen, spielen eine Nachricht ab und fordern dann den Anrufer auf, entweder eine Frage zu beantworten oder eine Taste zu drücken. Je nach System, Optionen und Eingaben des Anrufers spielt das automatische Telefonsystem dann einige aufgezeichnete Informationen ab, leitet den Anrufer im Telefonbaum weiter oder verbindet ihn mit einem Mitarbeiter.

Stärken des automatisierten Telefonsystems:

• Erschwinglich
• Einfach zu bedienen
• Anpassbar

Schwächen des automatisierten Telefonsystems:

• Der Mangel an menschlicher Interaktion wirkt sich negativ auf den Kundenservice aus
• Die Ineffizienz automatisierter Systeme kann Anrufer frustrieren oder verwirren
• Ohne regelmäßige Überwachung besteht die Gefahr unentdeckter Fehlfunktionen

Automatisierung ist die Zukunft, oder? Automatisierung klingt zwar immer nach einer guten Idee, aber ein automatisiertes Telefonsystem birgt die Gefahr, dass Sie sich von Ihren Kunden oder potenziellen Neukunden entfremden, indem Sie eine mechanische Mauer zwischen sie und Sie stellen. So können Sie zwar Geld sparen, aber es besteht auch die Gefahr, dass Sie unbezahlbare Kunden und Zeit verlieren.

Technisch unterstützter virtueller Empfangsdienst.

Ein virtueller Empfangsdienst ist eine echte, lebende Empfangsdame, die das Telefon für Ihr Unternehmen beantwortet und ein wichtiger Bestandteil des Teams und der technischen Ausstattung Ihres Unternehmens ist – aber sie arbeitet nicht in Ihrem Büro, sondern in ihrem eigenen. Ruby hat seinen Sitz in Portland, Oregon.

Die verschiedenen Dienste für virtuelle Empfangsdamen bieten unterschiedliche Leistungsmerkmale.

Ruby Receptionists bietet ein umfassendes Angebot an Telefondiensten, darunter 100%ige Live-Anrufbeantwortung, spanischsprachige Empfangsdamen, Nachrichtenannahme und Voicemailboxen, Anrufweiterleitung, Anrufannahme, ausgefeilte Anrufbearbeitung, die funktionsreiche Ruby Mobile App und ausgehende Anrufe – um nur einige zu nennen. Während sich ein echter Mensch um die Anrufer kümmert, stellt die proprietäre Technologie von Ruby dem Empfangsmitarbeiter (und Ihnen!) die erforderlichen Tools zur Verfügung, um dem Anrufer das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Der größte Vorteil der Technologie von Ruby? Die Anrufer wissen nicht einmal, dass die Empfangsdame nicht in Ihrem Büro arbeitet!

Der größte Unterschied zwischen einem automatisierten Dienst und einem virtuellen Empfangsdienst ist die Art und Weise, wie die Technologie eingesetzt wird. Bei einem automatisierten Dienst bekommen Sie im Grunde einen Roboter. Ein virtueller Empfangsdienst hingegen ist technologiegestützt, aber immer noch ein echter Mensch. Sie erhalten alle Vorteile einer hochentwickelten Technologie, und Ihre Kunden können mit einem echten, lebenden Menschen sprechen. Eine freundliche Stimme am anderen Ende der Leitung hinterlässt einen guten Eindruck, der Ihnen helfen wird, Aufträge zu gewinnen.

Stärken virtueller Rezeptionisten:

• Die hochentwickelten Dienste virtueller Rezeptionisten ermöglichen ein hohes Maß an individueller Anpassung
• Rezeptionisten vermitteln Anrufern einen fantastischen ersten Eindruck

Schwächen virtueller Rezeptionisten:

• Teurer als ein Automatisierungssystem
• Beschränkt auf die Informationen, die Sie den Rezeptionisten zur Verfügung stellen
• Die Dienste sind nicht rund um die Uhr verfügbar, wie es ein automatisiertes System sein könnte

Entdecken Sie alles, was es über einen virtuellen Rezeptionistendienst zu wissen gibt!

Was ist das Richtige für Sie?

Größe des Unternehmens, Präferenzen, Anrufvolumen, Branche. All diese Faktoren spielen eine wichtige Rolle bei der Auswahl des richtigen Dienstes für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen. Wenn Ihnen der Kundenservice wichtig ist, empfehlen wir immer, den Anrufern einen echten Menschen anstelle eines Roboters zur Verfügung zu stellen (wir haben sogar einen Rechner, der den ROI von echten Empfangsmitarbeitern am Telefon aufzeigt). Es zeigt Ihren Kunden, dass sie Ihnen wichtig sind. Es ist eine kleine Sache, die Ihr Unternehmen tun kann, um einen guten Eindruck zu hinterlassen, der Anrufer zu treuen Kunden macht.