Note ! Le contenu de ce post sert de suggestion et d’aperçu général et peut ne pas s’appliquer à vos besoins spécifiques.
Il peut être difficile de naviguer dans les niveaux et les fonctionnalités d’Office 365, mais toute organisation qui cherche à migrer du contenu vers Office 365 devrait prendre le temps de comprendre tous les outils que la plateforme fournit.
Comprendre les différents niveaux et outils de collaboration dans Office 365 est essentiel pour tirer le meilleur parti de vos données, responsabiliser vos utilisateurs et construire un système de stockage et de partage dans le cloud qui fait le maximum absolu pour votre organisation. On dit que savoir est la moitié de la bataille, et Cloud FastPath est là pour vous aider !
L’une des raisons les plus courantes pour lesquelles les organisations hésitent les serveurs de fichiers, et les lecteurs partagés en particulier, est la difficulté de déterminer où le contenu appartient le mieux. De nombreux informaticiens ont l’approche suivante : » les lecteurs personnels vont sur OneDrive for Business » et » je vais simplement déplacer mes lecteurs partagés sur des sites SharePoint Online « . Bien que cela puisse être la bonne approche pour séparer le contenu entre ces deux systèmes, vous pouvez vouloir poser d’autres questions autour du contenu « partagé », car SharePoint Online peut signifier et faire un certain nombre de choses différentes.
Qu’est-ce qu’un groupe Office 365 ? Qu’est-ce qu’un site ou une collection de sites SharePoint Online ? En quoi l’un ou l’autre sont-ils différents de Teams ?
Et donc – sans plus attendre – voici un guide rapide sur l’architecture de contenu partagé et les structures organisationnelles dans Office 365 !
Les sites SharePoint sont probablement l’option la plus polyvalente, en particulier pour collaborer sur de grandes quantités de fichiers ou de répertoires. Un site d’équipe SharePoint fonctionne comme un hub où de nombreux membres de l’équipe peuvent accéder au contenu, organiser le contenu ou collaborer sur le contenu. La communication au sein des sites d’équipe SharePoint se fait en commentant les documents en temps réel, aux côtés de tous les autres membres de l’équipe.
Le principal avantage des sites d’équipe est qu’ils sont la propriété de l’informatique ou du responsable d’un département ou d’un groupe de travail. Cela signifie que les autorisations peuvent être définies par l’IT ou les chefs de département et que l’IT a un contrôle granulaire sur le partage pour des sites spécifiques, les configurations pour des sites spécifiques, ainsi que la possibilité de définir des autorisations spécifiques pour certains sites, répertoires ou contenus.
L’équivalent d’un site ou d’une collection de sites sur un serveur de fichiers sur site serait un partage départemental. Cela ne signifie pas qu’un répertoire « RH » entier doit être placé dans un seul site. Le fait qu’un partage départemental obtienne son propre site ou soit divisé en plusieurs sous-sites dépend de la quantité d’autorisations complexes, de la quantité totale de contenu, de l’organisation des groupes au sein du partage et des exigences en matière de partage externe. Par exemple, un groupe au sein d’un département RH, comme les recruteurs, peut avoir besoin de partager largement avec des personnes extérieures à l’entreprise. Dans ce cas, il pourrait être préférable de donner à cette équipe son propre site avec un partage externe plus détendu, mais toujours sous le contrôle de l’informatique et du département RH dans son ensemble.
Sites de groupe
Dans Office 365, les sites de groupe complètent un groupe traditionnel de messagerie/Outlook. Sécurisés mais légèrement limités en termes de fonctionnalités, les Group Sites permettent une collaboration solide et sûre en matière de fichiers entre les groupes, dont l’adhésion et les autorisations peuvent être facilement ajustées et gérées au cas par cas.
Les Group Sites sont créés par défaut à chaque fois qu’un groupe Office 365 est créé, il est donc important d’établir des politiques pour savoir qui peut créer des groupes Office 365. Les sites de groupe ne doivent généralement pas héberger de matériel très confidentiel ou sensible, car les équipes informatiques et de sécurité ont un peu moins de vision et de contrôle sur le contenu de ces sites.
Là où les sites de groupe réussissent, c’est dans la capacité des membres d’un groupe ou d’un département à réguler progressivement l’accès à un fichier ou à un document qu’ils pourraient éventuellement avoir besoin de distribuer à d’autres départements ou équipes. Ces groupes sont fluides et flexibles, alors que les groupes Outlook sont souvent plus permanents et comportent certaines autorisations. En revanche, les sites de groupe et leur accès peuvent évoluer en fonction des nécessités des fichiers qu’ils contiennent.
Les sites d’équipe
Les sites d’équipe offrent aux utilisateurs et aux organisations un moyen de communiquer et de collaborer rapidement et efficacement, de la même manière qu’ils pourraient utiliser une application telle que Slack. Fournissant aux membres de l’équipe un moyen de partager facilement des fichiers, des dossiers et d’autres éléments essentiels sur lesquels ils cherchent à collaborer, les sites d’équipe servent de méthode de communication simple et efficace lorsqu’il s’agit de travailler sur des projets spécifiques impliquant plusieurs personnes.
En tant qu’espace de travail basé sur le chat, les sites d’équipe de Microsoft garantissent que les membres de l’équipe n’ont jamais à s’inquiéter de manquer une conversation cruciale. Les chats peuvent être privés ou construits autour de groupes assurant que chaque utilisateur individuel a la possibilité de filtrer les conversations de manière à garantir qu’aucun membre de l’équipe ne manque une mise à jour importante et qu’aucune information sensible n’est partagée avec ceux qui ne sont pas censés y avoir accès.
Chaque équipe est provisionnée parallèlement à son propre site SharePoint. Le contenu qui a le mieux sa place ici doit être extrêmement pertinent pour le projet ou l’équipe auquel le site d’équipe est destiné. En outre, une grande partie du contenu est nouveau et mis à jour fréquemment, de sorte que le filtrage sur les métadonnées telles que la date de dernière modification lors du déplacement du contenu vers les sites d’équipe est une bonne approche. Parfois, il peut être préférable de demander aux utilisateurs finaux de migrer le contenu de leur choix vers les sites d’équipe.
Les équipes, les groupes et les collections de sites déplacent le contenu vers le bas d’un entonnoir
Les avantages de chacun de ces outils ne sont pas seulement leurs forces et fonctionnalités uniques, mais la façon dont ils fonctionnent de concert pour aider une organisation à soutenir ses capacités de collaboration. Comme toute chose dynamique, les fichiers, les données, les documents et les projets passent par un cycle de vie métaphorique, et la relation entre Teams, les sites de groupe et les sites SharePoint travaillent pour assurer le succès de ce cycle. Prenez, par exemple, une équipe de marketing chargée de créer un document de communication interne (cela dit, cet exemple fonctionne pour la plupart des départements d’une organisation).
Dans un premier temps, ils voudront faire un brainstorming sur ce qu’ils veulent dire, comment ils veulent encadrer le document, comment il doit être mis en page à un niveau structurel fondamental. Ils peuvent le faire via Teams : un mécanisme de chat sécurisé et instantané.
Une fois le document rédigé, Group Sites permet aux créateurs de lancer un processus d’approbation formel et de gérer qui peut voir le document, et l’envoyer de manière sécurisée, en s’assurant que les autorisations sont renforcées et que les destinataires gèrent le fichier ou le document de manière appropriée. Ces destinataires peuvent ensuite modifier le document et partager ces modifications entre les membres de l’équipe marketing et les responsables, rapidement et en toute sécurité.
Une fois que tout cela est fait, le document peut être stocké en toute sécurité pour une référence et un partage à long terme dans un site SharePoint. C’est un outil polyvalent et sécurisé, qui permet à un service de disposer d’un espace fermé et spécifique pour partager son travail avec un public plus large.
Les données sont dynamiques et en constante évolution ; les fichiers et les projets sont dynamiques et en constante évolution. Ces éléments passent par de multiples étapes et avoir plusieurs sites et outils qui sont moulés à ces étapes a du sens. Cela profite aux utilisateurs individuellement ; cela profite aux équipes dont ils font partie ; cela profite aux organisations dont ils font partie. Ces différentes fonctionnalités répondent à des besoins différents, et Office 365 comprend comment ces besoins fonctionnent ensemble. C’est pourquoi Office 365 est l’une des plateformes de collaboration en nuage les plus flexibles et les plus puissantes qui soient.
La migration vers Office 365 de Microsoft peut améliorer considérablement la façon dont vos utilisateurs interagissent avec leur contenu. Lorsque vous effectuez la transition vers Office 365 en déplaçant de grandes quantités de contenu partagé dans la plateforme, chaque niveau de fonctionnalité SharePoint doit être pris en compte dans la stratégie et le plan de migration.
Lorsqu’il s’agit de migration et de collaboration dans le cloud, le vieil adage est vrai : la connaissance est le pouvoir. Et forte d’une bonne maîtrise des multiples niveaux de fonctionnalité d’Office 365, votre organisation peut utiliser la plateforme pour faire évoluer chaque facette de votre mode de collaboration.