A. Cél
(1) Ez a szabályzat visszamenőlegesen a 2008. január 1-jén vagy azt követően benyújtott kérelmekre vonatkozik. Az Oregoni Egyetem (Egyetem) elkötelezett az oktatók, a személyzet, a hallgatók és mások biztonságának, biztonságának és egészségének védelme, valamint az Egyetem eszközeinek és erőforrásainak megóvása mellett. E célok elérése érdekében a kuratórium (Board of Trustees, Board) a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzését választó elnökre ruházza át a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzésére vonatkozó szabályok elfogadásának felelősségét.
(2) Az (1) bekezdés alapján elfogadott szabályzatoknak összhangban kell lenniük az 580.023. irányelvvel, az alkalmazandó oregoni állami törvényekkel és a szövetségi törvényekkel.
B. Fogalommeghatározások
(1) “Bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése”: ujjlenyomat alapú bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése.
(2) “Elítélés”: azt jelenti, hogy a bíróság jogerős ítéletet hozott a bűnösséget megállapító ítélet vagy megállapítás, a bűnösség beismerése, a nolo contendere (nem vádlott) beismerése vagy a bűnösség bármilyen megállapítása alapján.
(3) “Ujjlenyomat alapú bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése”: az érintett személy ujjlenyomatait felhasználó bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése. Ujjlenyomat alapú bűnügyi nyilvántartási ellenőrzés csak az Oregoni Állami Rendőrségtől kérhető nem büntetőjogi célokra. Ha az érintett személy bűnügyi nyilvántartásának országos szintű ellenőrzésére van szükség, az Egyetem kérheti, hogy az Oregoni Állami Rendőrség a Szövetségi Nyomozó Irodán keresztül végezze el az ellenőrzést, beleértve az ujjlenyomat-azonosítást is.
(4) “Egyetem”: az Oregoni Egyetem.
(5) “Az érintett személy”: olyan személy, akitől az Egyetem a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzését kérheti a vállalkozóként, alkalmazottként vagy önkéntesként történő szolgáltatásnyújtás feltételeként. Az érintett személyek közé tartoznak a jelenleg vállalkozóként, alkalmazottként vagy önkéntesként szolgálatot teljesítő személyek, illetve azok a személyek, akik munkavállalói, önkéntesi kinevezést vagy vállalkozói megbízást kérnek olyan pozícióba, amelyet kritikus vagy biztonsági szempontból érzékeny pozíciónak minősítettek. A kritikus vagy biztonsági szempontból érzékeny pozíciók kategóriái, amelyek esetében az Egyetem végezhet bűnügyi nyilvántartási ellenőrzést, magukban foglalják azokat a pozíciókat, amelyekben a személy:
(a) közvetlen hozzáféréssel rendelkezik 18 év alatti személyekhez vagy diákotthoni létesítményekhez, mivel a személy munkaköri feladatai megkövetelik, hogy a személy a lakóotthonban tartózkodjon;
(b) informatikai szolgáltatásokat nyújt, és olyan informatikai rendszerek felett rendelkezik, vagy olyan hozzáféréssel rendelkezik azokhoz, amely lehetővé tenné a személy számára, hogy kárt okozzon az informatikai rendszerekben vagy a rendszerekben található információkban;
(c) hozzáféréssel rendelkezik olyan információkhoz, amelyek nyilvánosságra hozatalát állami vagy szövetségi törvények, szabályok vagy rendeletek tiltják, vagy olyan információkhoz, amelyeket állami vagy szövetségi törvények, szabályok vagy rendeletek bizalmasnak minősítenek;
(d) hozzáféréssel rendelkezik olyan ingatlanokhoz, ahol vegyi anyagok, veszélyes anyagok és egyéb, állami vagy szövetségi törvények vagy rendeletek által ellenőrzött tárgyak találhatók;
(e) hozzáféréssel rendelkezik olyan laboratóriumokhoz, nukleáris létesítményekhez vagy közművekhez, amelyekhez a hozzáférés a lakosság egészségének vagy biztonságának védelme érdekében korlátozott;
(f) A személy elsődleges feladatai közé tartozik a pénzügyi, pénzügyi támogatási, bérszámfejtési vagy beszerzési feladatok ellátása; vagy
(g) Hozzáférés az alkalmazottak vagy a nyilvánosság tagjainak személyes adataihoz, beleértve a társadalombiztosítási számokat, születési dátumokat, jogosítványszámokat, orvosi információkat, személyes pénzügyi információkat vagy bűnügyi háttérinformációkat.
C. Bűnügyi nyilvántartási ellenőrzés folyamata
(1) Az Egyetem megkövetelheti az érintett személytől, hogy töltsön ki egy bűnügyi nyilvántartási kérdőívet és adjon meg minden további információt, amely a bűnügyi nyilvántartási ellenőrzés ésszerű időn belüli elvégzéséhez szükséges.
(2) Az Egyetem végezhet, vagy kérheti az Oregoni Állami Rendőrségtől a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzését, ha:
(a) a személy megfelel az “érintett személy” meghatározásának; vagy
(b) szövetségi törvény vagy rendelet, állami törvény vagy közigazgatási szabály, vagy szerződés vagy írásbeli megállapodás előírja.
(3) A bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése alapján történő alkalmasság megállapítása kritikus vagy biztonsági szempontból érzékeny pozíciók esetében a pozíció minimális képesítésének minősül. Az a tény, hogy egy érintett személyt a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése alapján alkalmasnak minősíthetnek, nem garantálja az adott személy számára az alkalmazotti, vállalkozói vagy eladói pozíciót.
D. Bűnügyi nyilvántartás ellenőrzéséről szóló értesítés a pályázóknak
A pályázati űrlapoknak és a szerződéses szolgáltatásokra vonatkozó felhívásoknak minden leendő alkalmazottat, vállalkozót vagy önkéntest értesíteniük kell, ha a pozícióhoz az e szakaszban meghatározottak szerint bűnügyi nyilvántartás ellenőrzésére van szükség.
E. A bűnügyi nyilvántartás ellenőrzésének bizalmas jellege
A bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése során kapott bármely információ bizalmas. Az Egyetemnek korlátoznia kell a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése során szerzett információk terjesztését. Csak azok az Egyetem által meghatározott személyek férhetnek hozzá a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzésének adataihoz, akiknek bizonyítottan és jogosan szükségük van az információ megismerésére.
F. A bűnügyi nyilvántartás ellenőrzéséhez való hozzájárulás megtagadása és az alkalmasság hiányos megállapítása
(1) Az Egyetem az alkalmasság megállapítását hiányosnak minősíti, ha:
(a) A körülmények úgy változnak, hogy a személy már nem felel meg az “érintett személy” meghatározásának;
(c) Az Egyetem nem tudja megtalálni vagy elérni az érintett személyt;
(d) Az Egyetem megállapítja, hogy az érintett személy nem alkalmas vagy nem alkalmas a munkavállalói, vállalkozói vagy önkéntes pozíció betöltésére az alkalmasság megállapításának folyamatától független okból; vagy
(e) A pozíció már nem nyitott.
(2) Az érintett személynek nincs joga az I. szakasz szerinti meghallgatásra, hogy megtámadja a hiányos alkalmasság-megállapítás lezárását.
(3) Ha az érintett személy megtagadja a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzéséhez való hozzájárulást, az Egyetem megtagadja az érintett személy foglalkoztatását, vagy megtagadja bármely vonatkozó pozíciót, vagy megtagadja az önkéntes szolgáltatások nyújtására vonatkozó kérelmet, vagy megtagadja a szerződéses szolgáltatások nyújtására vonatkozó felhatalmazást. Az érintett személy nem fellebbezhet a hozzájárulás megtagadása alapján hozott döntés ellen.
G. A bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése alapján a pozíció betöltésére való alkalmasság
(1) Az Egyetemnek ezen irányelvek és az intézményi szinten elfogadott szabályok alapján kell eldöntenie, hogy az érintett személy alkalmas-e a pozíció betöltésére, szolgáltatás nyújtására vagy foglalkoztatásra a kapott bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése alapján, beleértve az OAR 580-023-0215(1) szerinti bármely további információt, valamint az érintett személy bűnügyi múltjára vonatkozóan tett bármely hamis nyilatkozat alapján. Az alkalmasság megállapítása során az egyetemnek figyelembe kell vennie:
(a) a bűncselekmény jellegét;
(b) az elítélést vagy a folyamatban lévő vádemelést alátámasztó tényeket, amelyek hamis nyilatkozat megtételére utalnak;
(c) a bűncselekmény vagy a hamis nyilatkozat relevanciáját, ha van ilyen, az érintett személy javasolt pozíciójának, szolgálatának vagy foglalkoztatásának konkrét követelményeihez képest; és
(d) a pozíció, szolgálat vagy foglalkoztatás feladatai és körülményei szempontjából releváns közbeeső körülményeket. A közbeeső körülmények közé tartoznak többek között:
(A) A bűncselekmény elkövetése óta eltelt idő;
(B) Az érintett személy életkora a bűncselekmény elkövetésekor;
(C) A bűncselekmények megismétlődésének vagy egy másik bűncselekmény elkövetésének valószínűsége;
(D) Egy másik releváns bűncselekmény későbbi elkövetése;
(E) Az, hogy az ítéletet hatályon kívül helyezték-e, és az ítélet hatályon kívül helyezésének joghatása; és
(F) A munkáltató ajánlása.
(2) Az alkalmasság megállapítása szempontjából releváns bűncselekmények
(a) Minden bűncselekmény;
(b) Minden A osztályú vétség;
(c) Az Egyesült Államok bármely katonai bűncselekménye vagy nemzetközi bűncselekménye;
(d) Az ORS 161 szerint az ezen alszakasz (2) bekezdésében felsorolt bűncselekmények elkövetésére irányuló kísérlet, felhívás vagy összeesküvés.405, 161.435 vagy 161.450; és
(e) Bármely bűncselekmény, amely az ORS 161.155 szerint más magatartásáért való büntetőjogi felelősségen alapul, ha az alapul szolgáló bűncselekmény az ebben az alszakaszban (2) felsoroltak közé tartozik.
(3) Oregoni és más törvények alapján történő értékelés. A felhatalmazott megbízottnak a bűncselekményt az oregoni törvények és adott esetben a szövetségi törvények vagy bármely más olyan joghatóság törvényei alapján kell értékelnie, amelyben a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése azt jelzi, hogy az érintett személy bűncselekményt követhetett el, ahogyan ezek a törvények az alkalmasság megállapításának időpontjában hatályban vannak.
H. Értesítés a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése alapján hozott kedvezőtlen alkalmassági döntésről
Az Egyetem a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése alapján alkalmatlannak minősített személyt az érintett személy által megadott legfrissebb címre küldött ajánlott levélben tájékoztatja a kizárásról.
I. Az alkalmasság megállapításának megtámadása
Ha az érintett személy vitatni kívánja az alkalmasság kedvezőtlen megállapítását, az érintett személy meghallgatást kérve fellebbezhet a megállapítás ellen.
(1) Az érintett személy a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzése alapján hozott végleges alkalmassági megállapítás ellen úgy fellebbezhet, hogy az OAR 580-023-0260 szerinti értesítésben megadott címre az értesítésben szereplő dátumtól számított tizennégy (14) naptári napon belül írásbeli meghallgatási kérelmet nyújt be. Az Egyetem meghosszabbíthatja a fellebbezési határidőt, ha az Egyetem úgy ítéli meg, hogy a késedelmet az érintett személyen kívül álló tényezők okozták.
(2) Bűncselekményt elkövetővel kapcsolatos információk megtámadása. Az érintett személy nem használhatja az e szabályzatban meghatározott meghallgatási eljárást az Oregoni Állami Rendőrség, a Szövetségi Nyomozó Iroda vagy az Oregoni Állami Rendőrségnek vagy a Szövetségi Nyomozó Irodának információt közlő ügynökségek által szolgáltatott információk pontosságának, teljességének vagy jogszerűségének vitatására.
(3) Az Egyetem jogosult az Oregoni Állami Rendőrség, a Szövetségi Nyomozó Iroda vagy más szervek által szolgáltatott bűnelkövetői információkra támaszkodni mindaddig, amíg az Egyetemet nem értesítik az információ módosításáról vagy helyesbítéséről.
(4) Az e szabályzat szerinti meghallgatások nem nyilvánosak.
(5) Jogorvoslat. Az egyetlen jogorvoslat, amely e meghallgatási eljárás keretében megítélhető, az érintett személy alkalmasságának megállapítása. Az Egyetem semmilyen körülmények között nem kötelezhető arra, hogy az érintett személyt bármilyen munkakörbe helyezze, és az Egyetem nem kötelezhető arra, hogy az érintett személlyel szolgáltatásokat fogadjon el vagy szerződéses megállapodást kössön.
(6) Meghallgatási eljárás. A szabályzat e szakaszának (1) bekezdése szerinti érvényes értesítés kézhezvételét követően az Egyetem elnöke kiválasztja a megfelelő meghallgató tisztviselőt. A meghallgatási tisztviselő szerepe a meghallgatás lefolytatására és a javasolt végzés kidolgozására korlátozódik az elnök vagy az általa kijelölt személy számára.
(a) Meghallgatást megelőző konferenciák. A meghallgatást megelőzően a meghallgató tisztviselő saját belátása szerint egy vagy több meghallgatást megelőző konferenciát tarthat az ügy lefolytatásának és megoldásának megkönnyítése érdekében. A meghallgató tisztviselő saját kezdeményezésére vagy a fél kérésére is összehívhatja a konferenciát.
(b) A meghallgatást megelőző konferencia céljai többek között a következők lehetnek:
(A) A feltárás megkönnyítése és a feltárással kapcsolatos nézeteltérések rendezése;
(B) A kérdések azonosítása, egyszerűsítése és tisztázása;
(C) A lényegtelen kérdések kiküszöbölése;
(D) A ténymegállapodások megszerzése;
(E) A meghallgató tisztviselőnek és a feleknek a meghallgatást megelőzően a meghallgatáson bizonyítékként felajánlani kívánt valamennyi dokumentum másolatának és a várhatóan tanúskodó valamennyi tanú nevének a rendelkezésre bocsátása;
(F) Az iratok hitelesítése;
(G) A bizonyítás sorrendjének és a tárgyalás lefolytatásával kapcsolatos egyéb eljárási kérdéseknek a meghatározása;
(H) Az egyezség vagy az ügy egyéb megoldása vagy részleges megoldása megvitatása.
(c) A tárgyalás lefolytatása. A meghallgatást a meghallgató tisztviselő mérlegelési jogkörében úgy kell lefolytatni, hogy a következőkre terjedjen ki:
(A) Az Egyetem nyilatkozata és bizonyítékai intézkedésének alátámasztására;
(B) Az alkalmatlannak minősített érintett személy nyilatkozata és bizonyítékai álláspontjának alátámasztására;
(C) Bármilyen cáfoló bizonyíték; és
(D) Bármilyen záróbeszéd.
(d) A meghallgató tisztviselő jogosult a tanúk kikérdezésére és a szóbeli előadásra ésszerű határidők megállapítására. A meghallgató tisztviselő kizárhatja a halmozott, ismétlődő vagy lényegtelen kérdéseket.
(e) Az olyan típusú bizonyítékok, amelyekre ésszerűen körültekintő személyek komoly ügyeik intézése során általában támaszkodnak, elfogadhatók.
(f) A lényegtelen, lényegtelen vagy indokolatlanul ismétlődő bizonyítékokat ki kell zárni, és az oregoni törvények által biztosított kiváltságokat a meghallgató tisztviselőnek el kell ismernie.
(g) A meghallgató tisztviselő az elnök számára megfontolásra javasolt végzést készít, amely a következőket tartalmazza:
(A) ténymegállapítások;
(B) jogi következtetések;
(C) végzés.
(h) A meghallgató tisztviselő által javasolt végzés kézhezvételétől számított huszonegy (21) naptári napon belül az elnöknek:
(A) a javasolt végzést az ügyre vonatkozó végleges végzésként kell elfogadnia; vagy
(B) a javasolt végzést az ügyre vonatkozó végleges végzésként kell módosítania.
(i) Az elnök végleges végzése végleges. A végleges végzést írásban, ajánlott levélben kell kézbesíteni az érintett személynek.
(j) Az OAR 580-023-0265-től eltérően az Egyetem szabályzatot fogadhat el, amely ismerteti az alkalmassági határozat megtámadásához szükséges meghallgatási eljárást.
(7) Az e szabályzat I. szakaszának (1) bekezdése szerinti alkalmassági megállapítás megfellebbezése vagy a bűnelkövetővel kapcsolatos információk megtámadása az információt szolgáltató ügynökségnél nem késlelteti vagy halasztja az Egyetem felvételi eljárását vagy foglalkoztatási döntéseit.
J. Díjak
Az Egyetem díjat számíthat fel a bűnelkövetőkkel kapcsolatos információk megszerzéséért, amelyeket az alkalmasság megállapításához használnak fel. Egy adott esetben a díj nem haladhatja meg az Oregoni Állami Rendőrség és a Szövetségi Nyomozó Iroda által az Egyetemnek az érintett személyre vonatkozó bűnügyi információk megszerzéséért felszámított díjat (díjakat).