In de aflevering van Tech 911 van deze week – onze vaste rubriek die uw meest dringende technische vragen beantwoordt (die u ons hier kunt en moet sturen) – nemen we een klassiek probleem onder de loep met een eigenaardige twist: spam.
Niemand vindt het leuk om een inbox vol met onzin te hebben, en de meeste diensten zijn tegenwoordig goed in het filteren van voor de hand liggende berichten waar je niets mee te maken zou moeten hebben, zoals degenen die je proberen af te persen voor geld door je een nog grotere uitbetaling in het vooruitzicht te stellen of degenen die beloven de omvang van je borstkas en/of piemel te vergroten.
Maar wat als de persoon die verantwoordelijk is voor het verzenden van de spam die u krijgt… u bent? Lifehacker-lezeres Karen schrijft:
Degen David:
Ik ontvang een overvloed aan spam/junkmail. De meeste blokkeer ik. De bedriegers hebben echter een manier gevonden om ze te versturen, met mijn eigen e-mail adres als retouradres. Aangezien ik mijn eigen e-mail adres niet kan blokkeren, hoe kan ik dan het echte adres vinden waarvandaan ze worden verzonden, zodat ik ze kan blokkeren? Ik gebruik Outlook voor mijn zakelijke e-mail.
Hoe… blokkeer… ik… mezelf?
Wat hier gebeurt is dat spammers uw e-mail adres spoofen in een poging om elke vorm van spambeveiliging die u heeft te omzeilen. Helaas, afhankelijk van hoe de spambeveiliging in uw bedrijf is opgezet, is dit eigenlijk een behoorlijk effectieve truc. Je hebt niet veel details gegeven over wat je doet, maar ik denk dat de eerste, beste stap is om je IT-team – als je die hebt – af te luisteren en ze regels op de server te laten instellen die controleren of een e-mail van buiten je organisatie wordt verzonden, maar het domein van je organisatie gebruikt als onderdeel van het (nep) e-mail adres van de afzender.
Dit proces is niet echt een waar ik over kan spreken, omdat ik het nooit heb gedaan, maar uw IT-team zou dit moeten kunnen instellen. Bovendien, degene die verantwoordelijk is voor de infrastructuur van uw bedrijf zal ervoor willen zorgen dat ze SPF, DKIM, en / of DMARC hebben ingesteld, die zijn allemaal manieren waarop u kunt helpen vaststellen dat e-mails die worden verzonden vanaf uw domein authentiek zijn (en e-mails die u ontvangt die schijnbaar afkomstig zijn van uw domein, maar dat in werkelijkheid niet zijn, worden correct gemarkeerd als spam).
Als u eigenaar bent van uw eigen domein en uw bedrijf is een bedrijf van een, is het de moeite waard om te onderzoeken welke documentatie uw webhost heeft over deze drie protocollen. Uw host kan u misschien uitleggen hoe u ze op een gemakkelijk te begrijpen manier kunt instellen, wat u een geweldig hulpmiddel kan geven in uw strijd tegen, nou ja, uw eigen spam.
Zonder Outlook zelf, zorg ervoor dat u de spambestrijdingsmogelijkheden van het programma ten volle benut. In mijn versie van Outlook, kan ik toegang krijgen tot de ongewenste e-mail filter door te klikken op het tabblad Home en de kleine Junk snelkoppeling (rechts van “Nieuwe e-mail” en “Nieuwe items”).
Klik in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt op Junk Email Options (Opties voor ongewenste e-mail) en zorg er allereerst voor dat deze optie is ingeschakeld en is ingesteld op een niveau dat u prettig vindt. Ga in ieder geval voor “laag”; overweeg “hoog”, maar u zult uw map met ongewenste e-mail van tijd tot tijd willen controleren om te voorkomen dat er iets legitiems in het filter terechtkomt. Je kunt het ook zo instellen dat alleen e-mailadressen of domeinen op een witte lijst in je inbox terechtkomen, maar dat lost je “verzonden van mezelf” probleem waarschijnlijk niet op, omdat het klinkt alsof je niet per se je eigen e-mailadres wilt blokkeren.
Nu ik er toch over nadenk, controleer je verzonden map om er zeker van te zijn dat je deze spam niet naar, nou ja, jezelf verstuurt. Ik betwijfel of dat het geval is, maar als dat zo is, is dat een heel nieuw probleem: een waarbij je je wachtwoorden moet veranderen, de toegang tot apps van derden die je aan je e-mailaccount hebt gekoppeld moet uitschakelen, enzovoorts. (Kortom, je bent gehackt op een of andere manier, en spammers zijn eigenlijk blasting e-mail van uw adres.)
U kunt proberen het installeren van een third-party app als Mailwasher om u te helpen omgaan met uw spam problemen. Ik heb deze zelf niet gebruikt, maar de gratis versie is het onderzoeken waard om te zien of het u daadwerkelijk kan helpen het aantal gespoofde e-mails te verminderen.
Als u nog steeds problemen ondervindt, kunt u ook proberen een nieuwe e-mailalias bij uw bedrijf te maken. Filter alle berichten die van uw “oude” e-mail adres komen naar de prullenbak, en gebruik deze nieuwe e-mail alleen wanneer u berichten naar uzelf wilt sturen. Het is een ruwe workaround, maar een eenvoudige.
Finitief, als je een team van een en je bent gewoon gebruik maken van uw webhost e-mail mogelijkheden om berichten te ontvangen voor uw bedrijf, kunt u overwegen om contact met hen om ervoor te zorgen dat u hebt ingeschakeld alle en alle spam bescherming voor uw domein. U kunt ook overwegen een dienst als Google’s G Suite voor uw domein op te zetten. Het kost u $ 5 per maand, maar Google’s ingebouwde spam-bestrijding mogelijkheden zijn vrij formidabel, en je zult nog steeds in staat zijn om Outlook te gebruiken om uw e-mails te bekijken als je wilt.