Het standaardiseren van het bestelproces binnen een organisatie vereist documentatie. Door een inkoopsysteem in te voeren, kunnen de kosten worden beheerst en kan een papieren spoor worden gecreëerd dat gemakkelijker kan worden gecontroleerd. Het verkrijgen van een inkooporder en een inkoopaanvraag zijn beide belangrijke processen bij het verwerven van artikelen die een bedrijf nodig heeft om te overleven. Elk inkoopbeleid en elke inkoopprocedure is anders, dus het is belangrijk om eerst deze twee systemen te begrijpen en te weten hoe ze uw activiteiten kunnen stroomlijnen.
Inkoopaanvraag & Verschillen tussen inkooporders
Een inkoopaanvraag is een intern document waarin een afdeling een andere afdeling om toestemming vraagt om goederen of diensten in te kopen. Een inkooporder wordt gemaakt na de aanvraag en is een document dat wordt gebruikt om die goederen of diensten daadwerkelijk te kopen van een externe leverancier.
Inkoopaanvragen zijn meer interdepartementale formulieren die grotere organisaties in staat stellen om hun boekhouding en financiën beter te beheren. Hoe groter het bedrijf, hoe groter de behoefte aan een inkoopproces. U kunt de stroom eenvoudigweg niet volgen zonder deze op papier te zetten.
Wat is een inkoopaanvraag?
Een inkoopaanvraag, ook wel inkoopaanvraagformulier genoemd, is een document dat wordt gebruikt om een inkooporder aan te vragen. Het is de eerste stap in het inkoopproces voor een bedrijf om leveringen, diensten en aankopen binnen de inkoopafdeling te verkrijgen.
De inkoopaanvraagformulieren zijn documenten die door de inkoper worden ontwikkeld en bij de financiële afdeling worden ingediend. Het is een middel om toestemming te krijgen om het inkoopproces met een externe leverancier te starten. Je wacht op de “duimen omhoog” om goederen of diensten te kopen die nodig zijn om een klus te klaren.
Je kunt niet gek doen met bedrijfsgeld. Je hebt een goedkeuringsproces nodig voor validatiedoeleinden. Dit dient als de eerste stap in het creëren van een efficiënt controlespoor met transparante administratie. Het laat de belastingdienst zien dat u er belang aan hecht om de bedrijfsfinanciën in de gaten te houden.
De inkoopafdeling zal alleen kijken naar een inkoopaanvraagformulier boven een bepaald dollarbedrag. Elk bedrijf verschilt, maar het gemiddelde bedrag is $5000 en meer. Elke aanvraag vereist bepaalde informatie. Dit kan variëren per industrie en behoefte, maar een aanvraag vereist meestal gegevens zoals:
- Naam van de aanvragende afdeling
- Locatie en postadres van de koper
- Exacte hoeveelheid artikelen
- Beschrijving van artikelen
- Legale naam van de externe leverancier
- Verwachte prijs van de aankoop
- Verwachte leverdatum
Hoe meer informatie de boekhoudafdeling heeft, hoe gemakkelijker het inkoopproces verloopt. Een goed voorbeeld van een inkoopaanvraag is wanneer een werknemer apparatuur of doorlopende diensten voor zijn werk nodig heeft.
Waarom u een inkoopaanvraag nodig hebt
Wanneer een voorgestelde aankoop een bepaald bedrag overschrijdt, wilt u dat voor belastingdoeleinden documenteren. Elke organisatie moet dingen kopen, maar zonder een papieren spoor neemt de kans op fraude enorm toe. Een bedrijf moet op de een of andere manier controle houden over zijn portemonnee. Om dit te voorkomen, speelt een inkoopafdeling een belangrijke rol in de toeleveringsketen. Zij zijn een tweede paar ogen op het geld dat uitgaat. Dit is een essentiële strategie voor kleine bedrijven waar elke cent telt.
Wat is een inkooporder?
Dit is de volgende stap in een inkoopsysteem. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, krijgt deze een inkoopordernummer en wordt deze naar de leverancier gestuurd. Dit externe document vormt het begin van de verkooptransactie en is een bindend contract voor alle betrokken partijen. Het inkoopordersysteem is ontworpen voor een georganiseerde administratie. Het inkoopordernummer dat wordt toegekend komt over het algemeen overeen met het nummer van de aanvraag, en zij worden samen gearchiveerd. Net als een inkooporder vereist een PO bepaalde informatie, zoals:
- Naam van het inkoopkantoor
- Aan te schaffen artikelen
- Betalingsvoorwaarden
- Invoedingsinstructies
- Verzending naar adres
- Inkoopordernummer
Inkooporders fungeren als sleuteldocumenten in het gehele boekhoudsysteem en bespoedigen het bijhouden van de administratie. Ze helpen bedrijven zich goed voor te bereiden op audits. U wilt niet op het laatste moment nog een bonnetje van 10 maanden geleden moeten zoeken. Efficiënte processen besparen een bedrijf geld.
Aankooporders kunnen ook worden aangevraagd voor interne transacties. Dit gebeurt wanneer een afdeling van een bedrijf goederen of diensten van een andere afdeling wil kopen. In dit geval is een interdepartementale inkooporder nodig om de uitwisseling van goederen en diensten te volgen. Dit kan met name nuttig zijn voor grotere bedrijven die afdelingen hebben met afzonderlijke operationele budgetten.
Waarom u een inkooporder nodig hebt
Een bedrijf moet nooit genoegen nemen met een mondelinge toezegging. Er is een groot juridisch risico aan verbonden. Inkooporders zetten dingen op papier. Bij nieuwe bestellingen helpen ze dubbele bestellingen te vermijden. Dit is vooral belangrijk wanneer uw bedrijf groter wordt. Het zal moeilijker zijn om aankopen te volgen zonder een toegewezen nummer zoals een PO.
Bij bepaalde financiële controles moet u ook inkooporders inleveren. Dit dient als bewijs dat een manager een inkoopbeslissing heeft goedgekeurd. Het is sneller en efficiënter dan het doorspitten van een la met bonnetjes. Het voorkomt ook dat u middelen kwijtraakt of de boekhouding ingewikkelder maakt.
Inkooporders kunnen een bedrijf helpen verrassende prijsverhogingen te voorkomen. Als een leverancier zijn kosten wijzigt tussen de datum van bestelling en de datum van levering of factuur, zal een PO de oorspronkelijke prijs verduidelijken. De leverancier moet zich aan het contract houden, aangezien een PO een wettelijk document is. Dit maakt een einde aan elke mogelijkheid van miscommunicatie of verduistering van middelen.
Het PO-proces houdt ook uw orders en facturen in de hand. Het maakt het gemakkelijk om te identificeren welke producten op elk moment binnenkomen en helpt bij het voorraadbeheer. Als u herhalingsorders hebt, helpt het om de facturering te sorteren.
De toekomst van inkoop
Al deze uitwisselingen en documenten lijken druk werk. Zeker gezien de mogelijkheden van moderne e-procurement technologie. Inkoopordersoftware kan het hele proces automatiseren en overzien. Dit betekent niet meer wachten op een handtekening op iemands bureau. Wanneer het inkoopproces gedigitaliseerd is, worden er geen balletjes meer opgeworpen. Toestemmingen kunnen bijna onmiddellijk worden gegeven en middelen versneld. Mensen kunnen zich meer richten op het aansturen van de business en minder op onbelangrijke taken.
Een elektronisch inkoopsysteem integreert gemakkelijk met andere financiële platforms. Een bedrijf dat gebruik maakt van geavanceerde digitale processen in plaats van te vertrouwen op excel of e-mail kan genieten van een aanzienlijke verlaging van de kosten, een grotere controle over de uitgaven, en een gestroomlijnd inkoopproces. Automatisering is de toekomst van inkoop.