Note! De inhoud van dit bericht dient als een algemene suggestie en overzicht en is mogelijk niet van toepassing op uw specifieke vereisten.
Het kan moeilijk zijn om door de niveaus en functionaliteiten van Office 365 te navigeren, maar elke organisatie die content naar Office 365 wil migreren, moet de tijd nemen om alle tools te begrijpen die het platform biedt.
Inzicht in de verschillende niveaus en tools van samenwerking in Office 365 is essentieel om het meeste uit uw gegevens te halen, uw gebruikers mondiger te maken en een opslag- en uitwisselingssysteem in de cloud te bouwen dat het absolute meeste voor uw organisatie doet. Ze zeggen dat weten het halve werk is, en Cloud FastPath is er om u te helpen!
Een van de meest voorkomende redenen waarom organisaties aarzelen over bestandsservers, en gedeelde schijven in het bijzonder, is hoe moeilijk het is om te bepalen waar inhoud het beste thuishoort. Velen in de IT hebben de benadering van “home drives gaan naar OneDrive for Business” en “ik zal gewoon mijn gedeelde schijven naar SharePoint Online-sites verplaatsen”. Hoewel dat de juiste benadering kan zijn om inhoud tussen deze twee systemen te scheiden, wilt u misschien verdere vragen stellen over de “gedeelde” inhoud, omdat SharePoint Online een aantal verschillende dingen kan betekenen en doen.
Wat is een Office 365-groep? Wat is een SharePoint Online-site of -siteverzameling? Hoe verschillen beide van Teams?
En zo – zonder verder oponthoud – hier is een korte gids voor gedeelde contentarchitectuur en organisatiestructuren in Office 365!
SharePoint Sites zijn waarschijnlijk de meest veelzijdige optie, vooral voor het samenwerken aan grote hoeveelheden bestanden of mappen. Een SharePoint-teamsite fungeert als een hub waar veel teamleden toegang hebben tot inhoud, inhoud kunnen organiseren of aan inhoud kunnen samenwerken. Communicatie binnen SharePoint Teamsites gebeurt met commentaar op documenten in realtime, samen met alle andere teamleden.
Het grote voordeel van teamsites is dat ze eigendom zijn van IT of het hoofd van een afdeling of werkgroep. Dat betekent dat machtigingen kunnen worden ingesteld door IT of afdelingshoofden en dat IT granulaire controle heeft over delen voor specifieke sites, configuraties voor specifieke sites, evenals de mogelijkheid om specifieke machtigingen in te stellen voor bepaalde sites, mappen of inhoud.
Het equivalent van een site of siteverzameling op een on-premises bestandsserver zou een afdelingsshare zijn. Dat betekent niet dat een volledige “HR”-directory in een enkele site moet worden geplaatst. Of een afdelingsshare een eigen site krijgt of wordt opgesplitst in vele subsites hangt af van de hoeveelheid complexe rechten, de totale hoeveelheid inhoud, de groepsorganisatie binnen de share, en vereisten voor extern delen. Bijvoorbeeld, een groep binnen een HR afdeling, zoals de recruiters, kan vereisen dat ze uitgebreid delen met mensen buiten het bedrijf. In dat geval kan het het beste zijn om dat team een eigen site te geven met meer ontspannen extern delen, maar nog steeds onder controle van IT en de HR-afdeling als geheel.
Groepssites
In Office 365 zijn groepssites een aanvulling op een traditionele e-mail/Outlook-groep. Group Sites zijn veilig, maar enigszins beperkt in functionaliteit, en maken een solide en veilige samenwerking van bestanden tussen groepen mogelijk, waarvan het lidmaatschap en de machtigingen gemakkelijk per geval kunnen worden aangepast en beheerd.
Group Sites worden standaard gemaakt wanneer een Office 365-groep wordt gemaakt, dus het is belangrijk om beleid op te stellen voor wie Office 365-groepen kan maken. Groepssites mogen doorgaans geen zeer vertrouwelijk of gevoelig materiaal huisvesten, omdat IT- en beveiligingsteams iets minder inzicht en controle hebben over de inhoud daarin.
Waar Groepssites wel slagen, is in de mogelijkheid van teamleden binnen een groep of afdeling om geleidelijk de toegang te regelen tot een bestand of document dat ze misschien uiteindelijk moeten verspreiden naar andere afdelingen of teams. Deze groepen zijn vloeiend en flexibel, terwijl Outlook groepen vaak meer permanent zijn en bepaalde permissies met zich meebrengen. Group Sites en de toegang daartoe kunnen zich daarentegen aanpassen aan de behoeften van de bestanden die erin zijn opgenomen.
Team Sites
Team Sites bieden gebruikers en organisaties een manier om snel en efficiënt te communiceren en samen te werken, ongeveer zoals ze een toepassing als Slack zouden gebruiken. Team Sites bieden teamleden een manier om gemakkelijk bestanden, mappen en andere essentiële zaken te delen, en dienen als een eenvoudige en effectieve methode voor communicatie als het gaat om het werken aan specifieke projecten waarbij meerdere mensen betrokken zijn.
Als een chat-gebaseerde werkruimte, zorgen Microsofts Team Sites ervoor dat teamleden zich nooit zorgen hoeven te maken over het missen van een cruciaal gesprek. Chats kunnen privé zijn of rond groepen worden opgebouwd, zodat elke individuele gebruiker de mogelijkheid heeft om gesprekken zodanig te rijgen dat geen enkel teamlid een belangrijke update mist en er geen gevoelige informatie wordt gedeeld met degenen die er geen toegang toe mogen hebben.
Elk team krijgt naast zijn eigen SharePoint-site een eigen inhoud. De inhoud die hier het beste thuishoort, moet uiterst relevant zijn voor het project of het team waarvoor de teamsite bestemd is. Bovendien is veel van de inhoud nieuw en wordt deze vaak bijgewerkt, dus filteren op metadata zoals de datum van laatste wijziging bij het verplaatsen van inhoud naar teamsites is een goede aanpak. Soms is het het beste om eindgebruikers zelf content te laten migreren naar Teamsites.
Teams, Groups, en Site Collections Move Content Down a Funnel
De voordelen van elk van deze tools zijn niet alleen hun unieke sterke punten en functionaliteiten, maar ook hoe ze samenwerken om een organisatie te helpen hun samenwerkingsmogelijkheden te ondersteunen. Zoals alles wat dynamisch is, doorlopen bestanden, gegevens, documenten en projecten een metaforische levenscyclus, en de relatie tussen Teams, groepssites en SharePoint-sites zorgt ervoor dat die cyclus succesvol verloopt. Neem bijvoorbeeld een marketingteam dat de opdracht heeft een intern communicatiedocument te maken (dit voorbeeld werkt overigens voor vrijwel elke afdeling in een organisatie).
In eerste instantie zullen ze willen brainstormen over wat ze willen zeggen, hoe ze het document willen inkaderen, hoe het moet worden opgezet op een fundamenteel structureel niveau. Ze kunnen dit doen via Teams: een veilig en instant chat-mechanisme.
Als het document eenmaal is opgesteld, kunnen de makers met Group Sites een formeel goedkeuringsproces starten en beheren wie het document mag zien, en het veilig verzenden, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de machtigingen worden versterkt en de ontvangers het bestand of document op de juiste manier beheren. Deze ontvangers kunnen het document vervolgens bewerken en die bewerkingen snel en veilig delen met marketingteamleden en managers.
Als dit allemaal is gebeurd, kan het document veilig worden opgeslagen voor langdurige referentie en delen in een SharePoint-site. Het is veelzijdig en veilig, en biedt een afdeling een afgesloten, specifieke ruimte om hun werk met een groter publiek te delen.
Data is dynamisch en evolueert voortdurend; bestanden en projecten zijn dynamisch en evolueren voortdurend. Deze items gaan door meerdere stadia en het hebben van meerdere sites en tools die zijn afgestemd op deze stadia is zinvol. Het is in het voordeel van de individuele gebruikers; het is in het voordeel van de teams waarvan zij deel uitmaken; het is in het voordeel van de organisaties waarvan zij deel uitmaken. Deze verschillende functionaliteiten dienen verschillende behoeften, en Office 365 begrijpt hoe deze behoeften samenwerken. Daarom is Office 365 een van de meest flexibele en krachtige platforms voor cloudsamenwerking die beschikbaar zijn.
Migratie naar Office 365 van Microsoft kan de manier waarop uw gebruikers met hun inhoud omgaan drastisch verbeteren. Wanneer u de overstap maakt naar Office 365 door grote hoeveelheden gedeelde inhoud naar het platform te verplaatsen, moet elke laag van SharePoint-functionaliteit worden overwogen in de migratiestrategie en het migratieplan.
Wanneer het gaat om migratie en cloudsamenwerking, is het oude adagium waar: kennis is macht. Met een goed begrip van de verschillende functionaliteitsniveaus van Office 365 kan uw organisatie het platform gebruiken om elk facet van uw samenwerking te ontwikkelen.