Nota! Conținutul din această postare servește drept sugestie generală și prezentare generală și este posibil să nu se aplice pentru cerințele dvs. specifice.
Poate fi dificil să navigați printre nivelurile și funcționalitățile Office 365, dar orice organizație care dorește să migreze conținutul în Office 365 ar trebui să își ia timp pentru a înțelege toate instrumentele pe care le oferă platforma.
Înțelegerea diferitelor niveluri și instrumente de colaborare în Office 365 este esențială pentru a profita la maximum de datele dvs., pentru a le da putere utilizatorilor dvs. și pentru a construi un sistem de stocare și partajare în cloud care face absolut tot ce este mai bun pentru organizația dvs. Se spune că a ști este jumătate din bătălie, iar Cloud FastPath este aici pentru a vă ajuta!
Unul dintre cele mai frecvente motive pentru care organizațiile ezită serverele de fișiere și, în special, unitățile partajate este dificultatea de a determina care este locul cel mai potrivit pentru conținut. Mulți din IT au o abordare de genul „unitățile de acasă merg în OneDrive for Business” și „voi muta unitățile partajate în site-urile SharePoint Online”. Deși aceasta poate fi abordarea corectă pentru a separa conținutul între aceste două sisteme, este posibil să doriți să puneți întrebări suplimentare în jurul conținutului „partajat”, deoarece SharePoint Online poate însemna și face o serie de lucruri diferite.
Ce este un grup Office 365? Ce este un site SharePoint Online sau o colecție de site-uri? Prin ce se deosebesc oricare dintre ele de Teams?
Și astfel – fără alte comentarii – iată un ghid rapid al arhitecturii conținutului partajat și al structurilor organizaționale în Office 365!
Site-urile SharePoint sunt probabil cea mai versatilă opțiune, în special pentru colaborarea pe cantități mari de fișiere sau directoare. Un SharePoint Team Site funcționează ca un hub în care mai mulți membri ai echipei pot accesa conținut, organiza conținut sau colabora asupra conținutului. Comunicarea în cadrul SharePoint Team Sites se face cu comentarii pe documente în timp real, alături de toți ceilalți membri ai echipei.
Beneficiul major al site-urilor de echipă este că acestea sunt deținute de IT sau de șeful unui departament sau al unui grup de lucru. Aceasta înseamnă că permisiunile pot fi stabilite de IT sau de șefii de departament și că IT are control granular asupra partajării pentru anumite site-uri, asupra configurațiilor pentru anumite site-uri, precum și asupra capacității de a stabili permisiuni specifice pentru anumite site-uri, directoare sau conținut.
Echivalentul unui site sau al unei colecții de site-uri pe un server de fișiere local ar fi un share departamental. Aceasta nu înseamnă că un întreg director „HR” ar trebui să fie plasat într-un singur site. Dacă un share departamental primește propriul site sau este împărțit în mai multe subsite-uri depinde de numărul de permisiuni complexe, de cantitatea totală de conținut, de organizarea grupurilor din cadrul share-ului și de cerințele pentru partajarea externă. De exemplu, un grup din cadrul unui departament de resurse umane, cum ar fi recrutorii, poate solicita ca aceștia să partajeze pe scară largă cu persoane din afara companiei. În acest caz, ar putea fi cel mai bine să oferiți acelei echipe propriul site cu partajare externă mai relaxată, dar tot sub controlul departamentului IT și al departamentului de resurse umane în ansamblul său.
Group Sites
În Office 365, Group Sites completează un grup tradițional de e-mail/Outlook. Sigure, dar ușor limitate în funcționalitate, Group Sites permit o colaborare solidă și sigură a fișierelor între grupuri, a căror apartenență și permisiuni pot fi ușor ajustate și gestionate de la caz la caz.
Group Sites sunt create în mod implicit ori de câte ori este creat un grup Office 365, astfel încât este important să se stabilească politici pentru cine poate crea grupuri Office 365. De obicei, Group Sites nu ar trebui să găzduiască materiale foarte confidențiale sau sensibile, deoarece echipele IT și de securitate au o perspectivă și un control ceva mai redus asupra conținutului din acestea.
Unul în care Group Sites reușește, este capacitatea membrilor unui grup sau departament de a reglementa treptat accesul la un fișier sau document pe care ar putea avea nevoie, în cele din urmă, să îl distribuie altor departamente sau echipe. Aceste grupuri sunt fluide și flexibile, în timp ce grupurile Outlook sunt adesea mai permanente și poartă cu ele anumite permisiuni. În schimb, Group Sites și accesul la acestea pot evolua în funcție de necesitățile fișierelor pe care le conțin.
Team Sites
Team Sites oferă utilizatorilor și organizațiilor o modalitate de a comunica și colabora rapid și eficient, în același mod în care ar putea utiliza o aplicație precum Slack. Oferind membrilor echipei o modalitate de a partaja cu ușurință fișiere, dosare și alte elemente esențiale asupra cărora doresc să colaboreze, Team Sites servesc ca o metodă simplă și eficientă de comunicare atunci când vine vorba de lucrul la proiecte specifice care implică mai multe persoane.
Ca spațiu de lucru bazat pe chat, Team Sites de la Microsoft se asigură că membrii echipei nu trebuie să se îngrijoreze niciodată că pierd o conversație crucială. Conversațiile pot fi private sau construite în jurul unor grupuri, asigurându-se că fiecare utilizator individual are posibilitatea de a filma conversațiile în așa fel încât să garanteze că niciun membru al echipei nu ratează o actualizare importantă și că nicio informație sensibilă nu este împărtășită cu cei care nu ar trebui să o acceseze.
Care echipă este dotată alături de propriul său site SharePoint. Conținutul care se potrivește cel mai bine aici trebuie să fie extrem de relevant pentru proiectul sau echipa pentru care este site-ul echipei. În plus, o mare parte din conținut este nou și actualizat frecvent, astfel încât filtrarea pe metadate, cum ar fi data ultimei modificări, atunci când se mută conținutul în site-urile de echipă este o abordare bună. Uneori, cel mai bine ar fi ca utilizatorii finali să migreze conținutul ales de ei în site-urile de echipă.
Echipele, grupurile și colecțiile de site-uri mută conținutul în josul unei pâlnii
Beneficiile fiecăruia dintre aceste instrumente nu constau doar în punctele forte și funcționalitățile lor unice, ci și în modul în care acestea lucrează împreună pentru a ajuta o organizație să își susțină capacitățile de colaborare. Ca orice lucru dinamic, fișierele, datele, documentele și proiectele trec printr-un ciclu de viață metaforic, iar relația dintre Teams, Group Sites și SharePoint Sites funcționează pentru a asigura succesul acestui ciclu. Să luăm, de exemplu, o echipă de marketing însărcinată cu crearea unui document de comunicare internă (acestea fiind spuse, acest exemplu funcționează pentru aproape orice departament dintr-o organizație).
La început, vor dori să facă un brainstorming despre ce vor să spună, cum vor să încadreze documentul, cum ar trebui să fie prezentat la un nivel structural fundamental. Ei pot face acest lucru prin intermediul Teams: un mecanism de chat securizat și instantaneu.
După ce documentul este redactat, Group Sites le permite creatorilor să înceapă un proces formal de aprobare și să gestioneze cine poate vedea documentul și să îl trimită în siguranță, asigurându-se că permisiunile sunt consolidate, iar destinatarii gestionează fișierul sau documentul în mod corespunzător. Acești destinatari pot apoi să editeze documentul și să partajeze aceste modificări între membrii echipei de marketing și manageri în mod rapid și sigur.
După ce toate acestea sunt realizate, documentul poate fi stocat în siguranță pentru referință și partajare pe termen lung într-un site SharePoint. Este versatil și sigur și permite unui departament un spațiu închis și specific pentru a-și împărtăși munca cu un public mai larg.
Datele sunt dinamice și în continuă evoluție; fișierele și proiectele sunt dinamice și în continuă evoluție. Aceste elemente trec prin mai multe etape și este logic să existe mai multe site-uri și instrumente care să se muleze pe aceste etape. Este în beneficiul utilizatorilor în mod individual; este în beneficiul echipelor din care fac parte; este în beneficiul organizațiilor din care fac parte. Aceste funcționalități diferite răspund unor nevoi diferite, iar Office 365 înțelege modul în care aceste nevoi funcționează împreună. Acesta este motivul pentru care Office 365 este una dintre cele mai flexibile și mai puternice platforme de colaborare în cloud disponibile.
Migrarea la Office 365 de la Microsoft poate îmbunătăți drastic modul în care utilizatorii dvs. interacționează cu conținutul lor. Atunci când se face tranziția la Office 365 prin mutarea unor cantități mari de conținut partajat în platformă, fiecare nivel de funcționalitate SharePoint trebuie luat în considerare în strategia și planul de migrare.
Când vine vorba de migrare și colaborare în cloud, vechiul adagiu este adevărat: cunoașterea este putere. Iar împuternicită cu o înțelegere fermă a multiplelor niveluri de funcționalitate din Office 365, organizația dvs. poate folosi platforma pentru a evolua fiecare fațetă a modului în care colaborați.