A. Scop
(1) Această politică se aplică retroactiv la cererile depuse la 1 ianuarie 2008 sau după această dată. Universitatea din Oregon (Universitatea) se angajează să protejeze securitatea, siguranța și sănătatea cadrelor didactice, a personalului, a studenților și a altor persoane, precum și să protejeze bunurile și resursele universității. Pentru a îndeplini aceste obiective, Consiliul de administrație (Board of Trustees) (Consiliul) deleagă președintelui care alege să efectueze verificări ale cazierului judiciar responsabilitatea de a adopta norme care să reglementeze efectuarea verificărilor cazierului judiciar.
(2) Orice politică adoptată în temeiul subsecțiunii (1) trebuie să fie în concordanță cu Politica 580.023, cu legile aplicabile ale statului Oregon și cu legislația federală.
B. Definiții
(1) „Verificarea cazierului judiciar” înseamnă o verificare a cazierului judiciar bazată pe amprentele digitale.
(2) „Condamnare” înseamnă că o instanță de judecată a pronunțat o hotărâre definitivă cu privire la un verdict sau o constatare a vinovăției, o pledoarie de vinovăție, o pledoarie de nolo contendere (fără concurs) sau orice determinare a vinovăției.
(3) „Verificare a cazierului judiciar bazată pe amprentele digitale” înseamnă o verificare a cazierului judiciar care utilizează amprentele digitale ale unei persoane vizate. Verificarea cazierului judiciar pe bază de amprente poate fi solicitată numai de la poliția de stat din Oregon în scopuri care nu țin de justiția penală. În cazul în care este necesară o verificare a cazierului judiciar la nivel național al unei persoane vizate, universitatea poate solicita ca poliția de stat din Oregon să efectueze verificarea, inclusiv identificarea amprentelor digitale, prin intermediul Biroului Federal de Investigații.
(4) „Universitatea” înseamnă Universitatea din Oregon.
(5) „Persoană vizată” înseamnă o persoană căreia universitatea îi poate solicita verificarea cazierului judiciar ca o condiție pentru a furniza servicii în calitate de contractant, angajat sau voluntar. Persoanele vizate includ persoanele care prestează în prezent servicii în calitate de contractant, angajat sau voluntar sau persoanele care doresc să fie numite în calitate de angajat, voluntar sau angajate în calitate de contractant pentru un post care este desemnat ca fiind un post critic sau sensibil din punct de vedere al securității. Categoriile de poziții critice sau sensibile din punct de vedere al securității pentru care universitatea poate efectua verificări ale cazierului judiciar le includ pe cele în care persoana:
(a) Are acces direct la persoane cu vârsta sub 18 ani sau la căminele studențești, deoarece îndatoririle de serviciu ale persoanei necesită ca aceasta să fie prezentă în cămin;
(b) Furnizează servicii de tehnologie a informației și are control asupra sistemelor de tehnologie a informației sau acces la acestea, ceea ce ar permite persoanei să dăuneze sistemelor de tehnologie a informației sau informațiilor conținute în aceste sisteme;
(c) Are acces la informații a căror divulgare este interzisă de legile, normele sau reglementările de stat sau federale sau la informații care sunt definite ca fiind confidențiale în conformitate cu legile, normele sau reglementările de stat sau federale;
(d) Are acces la proprietăți în care se află substanțe chimice, materiale periculoase și alte articole controlate de legile sau regulamentele de stat sau federale;
(e) Are acces la laboratoare, instalații nucleare sau uzine de utilități la care accesul este restricționat pentru a proteja sănătatea sau siguranța publicului;
(f) Are responsabilități fiscale, de ajutor financiar, de salarizare sau de achiziții ca una dintre responsabilitățile principale ale persoanei; sau
(g) Are acces la informații personale despre angajați sau membri ai publicului, inclusiv numere de securitate socială, date de naștere, numere de permis de conducere, informații medicale, informații financiare personale sau informații privind antecedente penale.
C. Procesul de verificare a cazierului judiciar
(1) Universitatea poate solicita persoanei vizate să completeze un formular de solicitare a cazierului judiciar și să furnizeze orice informații suplimentare necesare pentru a finaliza verificarea cazierului judiciar într-o perioadă de timp rezonabilă.
(2) Universitatea poate efectua sau poate solicita Poliției de Stat din Oregon să efectueze o verificare a cazierului judiciar, atunci când:
(a) o persoană corespunde definiției de „persoană vizată”; sau
(b) este cerută de o lege sau de un regulament federal, de o lege sau de o normă administrativă de stat sau de un contract sau de un acord scris.
(3) O determinare a aptitudinii pe baza unei verificări a cazierului judiciar pentru posturile critice sau sensibile din punct de vedere al securității este considerată o calificare minimă a postului respectiv. Faptul că o persoană vizată poate fi aprobată ca fiind aptă pe baza unei verificări a cazierului judiciar nu garantează persoanei respective un post de angajat, contractant sau furnizor.
D. Notificarea candidaților cu privire la verificarea cazierului judiciar
Formularele de cerere și solicitările de servicii contractuale trebuie să notifice orice potențial angajat, contractant sau voluntar dacă postul necesită o verificare a cazierului judiciar, astfel cum este definit în prezenta secțiune.
E. Confidențialitatea verificărilor cazierului judiciar
Toate informațiile obținute în cadrul verificării cazierului judiciar sunt confidențiale. Universitatea trebuie să restricționeze difuzarea informațiilor obținute în cadrul verificării cazierului judiciar. Numai acele persoane, identificate de universitate, care au o nevoie demonstrată și legitimă de a cunoaște informațiile, pot avea acces la dosarele de verificare a cazierului judiciar.
F. Refuzul de a consimți la verificarea cazierului judiciar și determinarea incompletă a aptitudinii
(1) Universitatea va închide o determinare a aptitudinii ca fiind incompletă atunci când:
(a) Circumstanțele se schimbă astfel încât o persoană nu mai corespunde definiției de „persoană vizată”;
(c) Universitatea nu poate localiza sau contacta persoana vizată;
(d) Universitatea stabilește că persoana vizată nu este eligibilă sau nu este calificată pentru postul de angajat, contractant sau voluntar dintr-un motiv care nu are legătură cu procesul de determinare a aptitudinii; sau
(e) Postul nu mai este deschis.
(2) O persoană vizată nu are dreptul la o audiere în temeiul secțiunii I pentru a contesta închiderea unei determinări incomplete a aptitudinii.
(3) În cazul în care o persoană vizată refuză să își dea consimțământul pentru verificarea cazierului judiciar, universitatea refuză angajarea persoanei în cauză, sau refuză orice poziție aplicabilă, sau refuză orice solicitare de a furniza servicii de voluntariat, sau refuză autoritatea de a furniza servicii contractate. O persoană vizată nu poate face apel la nicio hotărâre luată pe baza refuzului de a-și da consimțământul.
G. Aptitudinea de a ocupa un post pe baza verificării cazierului judiciar
(1) Universitatea trebuie să utilizeze aceste politici și orice reguli adoptate la nivel instituțional pentru a determina dacă persoana vizată este aptă să ocupe un post, să presteze un serviciu sau să fie angajată pe baza verificării cazierului judiciar obținut, inclusiv orice informații suplimentare furnizate în conformitate cu OAR 580-023-0215(1), și pe baza oricărei declarații false făcute cu privire la antecedentele penale ale persoanei vizate. La determinarea aptitudinii, Universitatea trebuie să ia în considerare :
(a) Natura infracțiunii;
(b) Faptele care susțin condamnarea sau inculparea în curs de urmărire penală din care rezultă că a făcut o declarație falsă;
(c) Relevanța, dacă este cazul, a infracțiunii sau a declarației false pentru cerințele specifice ale postului, serviciilor sau angajării propuse pentru persoana în cauză; și
(d) Circumstanțele intervenite relevante pentru responsabilitățile și circumstanțele postului, serviciilor sau angajării. Circumstanțele intervenite includ, dar nu se limitează la:
(A) trecerea timpului de la săvârșirea infracțiunii;
(B) vârsta persoanei în cauză la momentul săvârșirii infracțiunii;
(C) probabilitatea de repetare a infracțiunilor sau de săvârșire a unei alte infracțiuni;
(D) Săvârșirea ulterioară a unei alte infracțiuni relevante;
(E) Dacă condamnarea a fost anulată și efectul juridic al anulării condamnării; și
(F) O recomandare a unui angajator.
(2) Infracțiuni relevante pentru determinarea aptitudinii
(a) Toate infracțiunile grave;
(b) Toate infracțiunile minore de clasa A;
(c) Orice infracțiune militară a Statelor Unite sau orice infracțiune internațională;
(d) Orice infracțiune de tentativă, solicitare sau conspirație în vederea săvârșirii unei infracțiuni enumerate în prezenta subsecțiune (2) în conformitate cu ORS 161.405, 161.435 sau 161.450; și
(e) Orice infracțiune bazată pe răspunderea penală pentru comportamentul altei persoane în conformitate cu ORS 161.155, atunci când infracțiunea subiacentă este enumerată în prezenta subsecțiune (2).
(3) Evaluare bazată pe legile din Oregon și alte legi. O persoană desemnată autorizată evaluează o infracțiune pe baza legilor din Oregon și, dacă este cazul, a legilor federale sau a legilor din orice altă jurisdicție în care o verificare a cazierului judiciar indică faptul că o persoană vizată ar fi putut săvârși o infracțiune, așa cum aceste legi sunt în vigoare la momentul determinării aptitudinii.
H. Notificarea privind determinarea nefavorabilă a aptitudinii pe baza verificării cazierului judiciar
Universitatea informează persoana în cauză care a fost determinată ca nefiind aptă pe baza unei verificări a cazierului judiciar, prin poștă certificată la cea mai recentă adresă furnizată de persoana în cauză, cu privire la această descalificare.
I. Contestarea unei determinări a aptitudinii
În cazul în care o persoană fizică vizată dorește să conteste o determinare nefavorabilă a aptitudinii, persoana fizică vizată poate contesta determinarea prin solicitarea unei audieri.
(1) Persoana fizică vizată poate contesta o determinare finală a aptitudinii făcută pe baza unei verificări a cazierului judiciar prin depunerea unei cereri scrise de audiere la adresa specificată în notificarea furnizată în conformitate cu OAR 580-023-0260 în termen de paisprezece (14) zile calendaristice de la data din notificare. Universitatea poate prelungi termenul de apel în cazul în care stabilește că întârzierea a fost cauzată de factori care nu pot fi controlați în mod rezonabil de către persoana în cauză.
(2) Contestarea informațiilor privind infractorii. O persoană vizată nu poate utiliza procesul de audiere stabilit prin prezenta politică pentru a contesta acuratețea, caracterul complet sau legalitatea informațiilor furnizate de Poliția de Stat din Oregon, de Biroul Federal de Investigații sau de agențiile care raportează informații către Poliția de Stat din Oregon sau Biroul Federal de Investigații.
(3) Universitatea este îndreptățită să se bazeze pe informațiile privind infractorii penale furnizate de poliția de stat din Oregon, de Biroul Federal de Investigații sau de alte entități până când universitatea este notificată că informațiile au fost modificate sau corectate.
(4) Orice audiere în temeiul prezentei politici nu este deschisă publicului.
(5) Cale de atac. Singurul remediu care poate fi acordat în cadrul acestui proces de audiere este o hotărâre prin care se stabilește că persoana în cauză este aptă. În nicio circumstanță, universitatea nu va fi obligată să plaseze o persoană vizată în vreun post și nici nu va fi obligată să accepte servicii sau să încheie un acord contractual cu o persoană vizată.
(6) Procesul de audiere. La primirea unei notificări valabile în conformitate cu subsecțiunea (1) din această secțiune a politicii, președintele universității selectează un ofițer de audiere adecvat. Rolul consilierului-auditor se limitează la conducerea audierii și la elaborarea unei propuneri de ordin pentru președinte sau pentru persoana desemnată de acesta.
(a) Conferințele premergătoare audierii. Înainte de audiere, consilierul-auditor poate, la discreția sa, să organizeze una sau mai multe conferințe premergătoare audierii pentru a facilita desfășurarea și soluționarea cazului. Consilierul-auditor poate convoca conferința din proprie inițiativă sau la cererea unei părți.
(b) Scopurile unei conferințe premergătoare audierii pot include, dar nu se limitează la următoarele:
(A) Facilitarea descoperirii și soluționarea dezacordurilor cu privire la descoperire;
(B) Identificarea, simplificarea și clarificarea problemelor;
(C) Eliminarea problemelor irelevante;
(D) Obținerea unor stipulații de fapt;
(E) Pentru a furniza consilierului-auditor și părților, înainte de audiere, copii ale tuturor documentelor care se intenționează a fi prezentate ca probe în cadrul audierii și numele tuturor martorilor care se așteaptă să depună mărturie;
(F) Să autentifice documentele;
(G) Să decidă ordinea probelor și alte aspecte procedurale referitoare la desfășurarea audierii;
(H) Să discute soluționarea sau altă soluție sau soluționarea parțială a cazului.
(c) Desfășurarea audierii. Audierea se desfășoară, la discreția consilierului-auditor, astfel încât să includă următoarele:
(A) Declarația și dovezile universității în sprijinul acțiunii sale;
(B) Declarația și dovezile persoanei vizate, considerată inaptă, în sprijinul poziției sale;
(C) Orice probe de respingere; și
(D) Orice argumente finale.
(d) Consilierul-auditor are autoritatea de a interoga martorii și de a stabili termene rezonabile pentru prezentarea orală. Consilierul-auditor poate exclude elementele cumulative, repetitive sau lipsite de importanță.
(e) Probele de un tip pe care se bazează în mod obișnuit persoanele prudente în mod rezonabil în desfășurarea afacerilor lor serioase sunt admisibile.
(f) Probele irelevante, lipsite de importanță sau nejustificat de repetitive sunt excluse, iar privilegiile acordate de legislația din Oregon sunt recunoscute de către consilierul-auditor.
(g) Consilierul-auditor întocmește o propunere de ordonanță pentru examinare de către președinte, care să includă următoarele:
(A) Constatări de fapt;
(B) Concluzii de drept;
(C) Ordonanță.
(h) În termen de douăzeci și una (21) de zile calendaristice de la primirea ordinului propus de consilierul-auditor, președintele trebuie:
(A) Să adopte ordinul propus ca ordin final pentru caz; sau
(B) Să modifice ordinul propus ca ordin final pentru caz.
(i) Ordinul final al președintelui este definitiv. Ordinul final este înmânat persoanei vizate în scris, prin poștă certificată.
(j) Fără a aduce atingere OAR 580-023-0265, universitatea poate adopta politici care să descrie procesul de audiere necesar pentru a contesta o determinare a aptitudinii.
(7) Contestarea unei determinări de aptitudine în conformitate cu secțiunea I(1) din prezenta secțiune a acestei politici sau contestarea informațiilor privind infractorii criminali la agenția care a furnizat informațiile nu va întârzia sau amâna procesul de angajare sau deciziile de angajare ale universității.
J. Taxe
Universitatea poate percepe o taxă pentru dobândirea de informații despre infractorii penali pentru a fi utilizate în determinarea aptitudinii. În orice caz particular, taxa nu trebuie să depășească taxa (taxele) percepută (percepute) de universitate de către poliția de stat din Oregon și de către Biroul Federal de Investigații pentru a obține informații despre infractorul penal cu privire la persoana în cauză.