Jag vill slå hål på en myt om arbetskostnaden för restauranger. Myten säger att det finns en procentsats för arbetskraftsmålet som varje restaurang bör använda, och de bör använda den varje dag, varje vecka, varje månad, varje år.
Det är inte bara fel, det är löjligt. Det som händer är att oberoende operatörer letar efter uppgifter som talar om för dem vad deras arbetskraftskostnad bör vara. Man läser bloggar, man läser National Restaurant Associations nyhetsbrev, man söker efter expertartiklar – man gör alla dessa saker och kommer sedan fram till en siffra. Vanligtvis ligger det runt 34 procent.
Varifrån kommer dessa siffror? När jag för länge sedan sökte efter dessa uppgifter som operatör stötte jag på en publikation från National Restaurant Association där det stod att den genomsnittliga restaurangen har en arbetskraftskostnad på 29,9 procent utan skatter, förmåner och försäkringar och cirka 34 procent med skatter, förmåner och försäkringar inräknade. Ägaren till den restaurang jag drev ville att alla chefer skulle sträva efter att uppnå denna 34-procentiga arbetskostnad. Varför? För att någon förening erbjöd det som ett genomsnitt? Är din restaurang genomsnittlig? Har ni samma typ av restaurang, samma typ av service, samma produktkvalitet, har ni serveringsassistenter, bussare och matlöpare? Vad ni erbjuder jämfört med restaurangen på andra sidan stan är mycket annorlunda. Så hur kan du använda ett nationellt genomsnitt för att driva din verksamhet? Det kan du inte. Du är inte genomsnittlig.
Så, hur hittar du din målarbetskostnad? Det viktigaste är att förstå primärkostnaden: total kostnad för sålda varor plus total arbetskraftskostnad inklusive skatter, förmåner och försäkringar. Gör mig en tjänst och läs det igen för att se till att du förstår formeln.
Här på TheRestaurantExpert.com säger vi att om du omsätter 850 000 dollar per år i bruttoförsäljning bör du sikta på en total primärkostnad på 55 procent eller lägre. Om du omsätter mindre än 850 000 dollar ökar den primära kostnaden till 60 procent.
Det spelar ingen roll hur du kommer fram till den 55-procentiga huvudkostnaden. Du kan köra en högre livsmedelskostnad och lägre arbetskostnad, eller högre arbetskostnad och lägre livsmedelskostnad. De kan till och med vara exakt likadana!
Den 28,89-procentiga arbetskostnaden är ett verkligt exempel på ett grillkoncept som jag har arbetat med. De erbjuder snabbservering och catering. När jag började arbeta med dem gjorde de ungefär 3 miljoner dollar i volym. En månad beräknade de att de skulle omsätta 165 000 dollar, en annan månad beräknade de 420 000 dollar och en tredje månad beräknade de att försäljningen skulle bli 224 000 dollar. Nu siktar vi på en arbetskostnad på 28,89 procent. Om jag använder det målet i april när min försäljning är låg är det omöjligt. Jag skulle ha en chef som varje dag får skrika åt mig: ”Varför är din arbetskraftskostnad så hög? Varför är din arbetskostnad så hög? Varför är den så hög?” För att det är en falsk siffra. Utan en budget är denna procentsats bara en siffra som man plockar upp ur luften. När försäljningen är låg ändras inte chefernas löner. Det betyder att när försäljningen är lägre minskar de pengar som finns tillgängliga för arbetskraft, vilket då också betyder att när cheferna tar pengarna från toppen går det som blir över till timanställda. I det här fallet finns det inte tillräckligt mycket kvar till de timanställda.
Oberoende restauranger brukar lösa detta med något som kallas minimibemanning. De anställer en föreståndare, en kock eller vilket minimum de tror att de kan komma undan med. Om din restaurang är så säsongsbetonad och dina siffror varierar så mycket måste du hitta en annan lösning för att kontrollera lönekostnaderna och ändå betjäna dina gäster. I det här exemplet är målet för denna månad med lägre försäljning 32,56 procent och inte 28,89 procent. Titta nu på månaden då det är 420 000 dollar i försäljning, nästan en tredubbling av vad vår försäljning var under den långsammare månaden. Målet blir 19,53 procent. Vänta lite, vi siktar på en arbetskostnad på 28,89 procent och den här månaden är 19,53 procent? Hur gör man det? Minns du chefernas löner? De får samma lön och helt plötsligt, eftersom du har högre försäljning, har du mer pengar till timanställda.
Vid en viss punkt når du maximal effektivitet och maximal personalstyrka. Du kan inte lägga till ytterligare en kock, du kan inte lägga till ytterligare en server, du kan inte lägga till ytterligare en värd, du kan inte lägga till fler anställda. Du har tillräckligt med pengar. Men du har en restaurang som bara är så stor. Det här är när dina kunder faktiskt sköter din effektivitet åt dig. Det gör inte chefer. Det finns bara en ständig rad av människor. Du kommer inte att använda alla pengar till löner. När du har en månad som ligger någonstans i mitten är målet 27,61 råarbetskostnader. Det skulle vara några punkter högre i en restaurang i Kalifornien eller New York på grund av skatter och arbetsskadeförsäkringar, men för din ledningsgrupp är deras mål för råarbetskraft 27,61 procent.
Målet är att ha en 12-månadersbudget för att få målet för året och månad för månad. Faktum är att du inte kan driva din restaurang ordentligt utan en budget och veta vilken arbetskraftskostnad du bör sikta på varje månad.
Nu ska vi ta det ett steg längre. Om vi har vårt mål och vi använder ett system som jag lär ut och som kallas arbetstilldelningssystemet, som i princip tar vad du gjorde förra veckan, din prognostiserade försäljning, ditt budgetmål som du får från vår budget, kan du tala om för varje chef hur många timmar och hur många dollar de måste spendera på sitt schema för nästa vecka för att hålla budgeten. Du kan gå in i veckan med budget i stället för att ta in personal, be att du är upptagen och sedan börja skära ner när du redan har överskridit budgeten.
Det kommer också att variera under veckan, högre på långsamma dagar som kräver arbetskraft för aktiviteter som till exempel förberedelser, men lägre på den där smällande fredagskvällen när du har maxad personal och försäljning. Så länge du använder de timmar som du har tilldelats på det sätt som du behöver för att driva din verksamhet, oavsett veckodag, har du nu rätt arbetskraftsmål varje dag.
Nu, med detta system på plats, ägare och generaldirektörer, när du arbetar med din ledningsgrupp, försöker du inte skjuta efter något godtyckligt antal som är omöjligt att nå från en dag till en annan. Istället har du den perfekta siffran för din restaurang baserat på din månadsbudget, dina veckomål, och varje dag har nu sitt eget arbetsmål. Du har makt över ditt företag.
Om du verkligen vill kontrollera din arbetskraftskostnad måste du ha en budget. Du måste använda systemet för tilldelning av arbetskraft och i slutändan schemalägga för verksamhetens behov inom ramen för budgeten. Din lönsamhet kommer att explodera. Du kommer inte att skada gästernas tillfredsställelse. Du kommer inte att sänka dina servicenivåer så att du inte kan hantera dina gäster. Du kommer att förbli trogen dina kärnvärden. Du kommer att tjäna pengar. De anställda kommer att vara nöjda. Det finns inget annat än positiva sidor.