UPPDATERAD 11/10/20 10:10am PT:
I oktober 2019 förlängdes tidsfristen för att slutföra utbildningen om efterlevnad av reglerna om sexuella trakasserier för företag i Kalifornien (med fem eller fler anställda) till 2020. Nu är tiden ute.
Alla företag i Kalifornien måste uppfylla Kaliforniens ”Clean-Up” Bill för utbildning i förebyggande av sexuella trakasserier när klockan slår midnatt på nyårsafton. Från och med den 1 januari 2021 måste din praktik uppfylla kraven.
Vi ska berätta vad du behöver veta för att hålla dig uppdaterad om Kaliforniens krav på utbildning om sexuella trakasserier.
Vad är det här igen?
Senate Bill 778 (även kallad ”Clean-Up” Bill) är en lag som ger uppdaterad vägledning om kraven på utbildning om förebyggande av sexuella trakasserier i Kalifornien och fungerar som en ändring av SB 1343. Genom den nya lagen förlängdes tidsfristen för utbildning i efterlevnad av kraven från den 1/1/2020 till den 1/1/2021. SB 778 klargjorde också flera tvetydigheter i SB 1343.
Här är vad du behöver veta för att se till att din praktik fortsätter att uppfylla kraven.
Vem behöver utbildas?
Om du har fem eller fler anställda måste du ge dem utbildning i förebyggande av sexuella trakasserier senast den 1 januari 2021. Det finns olika utbildningskrav för olika grupper av anställda:
- Anställda med arbetsledning
- Anställda utan arbetsledning
- Tidsbegränsat anställda
- Tidsbegränsat anställda från ett bemanningsföretag
Arbetsledare. På grund av sin roll behöver de anställda med arbetsledning mer utbildning. Varje anställd som övervakar någon annan måste genomgå minst två timmars utbildning och träning i förebyggande av sexuella trakasserier. I lagförslaget om uppstädning gjordes ett förtydligande om anställda som befordras till en arbetsledande roll. De måste genomföra två timmars utbildning inom sex månader efter att de befordrats till den rollen.
Anställda utan arbetsledning. De måste genomgå en timmes utbildning och undervisning om förebyggande av sexuella trakasserier.
Temporärt anställda (definierat som alla som anställs för att arbeta i mindre än sex månader). Arbetsgivarna måste tillhandahålla en timmes kalifornisk utbildning om förebyggande av sexuella trakasserier till dessa eimpersonal inom 30 dagar efter anställningsdatumet eller inom deras första 100 arbetstimmar.
Temporärt anställda från en byrå. Arbetsförmedlingen är ansvarig för att tillhandahålla deras utbildning. Du är inte skyldig till detta.
Det är värt att påpeka att kraven på en och två timmars utbildning är de minimikrav som skapats av lagen; ”och bör inte avskräcka eller befria någon arbetsgivare från att tillhandahålla längre, mer frekventa eller mer genomarbetade utbildnings- och fortbildningsinsatser om trakasserier på arbetsplatsen eller andra former av olaglig diskriminering för att uppfylla sina skyldigheter att vidta alla rimliga åtgärder som är nödvändiga för att förebygga och korrigera trakasserier och diskriminering.”
Hur man tillhandahåller utbildning i förebyggande av sexuella trakasserier
Samtidigt som det inte finns någon flexibilitet i kravet på utbildning har du alternativ för hur du tillhandahåller utbildningen. Utbildningen kan genomföras i en traditionell klassrumsmiljö, genom e-lärande eller till och med ett webbseminarium. California Department of Fair Employment and Housing (DFEH) erbjuder kostnadsfria kurser via sin webbplats som uppfyller de rättsliga kraven.
Du kan schemalägga utbildning för anställda i grupp eller individuellt.
Utbildningen kan genomföras på en gång eller delas upp i kortare segment. Du kan till exempel dela upp utbildningen i segment på 30 minuter.
Alla utbildningar måste genomföras under betald arbetstid. Du kan inte använda en anställds personliga tid – inklusive raster – för denna utbildning. Arbetsgivaren är också ansvarig för alla utgifter som kan uppstå i samband med utbildningen.
Förnyelseutbildning
Du trodde väl inte att du bara skulle behöva göra det här en gång, eller hur? Repetitionsutbildning kommer att krävas för alla anställda.
SB 778 förtydligade några av det ursprungliga lagförslagets krav. När SB 1343 släpptes skulle handledare som fått utbildning 2018 behöva få omskolning i förebyggande av sexuella trakasserier 2019 för att uppfylla tidsfristen 1/1/2020. Den nya lagen och tidsfristen gör att handledare som utbildades 2018 inte behöver omskolas förrän 2020 för att uppfylla kraven. Anställda som inte är arbetsledare och som fick utbildning 2019 behöver inte omskolas förrän 2021.
Uppdateringsutbildning krävs en gång vartannat år för anställda därefter.
Krav på arbetsgivardokumentation
Förutom utbildningen måste Kaliforniens arbetsgivare också ha en skriftlig policy för förebyggande av trakasserier, diskriminering och repressalier och förse varje anställd med en kopia av denna policy. Detta kan enkelt göras genom att uppdatera och distribuera personalhandboken.
Läs Best Practices for When You Revise Your Employee Handbook för att se till att du gör det rätt.
Arbetsgivare måste också anslå alla nödvändiga meddelanden från DFEH. Slutligen måste du ge alla dina anställda ett informationsblad om sexuella trakasserier när de anställs.
Krav på registrering av utbildning om sexuella trakasserier
För att följa med utbildningen måste du bevara dokumentation om den utbildning som du har gett dina anställda. Här är en lista över allt du behöver för att visa att du uppfyller Kaliforniens krav på utbildning om förebyggande av sexuella trakasserier:
- Namn på de anställda som utbildats
- Datum då den anställde fick utbildningen
- Signatur-
- En kopia av alla intyg om deltagande eller avslutad utbildning som utfärdats
- Den typ av utbildning som genomförts
- En kopia av allt skriftligt eller inspelat material som ingår i utbildningen
- Och namnet på den som ledde utbildningen
Du måste bevara dessa uppgifter i minst två år från utbildningsdatumet.
Skynda inte: Starta din plan för att följa lagen idag
Hantera allt detta och driva din praktik är mycket. Det är dock obligatoriskt och inte fruktansvärt komplicerat. Här är en sammanfattning av vad du behöver göra för att följa den nya lagen:
- Planera in utbildning för alla anställda.
- Uppdatera din personalhandbok samt alla relevanta policyer och rutiner för att inkludera en skriftlig policy för förebyggande av trakasserier, diskriminering och repressalier som återspeglar den nuvarande lagen.
- Placera ut alla nödvändiga meddelanden från DFEH.
- Förvara noggranna register från alla iterationer av utbildningen.
Om du inte har avslutat utbildningen av dina anställda än, har du fortfarande gott om tid på dig. Ta ett andetag och börja sedan uppfylla kraven för utbildning om förebyggande av sexuella trakasserier i Kalifornien. Du har trots allt ett extra år på dig. Sluta skjuta upp och börja redan i dag.
Vet du att vi på HR for Health övervakar alla specifika lagar och förordningar som påverkar din praktik? Om du har frågor om efterlevnadsfrågor är du välkommen att kontakta oss. Boka ett samtal, ring (877) 779-4747 eller skicka ett e-postmeddelande till [email protected] nu för att få veta mer.