Observerbart, olämpligt eller olagligt innehåll skapar risker för organisationer. Till exempel:
- Att tillåta pornografiskt innehåll på arbetsplatsen kan innebära att företaget riskerar att drabbas av krav på sexuella trakasserier eller på annat sätt skapa en fientlig eller förnedrande arbetsmiljö.
- Spam-webbplatser kan leda till att skadlig kod eller annan skadlig programvara installeras på arbetsdatorer.
- Hatsajter eller webbplatser med våldsamt innehåll kan äventyra medarbetarnas säkerhet och även ge ett dåligt rykte om företaget som helhet.
- Sajter för sociala nätverk kan minska produktiviteten och distrahera de anställda från rutinuppgifter.
Innehållsfiltrering bidrar till att minska dessa risker genom att göra sådant innehåll svåråtkomligt på arbetsplatsen och genom att visa företagets intolerans mot olämpligt, olagligt eller stötande innehåll i allmänhet.
För att vara effektiv måste innehållsfiltrering införas i alla innehållskanaler. De vanligaste kanalerna är bland annat följande:
- Webb: Screening av webbplatser eller sidor, samt bokmärken och annan webbtrafik.
- E-post: Screening av e-post för olika typer av skräppost, skadlig kod och annat oönskat eller skadligt innehåll. Detta görs vanligen genom att skanna ämnesraden i den e-post som vidarebefordras genom filtreringssystemet. När ett meddelande tas emot som uppfyller de relevanta kriterierna placeras meddelandet i mottagarens skräppostmapp. I vissa fall kommer det till och med att skickas tillbaka till avsändaren som olevererat.
- Exekutabla program: Screening av körbara filer som kan installera skadlig programvara utan förvarning.
Motivet är ofta att stoppa åtkomsten till innehåll som användaren eller administratören kan anse vara stötande. Vissa av begränsningarna kan tillämpas på alla nivåer: en nationell regering kan försöka tillämpa dem i hela landet, eller en Internetleverantör kan tillämpa filtreringen på sina kunder, till och med en arbetsgivare på sin personal eller en skola på sina elever. Det finns inga begränsningar för omfattningen av e-postfiltrering, och den kan ofta vara ett starkt steg mot att tillhandahålla säkerhet för alla användare som har tillgång till webben.