A. Syfte
(1) Denna policy gäller retroaktivt för ansökningar som lämnas in den 1 januari 2008 eller senare. University of Oregon (universitetet) har åtagit sig att skydda säkerheten, tryggheten och hälsan för lärare, personal, studenter och andra samt att skydda universitetets tillgångar och resurser. För att uppfylla dessa mål delegerar styrelsen (styrelsen) till den rektor som väljer att genomföra registerkontroller ansvaret för att anta regler för genomförandet av registerkontroller.
(2) Alla regler som antas enligt underavsnitt (1) måste vara förenliga med policy 580.023, tillämpliga lagar i delstaten Oregon och federal lag.
B. Definitioner
(1) ”Kontroll av brottsregister”: en fingeravtrycksbaserad kontroll av brottsregister.
(2) ”fällande dom”: att en domstol har meddelat en slutgiltig dom på grundval av en dom eller ett skuldbevis, ett erkännande av skuld, ett erkännande av oskyldighet (no conteste) eller någon annan fastställelse av skuld.
(3) ”fingeravtrycksbaserad kontroll av brottsregister”: en kontroll av brottsregister med hjälp av den berörda personens fingeravtryck. En fingeravtrycksbaserad kontroll av kriminalregistret får endast begäras från Oregon State Police för icke-straffrättsliga ändamål. Om en rikstäckande registerkontroll av en person är nödvändig kan universitetet begära att Oregon State Police genomför kontrollen, inklusive identifiering av fingeravtryck, genom Federal Bureau of Investigation.
(4) ”universitet”: University of Oregon.
(5) ”person som är föremål för kontroll”: en person från vilken universitetet kan kräva registerkontroller som ett villkor för att tillhandahålla tjänster som entreprenör, anställd eller volontär. De berörda personerna omfattar personer som för närvarande tjänstgör som entreprenör, anställd eller volontär, eller personer som söker anställning som anställd, volontär eller anställning som entreprenör till en tjänst som betecknas som en kritisk eller säkerhetskänslig tjänst. De kategorier av kritiska eller säkerhetskänsliga befattningar för vilka universitetet kan genomföra kontroller av kriminalregister omfattar de befattningar där personen:
(a) har direkt tillgång till personer under 18 år eller till studentbostäder eftersom personens arbetsuppgifter kräver att personen är närvarande i bostadsområdet;
(b) tillhandahåller informationstekniska tjänster och har kontroll över, eller tillgång till, informationstekniska system som skulle göra det möjligt för personen att skada de informationstekniska systemen eller den information som finns i systemen;
(c) har tillgång till information vars utlämnande är förbjudet enligt statliga eller federala lagar, regler eller förordningar eller information som definieras som konfidentiell enligt statliga eller federala lagar, regler eller förordningar;
(d) har tillgång till egendom där kemikalier, farligt material och andra föremål som kontrolleras enligt statliga eller federala lagar eller förordningar finns,
(e) har tillgång till laboratorier, kärntekniska anläggningar eller elverk till vilka tillträdet är begränsat för att skydda allmänhetens hälsa eller säkerhet;
(f) har ansvar för skatter, finansiellt stöd, löner eller inköp som ett av personens primära ansvarsområden, eller
(g) har tillgång till personlig information om anställda eller allmänheten, inklusive personnummer, födelsedatum, körkortsnummer, medicinsk information, personlig finansiell information eller information om brottslig bakgrund.
C. Process för kontroll av brottsregister
(1) Universitetet kan kräva att den berörda personen fyller i ett formulär för begäran om kontroll av brottsregister och tillhandahåller all ytterligare information som krävs för att kontrollera brottsregistret inom en rimlig tidsperiod.
(2) Universitetet kan genomföra, eller begära att Oregon State Police genomför en kontroll av brottsregistret när:
(a) en person uppfyller definitionen av ”berörd person”, eller
(b) krävs enligt federal lag eller förordning, enligt delstatlig lag eller administrativ regel, eller enligt kontrakt eller skriftligt avtal.
(3) Ett beslut om lämplighet baserat på en kontroll av brottsregistret för kritiska eller säkerhetskänsliga befattningar betraktas som en minimikrav för befattningen. Det faktum att en person i fråga kan godkännas som lämplig på grundval av en kontroll av brottsregistret garanterar inte personen en ställning som anställd, entreprenör eller leverantör.
D. Meddelande om kontroll av brottsregister till sökande
Anmälningsblanketter och anbudsinfordringar för kontraktstjänster måste innehålla ett meddelande till varje potentiell anställd, entreprenör eller volontär om tjänsten kräver en kontroll av brottsregister enligt definitionen i detta avsnitt.
E. Konfidentialitet vid registerkontroller
Alla uppgifter som erhålls vid registerkontrollen är konfidentiella. Universitetet måste begränsa spridningen av den information som erhållits vid kontroll av brottsregistret. Endast de personer som identifierats av universitetet och som har ett påvisat och legitimt behov av att känna till informationen får ha tillgång till registerkontrollen.
F. Vägran att samtycka till kontroll av brottsregistret och ofullständig lämplighetsbedömning
(1) Universitetet kommer att avsluta en lämplighetsbedömning som ofullständig när:
(a) Omständigheterna förändras så att en person inte längre uppfyller definitionen av en ”berörd person”;
(c) Universitetet kan inte lokalisera eller kontakta den berörda personen;
(d) Universitetet fastställer att den berörda personen inte är berättigad eller kvalificerad för tjänsten som anställd, uppdragstagare eller volontär av en anledning som inte har något med lämplighetsbedömningen att göra; eller
(e) Tjänsten är inte längre ledig.
(2) En berörd person har inte rätt till en utfrågning enligt avsnitt I för att ifrågasätta avslutandet av en ofullständig lämplighetsbedömning.
(3) Om en berörd person vägrar att ge sitt samtycke till en kontroll av brottsregistret ska universitetet vägra att anställa personen, eller vägra att bevilja en tillämplig befattning, eller vägra att bevilja en begäran om att tillhandahålla volontärtjänster, eller vägra att bevilja befogenhet att tillhandahålla kontrakterade tjänster. En person får inte överklaga ett beslut som fattats på grundval av en vägran att ge sitt samtycke.
G. Lämplighet att inneha en befattning på grundval av en kontroll av brottsregistret
(1) Universitetet måste använda dessa policyer och eventuella regler som antagits på institutionell nivå för att avgöra om personen i fråga är lämpad för att inneha en befattning, tillhandahålla en tjänst eller anställas på grundval av den kontroll av brottsregistret som erhållits, inklusive ytterligare information som tillhandahålls i enlighet med OAR 580-023-0215(1), och på grundval av eventuella falska uttalanden som gjorts om personens brottsliga historia. Vid bedömningen av lämpligheten måste universitetet ta hänsyn till följande:
(a) brottets art;
(b) de fakta som stödjer domen eller det pågående åtalet som tyder på att en falsk utsaga gjorts;
(c) brottets eller den falska utsagans relevans, i förekommande fall, i förhållande till de specifika krav som ställs på den berörda personens föreslagna befattning, tjänster eller anställning; och
(d) tillfälliga omständigheter som är relevanta för ansvarsområdena och omständigheterna för befattningen, tjänsterna eller anställningen. Till dessa omständigheter hör, men är inte begränsade till, följande:
(A) Tiden som gått sedan brottet begicks;
(B) den berörda personens ålder vid tidpunkten för brottet;
(C) sannolikheten för upprepning av brott eller för att ett annat brott begås;
(D) Om den berörda personen senare begår ett annat relevant brott;
(E) Om domen har upphävts och den rättsliga effekten av upphävandet av domen; och
(F) En rekommendation från en arbetsgivare.
(2) Brott som är relevanta för en lämplighetsbedömning
(a) Alla grova brott;
(b) Alla förseelser av klass A;
(c) Alla brott som begås av Förenta staternas militär eller internationell brottslighet;
(d) Alla brott som består i försök, uppmaning eller sammansvärjning för att begå ett brott som förtecknas i detta underavsnitt (2) i enlighet med ORS 161.405, 161.435 eller 161.450, och
(e) Varje brott som grundar sig på straffrättsligt ansvar för någon annans beteende i enlighet med ORS 161.155, när det underliggande brottet förtecknas i detta underavsnitt (2).
(3) Bedömning på grundval av Oregon och andra lagar. En auktoriserad utsedd person ska utvärdera ett brott på grundval av Oregons lagar och, i tillämpliga fall, federala lagar eller lagarna i någon annan jurisdiktion där en kontroll av kriminalregistret visar att en person i fråga kan ha begått ett brott, i enlighet med de lagar som gäller vid tidpunkten för lämplighetsbedömningen.
H. Meddelande om negativt lämplighetsbeslut baserat på kontroll av brottsregister
Universitetet ska informera den berörda personen som har bedömts vara olämplig på grundval av en kontroll av brottsregister, via rekommenderat brev till den senaste adress som den berörda personen har uppgett, om denna diskvalificering.
I. Om en person vill bestrida ett negativt lämplighetsbeslut kan han/hon överklaga beslutet genom att begära en utfrågning.
(1) Personen kan överklaga ett slutgiltigt lämplighetsbeslut som fattats på grundval av en kontroll av brottsregistret genom att lämna in en skriftlig begäran om utfrågning till den adress som anges i meddelandet enligt OAR 580-023-0260 inom fjorton (14) kalenderdagar från och med det datum som anges i meddelandet. Universitetet kan förlänga tiden för överklagande om universitetet fastställer att förseningen orsakades av faktorer utanför den berörda personens rimliga kontroll.
(2) Bestridande av uppgifter om brottslingar. En berörd person får inte använda det hörandeförfarande som fastställs i denna policy för att ifrågasätta riktigheten, fullständigheten eller lagligheten av information som tillhandahålls av Oregon State Police, Federal Bureau of Investigation eller organ som rapporterar information till Oregon State Police eller Federal Bureau of Investigation.
(3) Universitetet har rätt att förlita sig på den information om brottslingar som tillhandahålls av Oregon State Police, Federal Bureau of Investigation eller andra instanser tills universitetet underrättas om att informationen har ändrats eller korrigerats.
(4) En utfrågning enligt denna policy är inte öppen för allmänheten.
(5) Rättelse. Den enda rättelse som kan tilldelas enligt denna utfrågningsprocess är ett beslut om att den berörda individen är lämplig. Under inga omständigheter får universitetet åläggas att placera en person i fråga i någon position, och universitetet får inte heller åläggas att acceptera tjänster eller ingå ett avtal med en person i fråga.
(6) Förhörsprocess. Efter att ha mottagit ett giltigt meddelande enligt underavsnitt (1) i detta avsnitt av policyn ska universitetets rektor välja en lämplig förhörsledare. Förhörsombudets roll är begränsad till att leda förhöret och utarbeta ett förslag till beslut för rektorn eller dennes utsedda företrädare.
(a) Förhörskonferenser. Före förhöret kan förhörsombudet efter eget gottfinnande hålla en eller flera förhörskonferenser för att underlätta genomförandet och lösningen av ärendet. Förhörsombudet kan sammankalla konferensen på eget initiativ eller på begäran av en part.
(b) Syftet med en förhörskonferens kan omfatta, men är inte begränsat till, följande:
(A) Att underlätta utredning och lösa meningsskiljaktigheter om utredning;
(B) Att identifiera, förenkla och förtydliga frågor;
(C) Att eliminera irrelevanta frågor;
(D) Att erhålla stipulationer om fakta;
(E) att i förväg ge förhörsombudet och parterna kopior av alla handlingar som ska läggas fram som bevis vid förhöret och namnen på alla vittnen som förväntas vittna;
(F) att autentisera handlingar;
(G) att besluta om bevisordningen och andra procedurfrågor som rör genomförandet av förhöret;
(H) att diskutera en förlikning eller annan lösning eller partiell lösning av ärendet.
(c) Genomförande av förhöret. Förhöret ska genomföras, med förbehåll för förhörsombudets godtycke, så att det omfattar följande:
(A) Universitetets redogörelse och bevis för att stödja sin åtgärd;
(B) Redogörelsen och bevisen från den berörda person som fastställts vara olämplig för att stödja sin ståndpunkt;
(C) Eventuell motbevisning; och
(D) Eventuella slutpläderingar.
(d) Förhörsombudet ska ha befogenhet att fråga ut vittnen och fastställa rimliga tidsgränser för muntlig framställning. Förhörsombudet får utesluta kumulativa, upprepade eller oväsentliga frågor.
(e) Bevis av en typ som rimligen försiktiga personer förlitar sig på när de sköter sina seriösa affärer ska vara tillåtliga.
(f) Irrelevanta, oväsentliga eller onödigt upprepade bevis ska uteslutas, och privilegier enligt Oregons lag ska erkännas av förhörsombudet.
(g) Förhörsombudet ska utarbeta ett förslag till beslut som ordföranden ska ta ställning till och som ska innehålla följande:
(A) Faktiska slutsatser;
(B) Rättsliga slutsatser;
(C) Beslut.
(h) Inom tjugoen (21) kalenderdagar efter att ha mottagit det föreslagna beslutet från förhörsombudet måste ordföranden:
(A) anta det föreslagna beslutet som slutligt beslut i ärendet, eller
(B) ändra det föreslagna beslutet som slutligt beslut i ärendet.
(i) Ordförandens slutliga beslut är slutgiltigt. Det slutliga beslutet ska överlämnas skriftligen till den berörda individen via certifierat brev.
(j) Utan hinder av OAR 580-023-0265 får universitetet anta riktlinjer som beskriver den förhandlingsprocess som krävs för att ifrågasätta ett lämplighetsbeslut.
(7) Att överklaga ett beslut om lämplighet enligt avsnitt I(1) i detta avsnitt av denna policy, eller att ifrågasätta uppgifter om brottslingar med den myndighet som tillhandahållit uppgifterna, kommer inte att fördröja eller skjuta upp universitetets anställningsprocess eller anställningsbeslut.
J. Avgifter
Universitetet kan ta ut en avgift för att skaffa information om brottslingar för att använda den vid bedömningen av lämplighet. I varje enskilt fall får avgiften inte överstiga den eller de avgifter som universitetet debiteras av Oregon State Police och Federal Bureau of Investigation för att erhålla information om brottslingar om den berörda personen.