Jak dlouho musím uchovávat formulář I-9?
Musíte uchovávat vyplněný formulář I-9 pro každého zaměstnance na výplatní pásce (nebo jinak pobírajícího mzdu), který byl přijat po 6. listopadu 1986 (nebo před 27. listopadem 2009, pokud byl zaměstnán v CNMI). Formulář I-9 stávajícího zaměstnance nikdy nevyhazujte; musíte jej uchovávat po celou dobu, kdy pro vás zaměstnanec pracuje, a po určitou dobu poté, co pro vás přestane pracovat. Tento požadavek platí, i když zaměstnanec ukončí pracovní poměr krátce poté, co jste ho přijali.
Nikdy neposílejte formulář I-9 USCIS nebo U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Pouze když pro vás zaměstnanec přestane pracovat, měli byste si spočítat, jak dlouho ještě musíte jeho formulář I-9 uchovávat. Federální předpisy stanoví, že musíte uchovávat formulář I-9 pro každou osobu, kterou jste zaměstnali, po dobu tří let od data přijetí do zaměstnání nebo po dobu jednoho roku od data ukončení pracovního poměru, podle toho, co nastane později.
Pro výpočet, jak dlouho uchovávat formulář I-9 bývalého zaměstnance:
- Pokud pracoval méně než dva roky, uchovávejte jeho formulář po dobu tří let od data, které jste zadali do pole První den zaměstnání.
- Pokud pracovali déle než dva roky, uchovávejte jejich formulář po dobu jednoho roku od data, kdy pro vás přestali pracovat.
Formulář I-9 můžete uchovávat v papírové podobě, na mikrofilmu nebo mikrofiši nebo v elektronické podobě. Musíte uchovávat pouze stránky, na které jste vy a váš zaměstnanec napsali informace: nemusíte například uchovávat stránku Seznamy přijatelných dokumentů nebo pokyny.
Nedostatečná nebo neúplná dokumentace je porušením článku 274A (a)(1)(B) INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
Uchování papírových formulářů I-9
Vyplněné papírové formuláře s originálními vlastnoručními podpisy můžete uchovávat na místě nebo v úložišti mimo místo po požadovanou dobu uchovávání, pokud jste schopni předložit formuláře I-9 do tří pracovních dnů od žádosti o kontrolu ze strany DHS, Oddělení pro občanská práva Ministerstva spravedlnosti, Oddělení pro práva přistěhovalců a zaměstnanců (IER) nebo U.S.A..Ministerstva práce USA (DOL).
Uchování formuláře I-9 na mikrofilmu a mikrofiši
Kopie vyplněných papírových formulářů s originálními vlastnoručními podpisy si můžete ponechat na mikrofilmu nebo mikrofiši. Při použití mikrofilmu nebo mikrofiše byste měli:
- Vybrat filmový materiál, který zachová obraz a umožní jeho zpřístupnění a použití po celou dobu uchovávání, která může být v závislosti na zaměstnanci a vaší firmě delší než 20 let;
- Používat dobře udržované zařízení k vytváření a prohlížení jasných a čitelných formulářů I-9 a k reprodukci čitelných papírových kopií pro úředníky, kteří vaše formuláře kontrolují;
- Umístit indexy buď do prvních snímků první role filmu, nebo do posledních snímků poslední role filmu série. U mikrofišů je umístěte do posledních snímků posledního přebalu série.