Per quanto tempo devo conservare un modulo I-9?
Devi conservare un modulo I-9 compilato per ogni dipendente sul tuo libro paga (o che altrimenti riceve una retribuzione) che è stato assunto dopo il 6 novembre 1986 (o prima del 27 novembre 2009, se impiegato nella CNMI). Non gettare mai il modulo I-9 di un dipendente attuale; devi conservarlo per tutto il tempo in cui il dipendente lavora per te, e per un certo periodo di tempo dopo che ha smesso di lavorare per te. Questo requisito si applica anche se il dipendente termina il lavoro poco dopo la sua assunzione.
Non spedire mai il modulo I-9 all’USCIS o alla U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Solo quando un dipendente smette di lavorare per te dovresti calcolare per quanto tempo devi conservare il suo modulo I-9. I regolamenti federali stabiliscono che devi conservare un modulo I-9 per ogni persona che assumi per tre anni dopo la data di assunzione, o un anno dopo la data di cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale sia la successiva.
Per calcolare quanto tempo conservare il modulo I-9 di un ex dipendente:
- Se ha lavorato per meno di due anni, conserva il modulo per tre anni dopo la data che hai inserito nel campo First Day of Employment.
- Se hanno lavorato per più di due anni, conserva il loro modulo per un anno dopo la data in cui hanno smesso di lavorare per te.
Puoi conservare il modulo I-9 su carta, microfilm o microfiche, o elettronicamente. Devi conservare solo le pagine su cui tu e il tuo dipendente avete scritto le informazioni: per esempio, non hai bisogno di conservare la pagina delle liste di documenti accettabili o le istruzioni.
La documentazione insufficiente o incompleta è una violazione della sezione 274A (a)(1)(B) dell’INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
Ritenere il modulo cartaceo I-9
Potete conservare i moduli cartacei compilati con le firme originali manoscritte in loco o in un impianto di archiviazione fuori sede per il periodo di conservazione richiesto, purché siate in grado di presentare i moduli I-9 entro tre giorni lavorativi da una richiesta di ispezione del DHS, della Divisione Diritti Civili del Dipartimento di Giustizia, Sezione Diritti degli Immigrati e dei Lavoratori (IER), o del Dipartimento del Lavoro (DOL).
Ritenere il modulo I-9 su microfilm e microfiche
È possibile conservare le copie dei moduli cartacei compilati con le firme originali manoscritte su microfilm o microfiche. Quando si utilizzano microfilm o microfiche, è necessario:
- Scegliere una pellicola che conservi l’immagine e ne permetta l’accesso e l’uso per l’intero periodo di conservazione, che potrebbe essere più di 20 anni, a seconda del dipendente e della tua azienda;
- Usare attrezzature ben tenute per creare e visualizzare moduli I-9 chiari e leggibili e riprodurre copie cartacee leggibili per i funzionari che controllano i tuoi moduli;
- Posizionare gli indici nei primi fotogrammi del primo rullo di pellicola o negli ultimi fotogrammi dell’ultimo rullo di pellicola di una serie. Per le microfiche, metteteli negli ultimi fotogrammi dell’ultima giacca di una serie.