Hoe lang moet ik een formulier I-9 bewaren?
U moet een ingevuld formulier I-9 bewaren voor elke werknemer die bij u op de loonlijst staat (of anderszins loon ontvangt) en die na 6 november 1986 is aangenomen (of op of vóór 27 november 2009, indien werkzaam op de CNMI). Gooi het formulier I-9 van een huidige werknemer nooit weg; u moet het bewaren zolang de werknemer voor u werkt, en tot een bepaalde tijd nadat hij of zij is gestopt met werken voor u. Deze vereiste geldt zelfs als de werknemer zijn dienstverband beëindigt kort nadat u hem in dienst hebt genomen.
Nooit formulier I-9 naar USCIS of U.S. Immigration and Customs Enforcement mailen.
Alleen wanneer een werknemer stopt met voor u te werken, moet u berekenen hoe lang u zijn formulier I-9 moet bewaren. Volgens de federale regelgeving moet u een formulier I-9 bewaren voor elke persoon die u in dienst neemt gedurende drie jaar na de datum van in dienstneming, of één jaar na de datum waarop het dienstverband eindigt, afhankelijk van wat het laatst is.
Om te berekenen hoe lang u het formulier I-9 van een voormalige werknemer moet bewaren:
- Als ze minder dan twee jaar hebben gewerkt, bewaart u hun formulier gedurende drie jaar na de datum die u hebt ingevoerd in het veld Eerste dag van de tewerkstelling.
- Indien zij langer dan twee jaar hebben gewerkt, bewaart u hun formulier tot één jaar na de datum waarop zij niet langer voor u hebben gewerkt.
U kunt formulier I-9 bewaren op papier, microfilm of microfiche, of elektronisch. U hoeft alleen de pagina’s te bewaren waarop u en uw werknemer informatie hebben geschreven: u hoeft bijvoorbeeld niet de pagina Lijsten van aanvaardbare documenten of de instructies te bewaren.
Onvoldoende of onvolledige documentatie is een overtreding van sectie 274A (a)(1)(B) van de INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
Bewaren papieren formulier I-9
U mag ingevulde papieren formulieren met originele handgeschreven handtekeningen ter plaatse of op een externe opslagplaats bewaren gedurende de vereiste bewaarperiode, zolang u in staat bent de formulieren I-9 binnen drie werkdagen na een inspectieverzoek van het DHS, de Civil Rights Division van het Department of Justice, Immigrant and Employee Rights Section (IER), of het U.S. Department of Labor (DOL) officers.
Retaining Form I-9 on Microfilm and Microfiche
U mag kopieën van ingevulde papieren formulieren met originele handgeschreven handtekeningen op microfilm of microfiche bewaren. Wanneer u microfilm of microfiche gebruikt, moet u:
- Filmstock kiezen die het beeld bewaart en toegang en gebruik mogelijk maakt gedurende de gehele bewaarperiode, die meer dan 20 jaar kan zijn, afhankelijk van de werknemer en uw bedrijf;
- Gebruik goed onderhouden apparatuur om duidelijke, leesbare Formulieren I-9 te maken en te bekijken en reproduceer leesbare papieren kopieën voor ambtenaren die uw formulieren inspecteren;
- Plaats indexen ofwel in de eerste frames van de eerste filmrol of in de laatste frames van de laatste filmrol van een serie. Voor microfiches, plaats ze in de laatste frames van de laatste jacket van een serie.