Combien de temps dois-je conserver un formulaire I-9?
Vous devez conserver un formulaire I-9 rempli dans vos dossiers pour chaque employé figurant sur votre liste de paie (ou recevant une autre rémunération) qui a été embauché après le 6 novembre 1986 (ou au plus tard le 27 novembre 2009, s’il est employé dans le CNMI). Ne vous débarrassez jamais du formulaire I-9 d’un employé actuel ; vous devez le conserver aussi longtemps que l’employé travaille pour vous, et pendant un certain temps après qu’il ait cessé de travailler pour vous. Cette exigence s’applique même si l’employé met fin à son emploi peu de temps après que vous l’ayez embauché.
Ne postez jamais le formulaire I-9 à l’USCIS ou à l’U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Ce n’est que lorsqu’un employé cesse de travailler pour vous que vous devez calculer combien de temps vous devez conserver son formulaire I-9. Les réglementations fédérales stipulent que vous devez conserver un formulaire I-9 pour chaque personne que vous embauchez pendant trois ans après la date d’embauche, ou un an après la date de fin d’emploi, la date la plus tardive étant retenue.
Pour calculer combien de temps vous devez conserver le formulaire I-9 d’un ancien employé :
- S’il a travaillé pendant moins de deux ans, conservez son formulaire pendant trois ans après la date que vous avez saisie dans le champ Premier jour d’emploi.
- S’ils ont travaillé pendant plus de deux ans, conservez leur formulaire pendant un an après la date à laquelle ils ont cessé de travailler pour vous.
Vous pouvez conserver le formulaire I-9 sur papier, sur microfilm ou microfiche, ou sous forme électronique. Vous ne devez conserver que les pages sur lesquelles vous et votre employé avez écrit des informations : par exemple, vous n’avez pas besoin de conserver la page Listes des documents acceptables ou les instructions.
Une documentation insuffisante ou incomplète constitue une violation de la section 274A (a)(1)(B) de l’INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
Conserver le formulaire papier I-9
Vous pouvez conserver les formulaires papier remplis avec les signatures manuscrites originales sur place ou dans un lieu de stockage hors site pour la période de conservation requise, tant que vous êtes en mesure de présenter les formulaires I-9 dans les trois jours ouvrables suivant une demande d’inspection du DHS, de la division des droits civils du ministère de la Justice, de la section des droits des immigrants et des employés (IER), ou du U.S. Department of Labor (DOL) officers.
Retaining Form I-9 on Microfilm and Microfiche
Vous pouvez conserver des copies des formulaires papier remplis avec les signatures manuscrites originales sur microfilm ou microfiche. Lorsque vous utilisez des microfilms ou des microfiches, vous devez :
- Choisir une pellicule qui préservera l’image et permettra son accès et son utilisation pendant toute la période de conservation, qui pourrait être de plus de 20 ans, selon l’employé et votre entreprise ;
- Utiliser un équipement bien entretenu pour créer et visualiser des formulaires I-9 clairs et lisibles et reproduire des copies papier lisibles pour les fonctionnaires qui inspectent vos formulaires ;
- Placer les index soit dans les premières images du premier rouleau de film, soit dans les dernières images du dernier rouleau de film d’une série. Pour les microfiches, les placer dans les dernières trames de la dernière jaquette d’une série.