Hvor længe skal jeg opbevare en I-9-formular?
Du skal opbevare en udfyldt I-9-formular for hver medarbejder på din lønningsliste (eller som på anden måde modtager løn), som blev ansat efter den 6. november 1986 (eller den 27. november 2009 eller før, hvis den er ansat i CNMI). Du må aldrig kassere en nuværende medarbejders formular I-9. Du skal opbevare den, så længe medarbejderen arbejder for dig, og i et vist tidsrum, efter at han/hun er stoppet med at arbejde for dig. Dette krav gælder også, selv om medarbejderen ophører med at arbejde kort tid efter, at du har ansat vedkommende.
Send aldrig formular I-9 til USCIS eller U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Det er kun, når en medarbejder holder op med at arbejde for dig, at du skal beregne, hvor lang tid du skal opbevare deres formular I-9. Ifølge føderale bestemmelser skal du opbevare en formular I-9 for hver person, du ansætter, i tre år efter ansættelsesdatoen eller et år efter datoen for ansættelsens ophør, alt efter hvilken dato der er den seneste.
For at beregne, hvor længe du skal opbevare en tidligere medarbejders formular I-9:
- Hvis de har arbejdet i mindre end to år, skal du opbevare deres formular i tre år efter den dato, du har angivet i feltet Første ansættelsesdag.
- Hvis de har arbejdet i mere end to år, skal du opbevare deres formular i et år efter den dato, hvor de ophørte med at arbejde for dig.
Du kan opbevare formular I-9 på papir, mikrofilm eller mikrofiche eller elektronisk. Du behøver kun at opbevare de sider, som du og din medarbejder har skrevet oplysninger på: du behøver f.eks. ikke at opbevare siden Lister over acceptable dokumenter eller vejledningen.
Utilstrækkelig eller ufuldstændig dokumentation er en overtrædelse af afsnit 274A (a)(1)(B) i INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
Bevaring af papirformular I-9
Du kan opbevare udfyldte papirformularer med originale håndskrevne underskrifter på stedet eller på et opbevaringssted uden for stedet i den krævede opbevaringsperiode, så længe du er i stand til at fremvise formularer I-9 inden for tre arbejdsdage efter en inspektionsanmodning fra DHS, Department of Justice’s Civil Rights Division, Immigrant and Employee Rights Section (IER), eller U.US Department of Labor (DOL) embedsmænd.
Bevaring af formular I-9 på mikrofilm og mikrofiche
Du kan opbevare kopier af udfyldte papirformularer med originale håndskrevne underskrifter på mikrofilm eller mikrofiche. Når du bruger mikrofilm eller mikrofiche, skal du:
- Vælg et filmmateriale, der bevarer billedet og giver adgang til og brug af det i hele opbevaringsperioden, som kan være mere end 20 år, afhængigt af medarbejderen og din virksomhed;
- Brug velholdt udstyr til at oprette og se klare, læsbare formularer I-9 og reproducere læselige papirkopier til de embedsmænd, der inspicerer dine formularer;
- Placer indekser enten i de første rammer i den første filmrulle eller i de sidste rammer i den sidste filmrulle i en serie. For mikrofiche skal de placeres i de sidste rammer i den sidste kappe i en serie.