Quanto tempo devo manter um formulário I-9?
Você deve manter um formulário I-9 preenchido em arquivo para cada funcionário que foi contratado após 6 de novembro de 1986 (ou antes de 27 de novembro de 2009, se estiver empregado no CNMI). Nunca descarte o Formulário I-9 de um empregado atual; você deve mantê-lo enquanto o empregado trabalhar para você, e por um certo período de tempo depois que ele parar de trabalhar para você. Este requisito aplica-se mesmo que o empregado deixe de trabalhar logo após a sua contratação.
Nunca envie o Formulário I-9 para o USCIS ou U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Apenas quando um empregado deixar de trabalhar para você deve calcular quanto tempo mais você deve manter o Formulário I-9 deles. Os regulamentos federais determinam que você deve manter um Formulário I-9 para cada pessoa contratada por três anos após a data de contratação, ou um ano após a data de término do emprego, o que for mais tarde.
Para calcular por quanto tempo manter o Formulário I-9 de um ex-empregado:
- Se ele trabalhou por menos de dois anos, mantenha o formulário por três anos após a data que você inseriu no campo Primeiro Dia de Emprego.
- Se eles trabalharam por mais de dois anos, mantenha o formulário por um ano após a data em que eles pararam de trabalhar para você.
Você pode reter o formulário I-9 em papel, microfilme ou microficha, ou eletronicamente. Você só precisa reter páginas nas quais você e seu funcionário escreveram informações: por exemplo, você não precisa manter a página Lists of Acceptable Documents (Listas de Documentos Aceitáveis) ou as instruções.
Documentação insuficiente ou incompleta é uma violação da seção 274A (a)(1)(B) do INA (8 CFR Parte 274a .2(f)(2)).
Retenção de Formulários em Papel I-9
Você pode reter formulários em papel preenchidos com assinaturas manuscritas originais no local ou em uma instalação de armazenamento fora do local pelo período de retenção exigido, desde que você seja capaz de apresentar Formulários I-9 dentro de três dias úteis após um pedido de inspeção do DHS, da Divisão de Direitos Civis do Departamento de Justiça, da Seção de Direitos de Imigrantes e Empregados (IER), ou da U.S. Department of Labor (DOL) oficiais.
Retainer Form I-9 on Microfilm and Microfiche
Você pode reter cópias de formulários preenchidos com assinaturas manuscritas originais em microfilme ou microficha. Ao usar microfilme ou microficha, você deve:
- Seleccionar stock de filmes que irá preservar a imagem e permitir o seu acesso e utilização durante todo o período de retenção, que poderá ser superior a 20 anos, dependendo do funcionário e da sua empresa;
- Utilizar equipamento bem mantido para criar e visualizar Formulários I-9 claros e legíveis e reproduzir cópias em papel legíveis para os funcionários que inspeccionam os seus formulários;
- Colocar índices nos primeiros fotogramas do primeiro rolo de filme ou nos últimos fotogramas do último rolo de filme de uma série. Para microficha, coloque-os nos últimos fotogramas da última jaqueta de uma série.