Jak długo muszę przechowywać Formularz I-9?
Musisz przechowywać wypełniony Formularz I-9 dla każdego pracownika na liście płac (lub w inny sposób otrzymującego wynagrodzenie), który został zatrudniony po 6 listopada 1986 r. (lub 27 listopada 2009 r. lub wcześniej, jeśli jest zatrudniony w CNMI). Nigdy nie pozbywaj się Formularza I-9 obecnego pracownika; musisz go przechowywać tak długo, jak długo pracownik pracuje dla Ciebie i przez pewien czas po zakończeniu pracy. Wymóg ten obowiązuje nawet wtedy, gdy pracownik kończy pracę krótko po zatrudnieniu.
Nigdy nie wysyłaj Formularza I-9 do USCIS lub U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Tylko wtedy, gdy pracownik przestaje pracować dla Ciebie, powinieneś obliczyć, jak długo jeszcze musisz przechowywać jego Formularz I-9. Przepisy federalne stanowią, że należy zachować Formularz I-9 dla każdej zatrudnionej osoby przez trzy lata od daty zatrudnienia lub jeden rok od daty zakończenia zatrudnienia, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.
Aby obliczyć, jak długo należy przechowywać Formularz I-9 byłego pracownika:
- Jeśli pracownik pracował krócej niż dwa lata, należy zachować jego formularz przez trzy lata od daty wpisanej w polu Pierwszy dzień zatrudnienia.
- Jeżeli pracowali przez więcej niż dwa lata, zachowaj ich formularz przez rok od daty, kiedy przestali pracować dla Ciebie.
Możesz zachować Formularz I-9 na papierze, mikrofilmie, mikrofiszach lub w formie elektronicznej. Musisz zachować tylko strony, na których Ty i Twój pracownik napisaliście informacje: na przykład, nie musisz zachowywać strony z Listą akceptowanych dokumentów lub instrukcji.
Niewystarczająca lub niekompletna dokumentacja jest naruszeniem sekcji 274A (a)(1)(B) INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
Zachowanie papierowych formularzy I-9
Możesz zachować wypełnione formularze papierowe z oryginalnymi odręcznymi podpisami na miejscu lub w magazynie poza miejscem pracy przez wymagany okres przechowywania, tak długo, jak jesteś w stanie przedstawić formularze I-9 w ciągu trzech dni roboczych od prośby o kontrolę z DHS, Wydziału Praw Obywatelskich Departamentu Sprawiedliwości, Sekcji Praw Imigrantów i Pracowników (IER) lub Departamentu Pracy U. S. (DOL).S. Department of Labor (DOL) officers.
Retaining Form I-9 on Microfilm and Microfiche
Można zachować kopie wypełnionych formularzy papierowych z oryginalnymi odręcznymi podpisami na mikrofilmach lub mikrofiszach. Używając mikrofilmu lub mikrofiszy, należy:
- Wybrać materiał filmowy, który zachowa obraz i pozwoli na jego udostępnienie i wykorzystanie przez cały okres przechowywania, który może wynosić więcej niż 20 lat, w zależności od pracownika i Twojej firmy;
- Używać dobrze utrzymanego sprzętu do tworzenia i przeglądania wyraźnych, czytelnych Formularzy I-9 i odtwarzania czytelnych kopii papierowych dla urzędników, którzy kontrolują Twoje formularze;
- Umieścić indeksy albo w pierwszych klatkach pierwszej rolki filmu, albo w ostatnich klatkach ostatniej rolki filmu z serii. W przypadku mikrofisz, należy je umieścić w ostatnich klatkach ostatniej kasety serii.