Proč používat software SIS?
S používáním studentských informačních systémů je spojena řada výhod jak pro rodiče a studenty, tak pro vzdělávací instituce a jejich zaměstnance. Řešení této kategorie poskytují kanály pro komunikaci mezi představiteli školy a studenty, fungují jako jediný zdroj informací týkajících se studentů, zefektivňují procesy vyúčtování a další.
Uložení informací – software SIS obsahuje mnoho typů informací o studentech a konsoliduje všechny záznamy na jednom místě, aby k nim měli snadný přístup představitelé školy, rodiče i samotní studenti. V jediném systému si může pracovník školy prohlédnout docházku studentů, stav finanční pomoci, seznamy tříd, zápisy studentů a další údaje. Na druhé straně mohou studenti vidět neoficiální výpisy, zapsat se do tříd, zkontrolovat školné a poplatky a získat přístup k nástroji pro sestavení rozvrhu. Udržování všech informací o studentech v jediném systému umožňuje uživatelům provádět a sledovat změny a také udržovat ucelený přehled o jednotlivých studentech i o studentech jako celku. Informace v SIS nejsou odděleny v různých systémech, což celkově usnadňuje organizaci.
Usnadnění komunikace mezi rodiči a učiteli – Tato výhoda se týká především softwaru SIS pro K-12, protože tyto systémy nabízejí rodičovské portály a komunikační kanály mezi rodiči a učiteli. Tento portál umožňuje rodičům získat přehled o tom, jak si jejich děti vedou ve škole, a také podrobné informace o chování ve třídě, docházce, studijním plánování a další. Rodiče mohou portál využít jako kanál pro rychlou a snadnou komunikaci s učiteli svých dětí, což je zvláště užitečné v případě časově naléhavého dotazu nebo špatného chování ve třídě, které vyžaduje zásah rodičů.
Usnadnění komunikace mezi studenty a vyučujícími – studentský portál je důležitou součástí kvalitního SIS, zejména na univerzitní úrovni. Vzhledem k tomu, že třídy na vysokých školách bývají větší a profesoři jsou obvykle hůře dostupní, nabývá na významu umožnit studentům přímou komunikaci s jejich profesorem. Studenti mohou na jednom místě komunikovat jak se svými učiteli, tak s administrativou, a také vést záznamy o těchto rozhovorech. Pokud se student zdráhá položit otázku týkající se tématu nebo úkolu v hodině, může ji položit prostřednictvím portálu a získat vysvětlení.
Usnadnění komunikace mezi odděleními – oddělení v rámci vzdělávací instituce mohou být extrémně izolovaná a vzájemně nekomunikující. Systémy SIS mají schopnost prolomit komunikační bariéry a umožnit, aby oddělení pracovala jako jeden celek, na rozdíl od nesourodých sil. Sjednocení přístupu k informacím a poskytnutí rovného přístupu všem je klíčem ke sjednocení oddělení a potenciálně i celé instituce.
Zvládnutí přijímání studentů – přijímací proces je složitý a mnohotvárný, což ztěžuje jeho řízení jako správce. Software SIS může pomoci tím, že umožní odpovědnému pracovníkovi sledovat potenciální studenty v průběhu přijímacího řízení; software také aktualizuje profily studentů o změny, ke kterým dochází. Software SIS často zvládne celý proces přijímacího řízení, od počátečního dotazu až po přijetí a zápis. Výsledkem je plynulý přechod jednotlivce od potenciálního studenta k zapsanému členu univerzity. Všechny důležité informace jsou v jednom systému na rozdíl od několika různých softwarů, které se mohou ukázat jako obtížně integrovatelné.
Zlepšení bezpečnosti – Většina softwaru SIS je dnes založena na cloudu, což je z mnoha důvodů lepší volba než lokální starší systémy. Cloudové systémy umožňují snadnější nastavení, univerzální přístup, okamžitou technickou podporu, lepší zabezpečení dat a větší schopnost přizpůsobit se změnám na trhu a aktualizovat produkt s minimálními problémy.
Zpracování vyúčtování a plateb – Řešení SIS nabízejí funkce pro zpracování plateb školného, takže studenti mohou vyřídit všechny své záležitosti týkající se vyúčtování na jednom místě. Školy mohou studentům vystavovat faktury a studenti nebo rodiče mohou tyto poplatky platit přímo prostřednictvím aplikace.
Zpracování zpráv – Vedení školy může využívat údaje shromážděné v SIS k vytváření zpráv založených na datech o pokroku studentů pro jednotlivce i pro celou skupinu studentů. Z pohledu pověřeného pracovníka školy poskytuje SIS snadný způsob, jak nakládat s informacemi o studentech. Úředníci mohou pomocí softwaru vytvářet zprávy o všem, od toho, kolik studentů má status nepřistěhovalce, až po to, jaký je průměrný průměrný prospěch v dané třídě.