Varför använda SIS-programvara?
Det finns en mängd olika fördelar med att använda studentinformationssystem för såväl föräldrar och elever som utbildningsinstitutioner och deras personal. Lösningar i den här kategorin tillhandahåller kanaler för kommunikation mellan skolpersonal och elever, fungerar som en enda källa för elevrelaterad information, effektiviserar faktureringsprocesser med mera.
Informationslagring – SIS-mjukvara rymmer många olika typer av elevinformation och konsoliderar alla register på ett ställe så att de är lättillgängliga för skolpersonal, föräldrar och eleverna själva. I ett enda system kan en skoltjänsteman se elevernas närvaro, status för ekonomiskt stöd, klasslistor, elevinskrivningar med mera. Å andra sidan kan eleverna se inofficiella avskrifter, anmäla sig till klasser, kontrollera terminsavgifter och avgifter och få tillgång till en schemabyggare. Genom att ha all studentinformation i ett enda system kan användarna göra och spåra ändringar samt upprätthålla en helhetsbild av både enskilda studenter och studentkåren som helhet. Informationen i ett SIS ligger inte i olika system, vilket underlättar organisationen överlag.
Facilitera kommunikationen mellan föräldrar och lärare – Den här fördelen gäller främst SIS-programvara för K-12, eftersom dessa system erbjuder föräldraportaler och kommunikationskanaler mellan föräldrar och lärare. Denna portal gör det möjligt för föräldrarna att få en inblick i hur deras barn klarar sig i skolan samt djupgående information om klassrumsbeteende, närvaro, akademisk planering med mera. Föräldrarna kan använda portalen som en kanal för att snabbt och enkelt kommunicera med sina barns lärare, vilket är särskilt användbart vid en tidskritisk fråga eller ett missförhållande i klassrummet som kräver föräldrarnas ingripande.
Facilitera kommunikationen mellan studenter och lärare – Studentportalen är en viktig del av ett kvalitets-SIS, särskilt på universitetsnivå. Eftersom högskoleklasser tenderar att vara större och professorerna vanligtvis är mindre tillgängliga, blir det allt viktigare att ge studenterna en direkt kommunikationslinje till sin professor. Studenterna kan kommunicera med både sina lärare och administrationen på ett och samma ställe och föra register över dessa samtal. Om en student tvekar att ställa en fråga om ett ämne eller en uppgift i klassen kan han eller hon ställa den via portalen och få ett förtydligande.
Facilitera kommunikationen mellan avdelningar – Avdelningar inom en utbildningsinstitution kan vara extremt siloformade och okommunikativa med varandra. SIS-system har förmågan att bryta ner barriärerna för kommunikation och göra det möjligt för avdelningar att arbeta som en enskild enhet, i motsats till disparata krafter. Att förenkla tillgången till information och ge alla lika tillgång är nyckeln till att sammanföra avdelningar och eventuellt en hel institution.
Hantera antagning av studenter – Antagningsprocessen är komplex och mångfacetterad, vilket gör den svår att hantera som administratör. SIS-programvara kan hjälpa till genom att låta den ansvariga tjänstemannen spåra potentiella studenter under antagningsprocessen; programvaran uppdaterar också studenternas profiler med ändringar när de sker. SIS-programvaran kan ofta hantera hela antagningsprocessen, från den första förfrågan till godkännande och inskrivning. Resultatet blir en smidig övergång från en potentiell student till en inskriven medlem av universitetet. All relevant information finns i ett system till skillnad från flera olika programvaror som kan vara svåra att integrera.
Förbättra säkerheten – Majoriteten av SIS-programvarorna i dag är molnbaserade, vilket är ett bättre alternativ än lokala äldre system av flera skäl. Molnbaserade system ger enklare installation, universell tillgång, omedelbar teknisk support, förbättrad datasäkerhet och en ökad förmåga att anpassa sig till förändringar på marknaden och uppdatera produkten med minimalt krångel.
Fakturering och betalningshantering – SIS-lösningar erbjuder funktioner för betalning av skolavgifter så att eleverna kan hantera alla sina faktureringsfrågor på ett och samma ställe. Skolorna kan fakturera eleverna och eleverna eller föräldrarna kan betala dessa avgifter direkt via programmet.
Rapportering – Skolans tjänstemän kan använda SIS-insamlade data för att skapa datadrivna rapporter om elevernas framsteg, både för enskilda elever och för hela elevkåren. Ur en utsedd skoltjänstemans perspektiv är SIS ett enkelt sätt att hantera hantering av elevinformation. Tjänstemännen kan använda programvaran för att skapa rapporter om allt från hur många elever som har status som icke-immigranter till vad det genomsnittliga genomsnittsbetyget i en viss klass är.