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UPDATED 11/10/20 10:10am PT:

Im Oktober 2019 wurde die Frist für die Durchführung von Schulungen zur Verhinderung sexueller Belästigung für Unternehmen in Kalifornien (mit fünf oder mehr Beschäftigten) bis 2020 verlängert. Jetzt ist die Zeit abgelaufen.

Alle kalifornischen Unternehmen müssen das kalifornische „Clean-Up“-Gesetz für Schulungen zur Prävention sexueller Belästigung erfüllen, wenn die Uhr am Silvesterabend Mitternacht schlägt. Ab dem 1. Januar 2021 muss Ihre Praxis die Vorschriften einhalten.

Wir sagen Ihnen, was Sie wissen müssen, um mit den kalifornischen Schulungsanforderungen zur sexuellen Belästigung Schritt zu halten.

Was ist das noch mal?

Senate Bill 778 (auch als „Clean-Up“-Gesetz bezeichnet) ist ein Gesetz, das aktualisierte Leitlinien für die Anforderungen an Schulungen zur Verhinderung sexueller Belästigung in Kalifornien enthält und als Ergänzung zu SB 1343 dient. Mit dem neuen Gesetz wurde die Frist für die Schulung der Beschäftigten zur Einhaltung der Vorschriften vom 1.1.2020 auf den 1.1.2021 verlängert. SB 778 klärte auch mehrere Unklarheiten in SB 1343.

Das müssen Sie wissen, um sicherzustellen, dass Ihre Praxis die Vorschriften einhält.

Wer muss geschult werden?

Wenn Sie fünf oder mehr Mitarbeiter haben, müssen Sie diese bis zum 1. Januar 2021 in der Prävention sexueller Belästigung schulen. Für verschiedene Gruppen von Mitarbeitern gelten unterschiedliche Schulungsanforderungen:

• Mitarbeiter mit Aufsichtspflicht
• Mitarbeiter ohne Aufsichtspflicht
• Mitarbeiter auf Zeit
• Mitarbeiter auf Zeit von einer Zeitarbeitsfirma

Aufsichtspersonen. Aufgrund ihrer Rolle benötigen Angestellte mit Aufsichtsfunktion mehr Schulungen. Jeder Mitarbeiter, der einen anderen beaufsichtigt, muss mindestens zwei Stunden an einer Schulung zur Prävention von sexueller Belästigung teilnehmen. Das Bereinigungsgesetz enthält eine Klarstellung für Mitarbeiter, die in eine Aufsichtsfunktion befördert werden. Sie müssen innerhalb von sechs Monaten nach ihrer Beförderung in diese Rolle eine zweistündige Schulung absolvieren.

Nicht leitende Angestellte. Sie benötigen eine Stunde Schulung und Aufklärung über die Verhinderung sexueller Belästigung.

Zeitarbeitnehmer (definiert als Personen, die für weniger als sechs Monate eingestellt werden). Arbeitgeber müssen diesen Mitarbeitern innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Einstellung oder innerhalb der ersten 100 Arbeitsstunden eine Stunde Schulung und Ausbildung zur Prävention sexueller Belästigung in Kalifornien anbieten.

Zeitarbeitskräfte von einer Agentur. Die Agentur für Arbeit ist für die Durchführung der Schulung verantwortlich. Sie sind aus dem Schneider.

Es sei darauf hingewiesen, dass die ein- und zweistündigen Schulungsanforderungen die Mindestanforderungen des Gesetzes sind; „und sie sollten keinen Arbeitgeber davon abhalten oder davon entbinden, längere, häufigere oder ausführlichere Schulungs- und Aufklärungsmaßnahmen in Bezug auf Belästigung am Arbeitsplatz oder andere Formen ungesetzlicher Diskriminierung durchzuführen, um seiner Verpflichtung nachzukommen, alle angemessenen Schritte zu unternehmen, die zur Verhinderung und Beseitigung von Belästigung und Diskriminierung erforderlich sind.“

Wie Sie Schulungen zur Verhinderung von sexueller Belästigung durchführen

Während es bei der Verpflichtung zur Durchführung von Schulungen keine Flexibilität gibt, haben Sie die Wahl, wie Sie die Schulungen durchführen. Die Schulung kann in einem traditionellen Klassenzimmer, über E-Learning oder sogar als Webinar durchgeführt werden. Das California Department of Fair Employment and Housing (DFEH) bietet auf seiner Website kostenlose Schulungen an, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Sie können Schulungen für Mitarbeiter als Gruppe oder einzeln planen.

Die Schulung kann auf einmal oder in kürzeren Abschnitten absolviert werden. Sie können die Schulung zum Beispiel in 30-minütige Abschnitte unterteilen.

Alle Schulungen müssen während der bezahlten Arbeitszeit durchgeführt werden. Die persönliche Zeit eines Mitarbeiters – einschließlich der Pausenzeit – darf nicht für diese Schulungen genutzt werden. Der Arbeitgeber haftet auch für alle Kosten, die durch die Schulung entstehen.

Auffrischungsschulung

Sie haben doch nicht gedacht, dass Sie das nur einmal machen müssen, oder? Eine Auffrischungsschulung wird für alle Mitarbeiter erforderlich sein.

SB 778 hat einige der Anforderungen des ursprünglichen Gesetzentwurfs präzisiert. Als SB 1343 veröffentlicht wurde, mussten Aufsichtspersonen, die 2018 geschult wurden, 2019 eine Auffrischungsschulung zur Prävention sexueller Belästigung absolvieren, um die Frist zum 1.1.2020 einzuhalten. Das neue Gesetz und die neue Frist ermöglichen es, dass Aufsichtspersonen, die 2018 geschult wurden, erst 2020 nachgeschult werden müssen, um die Vorschriften einzuhalten. Mitarbeiter, die keine Vorgesetzten sind und 2019 geschult wurden, müssen erst 2021 erneut geschult werden.

Danach müssen die Mitarbeiter alle zwei Jahre eine Auffrischungsschulung absolvieren.

Dokumentationspflichten des Arbeitgebers

Neben der Schulung müssen kalifornische Arbeitgeber auch über eine schriftliche Richtlinie zur Verhinderung von Belästigung, Diskriminierung und Vergeltung verfügen und jedem Mitarbeiter eine Kopie aushändigen. Dies lässt sich leicht durch die Aktualisierung und Verteilung des Mitarbeiterhandbuchs bewerkstelligen.

Lesen Sie Best Practices for When You Revise Your Employee Handbook, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen.

Arbeitgeber müssen auch alle erforderlichen Mitteilungen des DFEH aushängen. Schließlich müssen Sie jedem Ihrer Mitarbeiter bei der Einstellung ein Informationsblatt über sexuelle Belästigung aushändigen.

Schulungsanforderungen für sexuelle Belästigung

Neben der Schulung müssen Sie auch die Dokumentation der Schulung für Ihre Mitarbeiter aufbewahren. Hier finden Sie eine Liste aller Unterlagen, die Sie benötigen, um den Nachweis zu erbringen, dass Sie die kalifornischen Schulungsanforderungen zur Verhinderung sexueller Belästigung erfüllen:

• Namen der geschulten Mitarbeiter
• Das Datum, an dem der Mitarbeiter geschult wurde
• Die Unterschrift
• Das Anmeldeformular
• Eine Kopie aller ausgestellten Teilnahme- oder Abschlussbescheinigungen
• Die Art der durchgeführten Schulung
• Eine Kopie aller schriftlichen oder aufgezeichneten Materialien, die die Schulung umfassen
• Und der Name des Leiters der Schulung

Sie müssen diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre ab dem Datum der Schulung aufbewahren.

Zögern Sie nicht: Beginnen Sie noch heute mit Ihrem Plan zur Einhaltung des Gesetzes

Dies alles zu bewältigen und Ihre Praxis zu führen ist eine Menge. Es ist jedoch obligatorisch und nicht furchtbar kompliziert. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie tun müssen, um das neue Gesetz einzuhalten:

1. Planen Sie Schulungen für alle Mitarbeiter ein.
2. Aktualisieren Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch sowie alle relevanten Richtlinien und Verfahren, um eine schriftliche Richtlinie zur Verhinderung von Belästigung, Diskriminierung und Vergeltung einzufügen, die das aktuelle Gesetz widerspiegelt.
3. Hängen Sie alle erforderlichen Mitteilungen des DFEH aus.
4. Bewahren Sie genaue Aufzeichnungen über alle Wiederholungen der Schulungen auf.

Wenn Sie die Schulung Ihrer Mitarbeiter noch nicht abgeschlossen haben, haben Sie noch viel Zeit. Atmen Sie durch und beginnen Sie dann mit der Erfüllung der Anforderungen für die kalifornische Präventionsschulung zur sexuellen Belästigung. Immerhin haben Sie noch ein Jahr Zeit. Hören Sie auf zu zögern und fangen Sie noch heute an.

Wussten Sie, dass wir von HR for Health alle Gesetze und Vorschriften überwachen, die Ihre Praxis betreffen? Wenn Sie Fragen zur Einhaltung von Vorschriften haben, wenden Sie sich bitte an uns. Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin, rufen Sie unter (877) 779-4747 an oder senden Sie eine E-Mail an [email protected], um mehr zu erfahren.