A. Zweck
(1) Diese Richtlinie gilt rückwirkend für Bewerbungen, die am oder nach dem 1. Januar 2008 eingereicht werden. Die University of Oregon (Universität) hat sich verpflichtet, die Sicherheit und Gesundheit von Lehrkräften, Mitarbeitern, Studenten und anderen Personen zu schützen sowie die Vermögenswerte und Ressourcen der Universität zu sichern. Um diese Ziele zu erreichen, überträgt das Kuratorium (Board of Trustees) dem Präsidenten, der sich für die Durchführung von Strafregisterüberprüfungen entscheidet, die Verantwortung für die Verabschiedung von Regeln zur Durchführung von Strafregisterüberprüfungen.
(2) Alle gemäß Unterabschnitt (1) verabschiedeten Richtlinien müssen mit Richtlinie 580.023, den geltenden Gesetzen des Bundesstaates Oregon und dem Bundesrecht übereinstimmen.
B. Definitionen
(1) „Strafregisterüberprüfung“ bedeutet eine auf Fingerabdrücke gestützte Strafregisterüberprüfung.
(2) „Verurteilung“ bedeutet, dass ein Gericht ein rechtskräftiges Urteil über einen Schuldspruch oder eine Schuldfeststellung, ein Schuldbekenntnis, ein Nolo Contendere (Nichtanfechtung) oder eine Feststellung der Schuld erlassen hat.
(3) „Auf Fingerabdrücke gestützte Strafregisterüberprüfung“ bedeutet eine Strafregisterüberprüfung unter Verwendung der Fingerabdrücke einer betroffenen Person. Eine Überprüfung des Strafregisters anhand von Fingerabdrücken kann nur bei der Staatspolizei von Oregon für nicht-strafrechtliche Zwecke beantragt werden. Wenn eine landesweite Überprüfung des Strafregisters einer betroffenen Person erforderlich ist, kann die Universität beantragen, dass die Staatspolizei von Oregon die Überprüfung, einschließlich der Identifizierung von Fingerabdrücken, durch das Federal Bureau of Investigation durchführt.
(4) „Universität“ bedeutet die Universität von Oregon.
(5) „Betroffene Person“ bedeutet eine Person, von der die Universität eine Überprüfung des Strafregisters als Voraussetzung für die Erbringung von Dienstleistungen als Auftragnehmer, Angestellter oder Freiwilliger verlangen kann. Zu den betroffenen Personen gehören Personen, die derzeit als Auftragnehmer, Angestellte oder Freiwillige tätig sind, oder Personen, die sich um eine Ernennung als Angestellter, Freiwilliger oder Auftragnehmer für eine Position bewerben, die als kritisch oder sicherheitsempfindlich eingestuft ist. Zu den Kategorien kritischer oder sicherheitsempfindlicher Positionen, für die die Universität Strafregisterüberprüfungen durchführen kann, gehören solche, bei denen die Person:
(a) direkten Zugang zu Personen unter 18 Jahren oder zu Studentenwohnheimen hat, weil die Arbeitspflichten der Person ihre Anwesenheit in den Wohnheimen erfordern;
(b) informationstechnische Dienstleistungen erbringt und die Kontrolle über oder den Zugang zu informationstechnischen Systemen hat, die es der Person ermöglichen würden, die informationstechnischen Systeme oder die in den Systemen enthaltenen Informationen zu schädigen;
(c) Zugang zu Informationen hat, deren Offenlegung durch Landes- oder Bundesgesetze, -vorschriften oder -regelungen verboten ist, oder zu Informationen, die nach Landes- oder Bundesgesetzen, -vorschriften oder -regelungen als vertraulich eingestuft sind;
(d) Zugang zu Grundstücken hat, auf denen sich Chemikalien, gefährliche Materialien und andere Gegenstände befinden, die durch staatliche oder bundesstaatliche Gesetze oder Vorschriften kontrolliert werden;
(e) Zugang zu Laboratorien, kerntechnischen Anlagen oder Versorgungsbetrieben hat, zu denen der Zugang zum Schutz der Gesundheit oder Sicherheit der Öffentlichkeit beschränkt ist;
(f) Steuer-, Finanzhilfe-, Lohnbuchhaltungs- oder Einkaufsverantwortung als eine der Hauptaufgaben der Person hat; oder
(g) Zugang zu persönlichen Informationen über Angestellte oder Mitglieder der Öffentlichkeit hat, einschließlich Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten, Führerscheinnummern, medizinische Informationen, persönliche Finanzinformationen oder Informationen über den kriminellen Hintergrund.
C. Strafregisterprüfung
(1) Die Universität kann von der betroffenen Person verlangen, dass sie ein Strafregisteranforderungsformular ausfüllt und alle zusätzlichen Informationen zur Verfügung stellt, die erforderlich sind, um die Strafregisterprüfung innerhalb eines angemessenen Zeitraums abzuschließen.
(2) Die Universität kann eine Überprüfung des Strafregisters durchführen oder die Polizei des Bundesstaates Oregon um eine solche Überprüfung bitten, wenn:
(a) eine Person die Definition einer „betroffenen Person“ erfüllt; oder
(b) dies durch Bundesgesetze oder -verordnungen, durch staatliche Gesetze oder Verwaltungsvorschriften oder durch Verträge oder schriftliche Vereinbarungen vorgeschrieben ist.
(3) Die Feststellung der Eignung auf der Grundlage einer Überprüfung des Strafregisters für kritische oder sicherheitsempfindliche Positionen gilt als Mindestqualifikation für die Position. Die Tatsache, dass eine betroffene Person auf der Grundlage einer Strafregisterüberprüfung als tauglich eingestuft wird, ist keine Garantie dafür, dass die Person eine Stelle als Angestellter, Auftragnehmer oder Verkäufer erhält.
D. Hinweis auf Strafregisterüberprüfung für Bewerber
Bewerbungsformulare und Ausschreibungen für Vertragsdienstleistungen müssen jedem potenziellen Angestellten, Auftragnehmer oder Freiwilligen einen Hinweis geben, wenn die Stelle eine Strafregisterüberprüfung im Sinne dieses Abschnitts erfordert.
E. Vertraulichkeit von Strafregisterauskünften
Alle Informationen, die bei einer Strafregisterüberprüfung gewonnen werden, sind vertraulich. Die Universität muss die Weitergabe von Informationen aus dem Strafregister beschränken. Nur die von der Universität angegebenen Personen, die nachweislich ein legitimes Bedürfnis haben, die Informationen zu kennen, dürfen Zugang zu den Strafregisterauszügen haben.
F. Verweigerung der Zustimmung zur Strafregisterüberprüfung und unvollständige Eignungsfeststellung
(1) Die Universität schließt eine Eignungsfeststellung als unvollständig ab, wenn:
(a) sich die Umstände ändern, so dass eine Person nicht mehr der Definition einer „betroffenen Person“ entspricht;
(c) die Universität die betroffene Person nicht ausfindig machen oder kontaktieren kann;
(d) die Universität feststellt, dass die betroffene Person aus einem Grund, der nicht mit dem Eignungsfeststellungsverfahren zusammenhängt, nicht für die Position eines Angestellten, Auftragnehmers oder Freiwilligen geeignet oder nicht qualifiziert ist; oder
(e) die Position nicht länger offen ist.
(2) Eine betroffene Person hat kein Recht auf eine Anhörung gemäß Abschnitt I, um den Abschluss einer unvollständigen Eignungsfeststellung anzufechten.
(3) Verweigert eine betroffene Person ihre Zustimmung zu einer Strafregisterüberprüfung, so lehnt die Universität die Einstellung der Person ab oder verweigert ihr eine entsprechende Stelle oder verweigert ihr jeden Antrag auf Erbringung von Freiwilligendiensten oder verweigert ihr die Befugnis zur Erbringung von Dienstleistungen im Auftrag. Eine betroffene Person kann keine Entscheidung anfechten, die auf der Grundlage einer Verweigerung der Zustimmung getroffen wurde.
G. Eignung für eine Position auf der Grundlage einer Strafregisterüberprüfung
(1) Die Universität muss diese Richtlinien und alle auf institutioneller Ebene erlassenen Vorschriften anwenden, um festzustellen, ob die betroffene Person geeignet ist, eine Position zu bekleiden, eine Dienstleistung zu erbringen oder angestellt zu werden, und zwar auf der Grundlage der eingeholten Strafregisterüberprüfung, einschließlich zusätzlicher Informationen, die gemäß OAR 580-023-0215(1) zur Verfügung gestellt werden, sowie auf der Grundlage von Falschaussagen bezüglich der kriminellen Vergangenheit der betroffenen Person. Bei der Feststellung der Eignung muss die Universität Folgendes berücksichtigen:
(a) Die Art des Verbrechens;
(b) Die Tatsachen, die die Verurteilung oder die anhängige Anklage stützen und die auf eine Falschaussage hindeuten;
(c) Die Relevanz des Verbrechens oder der Falschaussage für die spezifischen Anforderungen der vorgeschlagenen Position, der Dienstleistungen oder der Beschäftigung der betreffenden Person; und
(d) Zusätzliche Umstände, die für die Aufgaben und Umstände der Position, der Dienstleistungen oder der Beschäftigung relevant sind. Zu den eingreifenden Umständen gehören unter anderem:
(A) Die Zeit, die seit der Begehung der Straftat verstrichen ist;
(B) Das Alter der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Straftat;
(C) Die Wahrscheinlichkeit einer Wiederholung von Straftaten oder der Begehung einer weiteren Straftat;
(D) Die anschließende Begehung einer anderen einschlägigen Straftat;
(E) Ob die Verurteilung aufgehoben wurde und welche rechtliche Wirkung die Aufhebung der Verurteilung hat; und
(F) Eine Empfehlung eines Arbeitgebers.
(2) Straftaten, die für die Feststellung der Eignung relevant sind
(a) Alle Schwerverbrechen;
(b) Alle Vergehen der Klasse A;
(c) Alle Verbrechen des Militärs der Vereinigten Staaten oder internationale Verbrechen;
(d) Alle Verbrechen des Versuchs, der Aufforderung oder der Verschwörung zur Begehung eines in diesem Unterabschnitt (2) aufgeführten Verbrechens gemäß ORS 161.405, 161.435 oder 161.450; und
(e) Jede Straftat, die auf der strafrechtlichen Verantwortlichkeit für das Verhalten eines anderen gemäß ORS 161.155 beruht, wenn die zugrunde liegende Straftat in diesem Unterabschnitt (2) aufgeführt ist.
(3) Bewertung auf der Grundlage von Oregon und anderen Gesetzen. Ein bevollmächtigter Beauftragter bewertet eine Straftat auf der Grundlage der Gesetze von Oregon und, falls zutreffend, der Bundesgesetze oder der Gesetze einer anderen Gerichtsbarkeit, in der eine Überprüfung des Strafregisters darauf hinweist, dass eine betroffene Person eine Straftat begangen haben könnte, da diese Gesetze zum Zeitpunkt der Feststellung der Eignung in Kraft sind.
H. Mitteilung über die Feststellung der Nichteignung aufgrund einer Überprüfung des Strafregisters
Die Universität informiert die betroffene Person, die aufgrund einer Überprüfung des Strafregisters als untauglich eingestuft wurde, per Einschreiben an die aktuellste von der betroffenen Person angegebene Adresse über die Nichteignung.
I. Anfechtung einer Eignungsfeststellung
Wenn eine betroffene Person eine nachteilige Eignungsfeststellung anfechten möchte, kann sie die Feststellung anfechten, indem sie eine Anhörung beantragt.
(1) Die betroffene Person kann eine endgültige Eignungsfeststellung, die auf der Grundlage einer Strafregisterüberprüfung getroffen wurde, anfechten, indem sie innerhalb von vierzehn (14) Kalendertagen nach dem Datum der Mitteilung einen schriftlichen Antrag auf Anhörung an die in der Mitteilung gemäß OAR 580-023-0260 angegebene Adresse stellt. Die Universität kann die Frist für die Anhörung verlängern, wenn die Universität feststellt, dass die Verzögerung durch Faktoren verursacht wurde, die außerhalb der Kontrolle der betroffenen Person liegen.
(2) Anfechtung von Informationen über Straftäter. Eine betroffene Person darf das in dieser Richtlinie vorgesehene Anhörungsverfahren nicht nutzen, um die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Rechtmäßigkeit von Informationen anzufechten, die von der Polizei des Bundesstaates Oregon, dem Federal Bureau of Investigation oder von Behörden, die der Polizei des Bundesstaates Oregon oder dem Federal Bureau of Investigation Informationen übermitteln, zur Verfügung gestellt wurden.
(3) Die Universität ist berechtigt, sich auf die von der Oregon State Police, dem Federal Bureau of Investigation oder anderen Stellen bereitgestellten Informationen über Straftäter zu verlassen, bis der Universität mitgeteilt wird, dass die Informationen geändert oder berichtigt wurden.
(4) Jede Anhörung im Rahmen dieser Richtlinie ist nicht öffentlich.
(5) Rechtsmittel. Der einzige Rechtsbehelf, der im Rahmen dieses Anhörungsverfahrens gewährt werden kann, ist die Feststellung, dass die betroffene Person geeignet ist. Unter keinen Umständen darf die Universität verpflichtet werden, eine betroffene Person auf eine Stelle zu vermitteln, noch darf die Universität verpflichtet werden, Dienstleistungen anzunehmen oder eine vertragliche Vereinbarung mit einer betroffenen Person einzugehen.
(6) Anhörungsverfahren. Nach Erhalt eines gültigen Bescheids gemäß Absatz (1) dieses Abschnitts der Richtlinie wählt der Präsident der Universität einen geeigneten Anhörungsbeauftragten aus. Die Rolle des Anhörungsbeauftragten beschränkt sich auf die Durchführung der Anhörung und die Ausarbeitung eines Anordnungsvorschlags für den Präsidenten oder seinen Beauftragten.
(a) Anhörungsvorbesprechungen. Vor der Anhörung kann der Anhörungsbeauftragte nach eigenem Ermessen eine oder mehrere Voranhörungskonferenzen durchführen, um die Durchführung und Lösung des Falles zu erleichtern. Der Anhörungsbeauftragte kann die Konferenz auf eigene Initiative oder auf Antrag einer Partei einberufen.
(b) Die Zwecke einer Anhörungskonferenz können unter anderem die folgenden sein:
(A) Erleichterung der Offenlegung und Beilegung von Meinungsverschiedenheiten über die Offenlegung;
(B) Ermittlung, Vereinfachung und Klärung von Fragen;
(C) Beseitigung irrelevanter Fragen;
(D) Einholung von Tatsachenfeststellungen;
(E) dem Anhörungsbeauftragten und den Parteien vor der Anhörung Kopien aller Dokumente, die in der Anhörung als Beweismittel vorgelegt werden sollen, und die Namen aller Zeugen, die voraussichtlich aussagen werden, zu übermitteln;
(F) Urkunden zu beglaubigen;
(G) über die Reihenfolge der Beweisführung und andere Verfahrensfragen im Zusammenhang mit der Durchführung der Anhörung zu entscheiden;
(H) einen Vergleich oder eine andere Lösung oder Teillösung des Falls zu erörtern.
(c) Durchführung der Anhörung. Die Anhörung wird nach dem Ermessen des Anhörungsbeauftragten so durchgeführt, dass sie Folgendes umfasst:
(A) Die Erklärung und die Beweise der Universität zur Untermauerung ihrer Klage;
(B) Die Erklärung und die Beweise der betroffenen Person, die für untauglich befunden wurde, zur Untermauerung ihrer Position;
(C) Alle Gegenbeweise; und
(D) Alle abschließenden Argumente.
(d) Der Anhörungsbeauftragte ist befugt, Zeugen zu befragen und angemessene Fristen für den mündlichen Vortrag zu setzen. Der Anhörungsbeauftragte kann kumulative, sich wiederholende oder unwesentliche Angelegenheiten ausschließen.
(e) Beweise, auf die sich vernünftigerweise umsichtige Personen bei der Erledigung ihrer ernsten Angelegenheiten gewöhnlich verlassen, sind zulässig.
(f) Irrelevante, unwesentliche oder sich ungebührlich wiederholende Beweise sind auszuschließen, und der Anhörungsbeauftragte erkennt die durch das Gesetz von Oregon gewährten Vorrechte an.
(g) Der Anhörungsbeauftragte entwirft einen Vorschlag für eine Anordnung zur Prüfung durch den Präsidenten, der Folgendes enthält:
(A) Tatsachenfeststellungen;
(B) rechtliche Schlussfolgerungen;
(C) Anordnung.
(h) Innerhalb von einundzwanzig (21) Kalendertagen nach Erhalt der vorgeschlagenen Anordnung des Anhörungsbeauftragten muss der Präsident:
(A) die vorgeschlagene Anordnung als endgültige Anordnung für den Fall annehmen; oder
(B) die vorgeschlagene Anordnung als endgültige Anordnung für den Fall abändern.
(i) Die endgültige Anordnung des Präsidenten ist endgültig. Die endgültige Anordnung wird der betroffenen Person schriftlich per Einschreiben zugestellt.
(j) Ungeachtet OAR 580-023-0265 kann die Universität Richtlinien erlassen, die das Anhörungsverfahren beschreiben, das erforderlich ist, um eine Eignungsfeststellung anzufechten.
(7) Die Anfechtung einer Eignungsfeststellung gemäß Abschnitt I(1) dieses Teils dieser Richtlinie oder die Anfechtung von Informationen über Straftäter bei der Behörde, die die Informationen bereitgestellt hat, verzögert oder verschiebt nicht das Einstellungsverfahren oder die Beschäftigungsentscheidungen der Universität.
J. Gebühren
Die Universität kann eine Gebühr für die Beschaffung von Informationen über Straftäter zur Verwendung bei der Feststellung der Eignung erheben. Im Einzelfall darf die Gebühr nicht höher sein als die Gebühr(en), die der Universität von der Polizei des Bundesstaates Oregon und dem Federal Bureau of Investigation für die Einholung von Informationen über die betreffende Person berechnet werden.