In dieser Ausgabe von Tech 911 – unserer regelmäßigen Kolumne, in der wir Ihre dringlichsten technischen Fragen beantworten (die Sie uns hier zusenden können und sollten) – werfen wir einen Blick auf ein klassisches Problem mit einer seltsamen Wendung: Spam.
Niemand mag es, einen Posteingang voller Mist zu haben, und die meisten Dienste sind heutzutage gut darin, offensichtliche Nachrichten herauszufiltern, mit denen man nichts zu tun haben sollte, wie z. B. solche, die versuchen, Sie um Geld zu erpressen, indem sie Ihnen eine noch höhere Auszahlung in Aussicht stellen, oder solche, die versprechen, Ihre Brust und/oder Ihren Penis zu vergrößern.
Aber was ist, wenn die Person, die für das Versenden der Spam-Nachrichten verantwortlich ist, … du bist? Lifehacker-Leserin Karen schreibt:
Lieber David:
Ich erhalte ein Übermaß an Spam/Junk-E-Mails. Die meisten blockiere ich. Die Betrüger haben jedoch einen Weg gefunden, sie zu versenden, indem sie meine eigene E-Mail-Adresse als Absenderadresse verwenden. Da ich meine eigene E-Mail-Adresse nicht blockieren kann, wie kann ich die wahre Adresse herausfinden, von der sie gesendet werden, um sie zu blockieren? Ich verwende Outlook für meine „geschäftlichen“ E-Mails.
Wie kann ich… mich selbst blockieren?
Was hier passiert, ist, dass Spammer Ihre E-Mail-Adresse fälschen und versuchen, Ihren Spamschutz zu umgehen. Je nachdem, wie der Spam-Schutz Ihres Unternehmens eingerichtet ist, ist dies leider ein recht effektiver Trick. Sie haben nicht viele Details darüber angegeben, was Sie tun, aber ich denke, der erste und beste Schritt ist, Ihr IT-Team zu verwanzen – wenn Sie eines haben – und es dazu zu bringen, serverseitige Regeln einzurichten, die prüfen, ob eine E-Mail von außerhalb Ihres Unternehmens gesendet wird, aber die Domäne Ihres Unternehmens als Teil der (gefälschten) E-Mail-Adresse des Absenders verwendet.
Über dieses Verfahren kann ich nicht wirklich etwas sagen, da ich es nie gemacht habe, aber Ihr IT-Team sollte in der Lage sein, dies einzurichten. Außerdem sollte derjenige, der für die Infrastruktur Ihres Unternehmens zuständig ist, sicherstellen, dass SPF, DKIM und/oder DMARC eingerichtet sind. Mit diesen Verfahren können Sie sicherstellen, dass E-Mails, die von Ihrer Domäne gesendet werden, authentisch sind (und dass E-Mails, die Sie erhalten und die scheinbar von Ihrer Domäne stammen, es aber in Wirklichkeit nicht sind, korrekt als Spam markiert werden).
Wenn Sie eine eigene Domain besitzen und Ihr Unternehmen eine Firma ist, lohnt es sich, die Dokumentation Ihres Webhosters zu diesen drei Protokollen zu prüfen. Ihr Hoster kann Ihnen vielleicht erklären, wie Sie diese Protokolle auf leicht verständliche Weise einrichten können, was Ihnen ein großartiges Hilfsmittel im Kampf gegen, nun ja, Ihren eigenen Spam sein könnte.
Auch ohne Outlook selbst sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Spambekämpfungsfunktionen des Programms voll ausschöpfen. In meiner Version von Outlook kann ich auf den Junk-Mail-Filter zugreifen, indem ich auf die Registerkarte „Home“ und die kleine Verknüpfung „Junk“ (rechts neben „Neue E-Mail“ und „Neue Objekte“) klicke.
Klicken Sie in dem erscheinenden Dropdown-Menü auf Junk-E-Mail-Optionen und stellen Sie sicher, dass die Option aktiviert ist und auf einen Wert eingestellt ist, den Sie gerne verwenden. Wählen Sie auf jeden Fall mindestens die Stufe „Niedrig“; ziehen Sie „Hoch“ in Betracht, aber Sie sollten Ihren Junk-E-Mail-Ordner von Zeit zu Zeit überprüfen, falls sich etwas Seriöses im Filter verfangen hat. Sie können es auch so einrichten, dass nur E-Mail-Adressen oder Domänen auf einer Whitelist in Ihren Posteingang gelangen können, aber das wird Ihr „von mir selbst gesendetes“ Problem wahrscheinlich nicht lösen, da es sich so anhört, als wollten Sie nicht unbedingt Ihre eigene E-Mail-Adresse blockieren.
Während ich darüber nachdenke, überprüfen Sie Ihren Ordner „Gesendet“, um sicherzustellen, dass Sie diesen Spam nicht an, nun ja, sich selbst senden. Ich bezweifle, dass das der Fall ist, aber wenn doch, ist das ein ganz neues Problem: Sie müssen Ihre Passwörter ändern, den Zugriff auf Anwendungen von Drittanbietern deaktivieren, die Sie mit Ihrem E-Mail-Konto verknüpft haben, usw. (Kurz gesagt, Sie wurden irgendwie gehackt, und Spammer verschicken tatsächlich E-Mails von Ihrer Adresse.)
Sie können versuchen, eine Drittanbieter-App wie Mailwasher zu installieren, um Ihre Spam-Probleme in den Griff zu bekommen. Ich habe diese App nicht selbst benutzt, aber die kostenlose Version ist es wert, um zu sehen, ob sie Ihnen helfen kann, die Zahl der gefälschten E-Mails zu verringern.
Wenn Sie immer noch Probleme haben, können Sie auch versuchen, einen neuen E-Mail-Alias in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Filtern Sie alle Nachrichten, die von Ihrer „alten“ E-Mail-Adresse kommen, in den Papierkorb, und verwenden Sie diese neue E-Mail-Adresse nur, wenn Sie Nachrichten an sich selbst senden wollen. Das ist eine grobe, aber einfache Lösung.
Wenn Sie nur ein Team sind und die E-Mail-Funktionen Ihres Webhosts nutzen, um Nachrichten für Ihr Unternehmen zu erhalten, sollten Sie sich mit ihm in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass Sie den Spamschutz für Ihre Domäne aktiviert haben. Sie können auch in Erwägung ziehen, einen Dienst wie Googles G Suite für Ihre Domain einzurichten. Das kostet Sie zwar 5 Dollar pro Monat, aber die integrierten Spam-Bekämpfungsfunktionen von Google sind ziemlich beeindruckend, und Sie können immer noch Outlook verwenden, um Ihre E-Mails einzusehen, wenn Sie möchten.