Kuinka kauan lomaketta I-9 on säilytettävä?
Lomaketta I-9 on säilytettävä täytettynä jokaisesta palkkalistoillasi olevasta työntekijästä (tai muulla tavoin palkkaa saavasta työntekijästä), joka on otettu palvelukseen marraskuun 6. päivän 1986 jälkeen (tai marraskuun 27. päivän 2009 jälkeen tai sitä ennen, jos työntekijä työskentelee CNMI:llä). Älä koskaan hävitä nykyisen työntekijän I-9-lomaketta; sinun on säilytettävä se niin kauan kuin työntekijä työskentelee sinulle ja tietyn ajan sen jälkeen, kun hän on lopettanut työskentelyn sinulle. Tätä vaatimusta sovelletaan, vaikka työntekijä lopettaisi työsuhteensa pian sen jälkeen, kun olet palkannut hänet.
Älä koskaan lähetä lomaketta I-9 USCIS:lle tai U.S. Immigration and Customs Enforcementille.
Vain silloin, kun työntekijä lakkaa työskentelemästä luonasi, sinun on laskettava, kuinka kauan sinun on säilytettävä hänen lomakettaan I-9. Liittovaltion säännösten mukaan sinun on säilytettävä lomake I-9 jokaisesta palkkaamastasi henkilöstä kolmen vuoden ajan palkkaamispäivästä tai yhden vuoden ajan työsuhteen päättymispäivästä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhäisempi.
Lasketaksesi, kuinka kauan sinun on säilytettävä entisen työntekijän lomake I-9:
- Jos työntekijä on työskennellyt alle kaksi vuotta, säilytä lomake kolmen vuoden ajan kenttään First Day of Employment (Ensimmäinen työskentelypäivämäärä) kirjoittamastasi päivämäärästä.
- Jos hän työskenteli yli kaksi vuotta, säilytä hänen lomakkeensa yhden vuoden ajan sen jälkeen, kun hän on lopettanut työskentelyn sinulle.
Voit säilyttää lomakkeen I-9 paperilla, mikrofilmillä tai mikrokortilla tai sähköisesti. Sinun tarvitsee säilyttää vain ne sivut, joille sinä ja työntekijäsi olette kirjoittaneet tietoja: sinun ei esimerkiksi tarvitse säilyttää Lists of Acceptable Documents -sivua tai ohjeita.
Puutteelliset tai epätäydelliset asiakirjat ovat INA:n 274A (a)(1)(B) pykälän rikkomus (8 CFR osa 274a .2(f)(2)).
Paperilomakkeen I-9 säilyttäminen
Voitte säilyttää täytetyt paperilomakkeet, joissa on alkuperäiset käsinkirjoitetut allekirjoitukset, paikan päällä tai muualla kuin toimipaikassa vaaditun säilytysajan, kunhan pystytte esittämään lomakkeet I-9 kolmen arkipäivän kuluessa tarkastuspyynnöstä, jonka on esittänyt sisäisen turvallisuuden ministeriö (DHS), oikeushallintoministeriön siviilioikeusosasto (Civil Rights Division of Justice’s Civil Rights Division), maahanmuuttajien ja työntekijöiden oikeuksien osasto (Immigrant and Employee Rights Section, IER), tai U.S. Department of Labor (DOL) officers.
Lomakkeen I-9 säilyttäminen mikrofilmillä ja mikrokortilla
Voit säilyttää kopiot täytetyistä paperilomakkeista, joissa on alkuperäiset käsin kirjoitetut allekirjoitukset, mikrofilmillä tai mikrokortilla. Kun käytät mikrofilmiä tai mikrofilmiruutua, sinun tulisi:
- Valittava filmimateriaali, joka säilyttää kuvan ja mahdollistaa sen käytön koko säilytysajan, joka voi olla yli 20 vuotta työntekijästä ja yrityksestäsi riippuen;
- Käytettävä hyvin huollettuja laitteita, joilla voidaan luoda ja katsella selkeitä, luettavia I-9-lomakkeita ja jäljentää lukukelpoisia paperikopioita lomakkeita tarkastaville virkailijoille;
- Sijoitettava hakemistot joko filmin ensimmäisen filmirullan ensimmäisiin ruuduihin tai koko sarjan elokuvan viimeisen filmirullan viimeisiin ruutuihin. Mikrofilmien osalta ne sijoitetaan sarjan viimeisen vaipan viimeisiin ruutuihin.