Miksi käyttää SIS-ohjelmistoja?
Opiskelijatietojärjestelmien käytöstä on monenlaisia hyötyjä sekä vanhemmille ja opiskelijoille että oppilaitoksille ja niiden henkilöstölle. Tämän luokan ratkaisut tarjoavat viestintäkanavia koulun virkailijoiden ja oppilaiden välille, toimivat opiskelijoihin liittyvien tietojen yhtenäisenä lähteenä, virtaviivaistavat laskutusprosesseja ja paljon muuta.
Tiedon tallentaminen – SIS-ohjelmisto tallentaa monenlaisia opiskelijatietoja ja kokoaa kaikki tietueet yhteen paikkaan, jotta koulun virkailijat, vanhemmat ja opiskelijat itse pääsevät niihin helposti käsiksi. Yhdessä järjestelmässä koulun virkailija voi tarkastella oppilaiden läsnäoloa, taloudellisen tuen tilaa, luokkaluetteloita, oppilaiden ilmoittautumista ja paljon muuta. Toisaalta opiskelijat näkevät epäviralliset opintosuoritusotteet, voivat ilmoittautua luokkiin, tarkistaa lukukausimaksut ja -maksut sekä käyttää aikataulun rakentajaa. Kaikkien opiskelijatietojen pitäminen samassa järjestelmässä antaa käyttäjille mahdollisuuden tehdä ja seurata muutoksia sekä ylläpitää kokonaisnäkemystä sekä yksittäisistä opiskelijoista että koko opiskelijakunnasta. SIS-järjestelmän tiedot eivät ole siiloutuneina erillisiin järjestelmiin, mikä helpottaa organisointia kaiken kaikkiaan.
Helpottaa vanhempien ja opettajien välistä viestintää – Tätä etua voidaan soveltaa ensisijaisesti K-12-oppilaiden SIS-ohjelmistoihin, sillä nämä järjestelmät tarjoavat vanhempien portaaleja ja viestintäkanavia vanhempien ja opettajien välillä. Portaalin avulla vanhemmat voivat saada tietoa siitä, miten heidän lapsensa pärjäävät koulussa, sekä syvällistä tietoa luokkahuonekäyttäytymisestä, läsnäolosta, akateemisesta suunnittelusta ja muusta. Vanhemmat voivat käyttää portaalia kanavana, jonka kautta he voivat viestiä nopeasti ja helposti lastensa opettajien kanssa, mikä on erityisen hyödyllistä, jos kyseessä on ajallisesti arkaluonteinen kysymys tai luokkahuoneen huono käytös, joka edellyttää vanhempien puuttumista asiaan.
Helpottaa opiskelijoiden ja tiedekunnan välistä viestintää – Opiskelijaportaali on olennainen osa laadukasta SIS-tietojärjestelmää, erityisesti yliopistotasolla. Koska yliopistoluokat ovat yleensä suurempia ja professorit ovat yleensä huonommin tavoitettavissa, on entistä tärkeämpää, että opiskelijoilla on suora yhteys professoriinsa. Opiskelijat voivat viestiä sekä opettajiensa että hallinnon kanssa samassa paikassa ja pitää kirjaa näistä keskusteluista. Jos opiskelija ei uskalla esittää kysymystä jostakin aiheesta tai tehtävästä luokassa, hän voi kysyä sen portaalin kautta ja saada siihen selvennystä.
Helpotetaan osastojen välistä viestintää – Oppilaitoksen osastot voivat olla erittäin siiloutuneita ja olla kommunikoimatta keskenään. SIS-järjestelmillä on kyky murtaa viestinnän esteet ja antaa osastojen työskennellä erillisinä yksikköinä, eikä erillisinä voimina. Tietojen saatavuuden yhtenäistäminen ja kaikille yhtäläinen pääsy on avain osastojen ja mahdollisesti koko oppilaitoksen yhdistämiseen.
Opiskelijoiden sisäänpääsy – Sisäänpääsyprosessi on monimutkainen ja monitahoinen, minkä vuoksi sitä on vaikea hallita ylläpitäjänä. SIS-ohjelmisto voi auttaa, sillä sen avulla vastuuhenkilö voi seurata mahdollisia opiskelijoita sisäänpääsyprosessin aikana; ohjelmisto myös päivittää opiskelijoiden profiileihin muutokset sitä mukaa, kun niitä tapahtuu. SIS-ohjelmisto voi usein hoitaa koko sisäänottoprosessin alkuperäisestä tiedustelusta hyväksymiseen ja ilmoittautumiseen. Tuloksena on saumaton siirtyminen mahdollisesta opiskelijasta yliopiston jäseneksi. Kaikki asiaankuuluvat tiedot ovat yhdessä järjestelmässä eikä useissa erillisissä ohjelmistoissa, joita voi olla vaikea integroida.
Turvallisuuden parantaminen – Suurin osa SIS-ohjelmistoista on nykyään pilvipohjaisia, mikä on monista syistä parempi vaihtoehto kuin paikalliset vanhat järjestelmät. Pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat helpomman käyttöönoton, yleisen käyttömahdollisuuden, välittömän teknisen tuen, paremman tietoturvan ja paremmat mahdollisuudet mukautua markkinoiden muutoksiin ja päivittää tuote mahdollisimman vaivattomasti.
Laskutus ja maksujen käsittely – SIS-ratkaisut tarjoavat lukukausimaksujen käsittelyominaisuuksia, jotta opiskelijat voivat hoitaa kaikki laskutusasioihinsa liittyvät asiat yhdessä paikassa. Koulut voivat laskuttaa oppilaita, ja oppilaat tai vanhemmat voivat maksaa nämä maksut suoraan sovelluksen kautta.
Raportointi – Koulun virkailijat voivat käyttää SIS-järjestelmään kerättyjä tietoja luodakseen tietoon perustuvia raportteja oppilaiden edistymisestä sekä yksilöiden että koko oppilaskunnan osalta. Nimetyn kouluvirkailijan näkökulmasta SIS tarjoaa helpon tavan käsitellä oppilastietojen hallintaa. Virkamiehet voivat käyttää ohjelmistoa luodakseen raportteja aina siitä, kuinka monella oppilaalla on ei-maahanmuuttajan asema tai mikä on tietyn luokan keskimääräinen keskiarvo.