I veckans avsnitt av Tech 911 – vår regelbundna kolumn som löser dina mest angelägna tekniska frågor (som du kan och bör skicka till oss här) – tar vi en titt på ett klassiskt problem med en märklig twist: skräppost.
Ingen gillar att ha en inkorg full av skit, och de flesta tjänster är numera bra på att filtrera bort uppenbara meddelanden som du inte ska behöva ta hand om, som de som försöker pressa dig på pengar genom att reta upp dig på en ännu större utbetalning eller de som lovar att öka storleken på din bröstkorg och/eller willie.
Men vad händer om den person som är ansvarig för att skicka ut den skräppost du får är… du själv? Lifehacker-läsaren Karen skriver:
Kära David:
Jag får ett överflöd av skräppost/skräppost. Det mesta blockerar jag. Men bedragarna har hittat ett sätt att skicka det med min egen e-postadress som returadress. Eftersom jag inte kan blockera min egen e-postadress, hur kan jag då hitta den verkliga adressen som de skickas från för att blockera dem? Jag använder Outlook för min ”affärsmässiga” e-post.
Hur blockerar man sig själv?
Det som händer här är att spammare förfalskar din e-postadress i ett försök att kringgå alla typer av skräppostskydd du har. Tyvärr, beroende på hur ditt företags skräppostskydd är uppbyggt, är detta faktiskt ett ganska effektivt trick. Du gav inte många detaljer om vad du gör, men jag tror att det första och bästa steget är att gå till ditt IT-team – om du har ett – och få dem att sätta upp regler på serversidan som kontrollerar om ett e-postmeddelande skickas från en plats utanför din organisation men använder din organisations domän som en del av avsändarens (falska) e-postadress.
Den processen kan jag inte riktigt uttala mig om, eftersom jag aldrig har gjort det, men ditt IT-team bör kunna ställa in detta. Dessutom bör den som ansvarar för ditt företags infrastruktur se till att de har konfigurerat SPF, DKIM och/eller DMARC, som alla är sätt som du kan använda för att fastställa att e-postmeddelanden som skickas från din domän är autentiska (och att e-postmeddelanden som du tar emot och som verkar komma från din domän, men som egentligen inte kommer från din domän, markeras korrekt som skräppost).
Om du äger din egen domän och ditt företag är ett företag av en sådan, är det värt att undersöka vilken dokumentation ditt webbhotell har om dessa tre protokoll. Din webbhotell kanske kan förklara hur du ställer in dem på ett lättförståeligt sätt, vilket kan ge dig ett bra verktyg i din kamp mot, tja, din egen spam.
Och utan Outlook i sig, se till att du använder programmets skräppostbekämpningsfunktioner fullt ut. I min version av Outlook kan jag komma åt skräppostfiltret genom att klicka på fliken Hem och den lilla genvägen Skräppost (till höger om ”Ny e-post” och ”Nya objekt”).
I rullgardinsmenyn som visas klickar du på Junk Email Options (alternativ för skräppost) och ser till att den först och främst är aktiverad och inställd på en nivå som du känner dig bekväm med. Du bör definitivt välja minst ”låg” och överväga ”hög”, men du bör kontrollera mappen för skräppost då och då för att se om något legitimt skulle fastna i filtret. Du kan också ställa in det så att endast e-postadresser eller domäner på en vitlista kan ta sig in i din inkorg, men det löser förmodligen inte problemet med ”skickat från mig själv”, eftersom det låter som om du inte nödvändigtvis vill blockera din egen e-postadress.
När jag ändå funderar på det, kontrollera din mapp för skickat för att se till att du inte skickar denna skräppost till, ja, dig själv. Jag tvivlar på att så är fallet, men om så är fallet är det ett helt nytt problem: ett problem som innebär att du måste ändra dina lösenord, inaktivera tillgången till tredjepartsappar som du har kopplat till ditt e-postkonto och så vidare. (Kort sagt, du har blivit hackad på något sätt och spammare skickar faktiskt e-post från din adress.)
Du kan prova att installera en tredjepartsapp som Mailwasher för att hjälpa dig att ta itu med dina problem med skräppost. Jag har inte använt den här själv, men gratisversionen är värd att undersöka för att se om den faktiskt kan hjälpa dig att minska antalet falska e-postmeddelanden.
Om du fortfarande har problem kan du också försöka skapa ett nytt e-postalias på ditt företag. Filtrera alla meddelanden som kommer från din ”gamla” e-postadress till papperskorgen och använd den nya e-postadressen endast när du vill skicka meddelanden till dig själv. Det är en grov, men enkel lösning.
För det sista, om du är ett enmanslag och bara använder ditt webbhotells e-postfunktioner för att ta emot meddelanden för ditt företag, kan du överväga att kontakta dem för att se till att du har aktiverat allt skräppostskydd för din domän. Du kan också överväga att inrätta en tjänst som Googles G Suite för din domän. Det kostar dig 5 dollar i månaden, men Googles inbyggda skräppostbekämpningsfunktioner är ganska formidabla, och du kommer fortfarande att kunna använda Outlook för att visa din e-post om du vill.