Note! Innehållet i det här inlägget fungerar som ett allmänt förslag och en översikt och kanske inte gäller för dina specifika krav.
Det kan vara svårt att navigera i nivåerna och funktionaliteterna i Office 365, men alla organisationer som vill migrera innehåll till Office 365 bör ta sig tid att förstå alla verktyg som plattformen tillhandahåller.
Förståelse för de olika samarbetsnivåerna och -verktygen i Office 365 är viktigt för att få ut mesta möjliga av dina data, ge användarna möjlighet till att använda sig av dem och bygga upp ett lagrings- och delningssystem i molnet som gör det absolut bästa för din organisation. Det sägs att veta är halva slaget, och Cloud FastPath är här för att hjälpa till!
En av de vanligaste anledningarna till att organisationer tvekar om filservrar, och delade hårddiskar i synnerhet, är att det är svårt att avgöra var innehållet bäst hör hemma. Många inom IT har inställningen att ”hemmadiskar går till OneDrive for Business” och ”jag flyttar bara mina delade diskar till SharePoint Online-webbplatser”. Även om det kan vara rätt tillvägagångssätt för att separera innehåll mellan dessa två system, kanske du vill ställa ytterligare frågor kring det ”delade” innehållet, eftersom SharePoint Online kan betyda och göra ett antal olika saker.
Vad är en Office 365-grupp? Vad är en SharePoint Online Site eller Site Collection? Hur skiljer sig dessa från Teams?
Och så här kommer en snabbguide om arkitektur för delat innehåll och organisationsstrukturer i Office 365!
SharePoint Sites är förmodligen det mest mångsidiga alternativet, särskilt när det gäller att samarbeta om stora mängder filer eller kataloger. En SharePoint Team Site fungerar som ett nav där många teammedlemmar kan få tillgång till innehåll, organisera innehåll eller samarbeta om innehåll. Kommunikationen inom SharePoint Team Sites sker genom att kommentera dokument i realtid tillsammans med alla andra teammedlemmar.
Den stora fördelen med team Sites är att de ägs av IT eller chefen för en avdelning eller arbetsgrupp. Det innebär att behörigheter kan fastställas av IT eller avdelningschefer och att IT har granulär kontroll över delning för specifika platser, konfigurationer för specifika platser samt möjlighet att fastställa specifika behörigheter för vissa platser, kataloger eller innehåll.
Ett motsvarighet till en plats eller en platssamling på en filserver på plats skulle vara en avdelningsdelning. Det betyder inte att en hel ”HR”-katalog ska placeras i en enda plats. Om en avdelningsdelning får en egen webbplats eller delas upp i många underavdelningar beror på mängden komplexa behörigheter, den totala mängden innehåll, grupporganisationen inom delningen och kraven för extern delning. Till exempel kan en grupp inom en HR-avdelning, t.ex. rekryterarna, kräva att de delar mycket med personer utanför företaget. I det här fallet kan det vara bäst att ge den gruppen en egen webbplats med mer avslappnad extern delning, men fortfarande under kontroll av IT och HR-avdelningen som helhet.
Gruppwebbplatser
I Office 365 kompletterar gruppwebbplatser en traditionell e-post/Outlook-grupp. Säker men något begränsad funktionalitet möjliggör Group Sites ett gediget och säkert filsamarbete mellan grupper, vars medlemskap och behörigheter enkelt kan justeras och hanteras från fall till fall.
Group Sites skapas som standard när en Office 365-grupp skapas, så det är viktigt att fastställa riktlinjer för vem som kan skapa Office 365-grupper. Gruppwebbplatser bör vanligtvis inte innehålla mycket konfidentiellt eller känsligt material, eftersom IT- och säkerhetsteam har något mindre insyn och kontroll över innehållet i dem.
Där gruppwebbplatser lyckas är i möjligheten för teammedlemmar inom en grupp eller avdelning att gradvis reglera åtkomsten till en fil eller ett dokument som de så småningom kan behöva distribuera till andra avdelningar eller team. Dessa grupper är flytande och flexibla, medan Outlook-grupper ofta är mer permanenta och medför vissa behörigheter. Gruppwebbplatser och åtkomsten till dem kan däremot utvecklas efter behoven för de filer som finns där.
Team Sites
Team Sites erbjuder användare och organisationer ett sätt att snabbt och effektivt kommunicera och samarbeta, ungefär på samma sätt som de kan använda ett program som Slack. Team Sites ger teammedlemmarna ett sätt att enkelt dela filer, mappar och andra viktiga objekt som de vill samarbeta kring och fungerar som en enkel och effektiv kommunikationsmetod när det gäller att arbeta med specifika projekt som involverar flera personer.
Som en chattbaserad arbetsyta ser Microsofts Team Sites till att teammedlemmarna aldrig behöver oroa sig för att gå miste om en viktig konversation. Chattar kan vara privata eller byggas upp kring grupper, vilket säkerställer att varje enskild användare har möjlighet att föra samman konversationer på ett sådant sätt att ingen teammedlem missar en viktig uppdatering och att ingen känslig information delas med dem som inte ska ha tillgång till den.
Varje team tillhandahålls tillsammans med en egen SharePoint Site. Det innehåll som bäst hör hemma här måste vara ytterst relevant för det projekt eller team som teamplatsen är till för. Dessutom är mycket av innehållet nytt och uppdateras ofta, så det är ett bra tillvägagångssätt att filtrera på metadata som t.ex. datum för senaste ändring när man flyttar innehåll till teamplatserna. Ibland kan det vara bäst att låta slutanvändare migrera innehåll som de själva väljer till teamplatser.
Teams, Groups, and Site Collections Move Content Down a Funnel
Fördelarna med vart och ett av de här verktygen är inte bara deras unika styrkor och funktioner, utan också hur de fungerar tillsammans för att hjälpa en organisation att stödja sina samarbetsmöjligheter. Precis som allt annat dynamiskt genomgår filer, data, dokument och projekt en metaforisk livscykel, och förhållandet mellan Teams, Group Sites och SharePoint Sites fungerar för att säkerställa att den cykeln lyckas. Ta till exempel ett marknadsföringsteam som har till uppgift att skapa ett internt kommunikationsdokument (det här exemplet fungerar dock för de flesta avdelningar i en organisation).
I början vill de brainstorma vad de vill säga, hur de vill formulera dokumentet och hur det ska vara upplagt på en grundläggande strukturell nivå. De kan göra detta via Teams: en säker och omedelbar chattmekanism.
När dokumentet är utformat kan skaparna med hjälp av Group Sites starta en formell godkännandeprocess och hantera vem som kan se dokumentet och skicka det på ett säkert sätt, vilket säkerställer att behörigheterna förstärks och att mottagarna hanterar filen eller dokumentet på lämpligt sätt. Dessa mottagare kan sedan redigera dokumentet och dela dessa redigeringar snabbt och säkert med marknadsteamets medlemmar och chefer.
När allt detta är gjort kan dokumentet lagras på ett säkert sätt för långsiktig referens och delning i en SharePoint Site. Det är mångsidigt och säkert och ger en avdelning ett slutet, specifikt utrymme för att dela sitt arbete med en större publik.
Data är dynamiska och ständigt föränderliga; filer och projekt är dynamiska och ständigt föränderliga. Dessa objekt genomgår flera olika stadier och det är rimligt att ha flera platser och verktyg som är anpassade till dessa stadier. Det gynnar användarna individuellt, det gynnar de team som de ingår i och det gynnar de organisationer som de ingår i. Dessa olika funktioner tjänar olika behov, och Office 365 förstår hur dessa behov fungerar tillsammans. Det är därför Office 365 är en av de mest flexibla och kraftfulla samarbetsplattformarna i molnet som finns tillgängliga.
Migration till Microsofts Office 365 kan drastiskt förbättra det sätt på vilket dina användare interagerar med sitt innehåll. När du gör övergången till Office 365 genom att flytta stora mängder delat innehåll till plattformen måste varje nivå av SharePoint-funktionalitet beaktas i migrationsstrategin och planen.
När det gäller migrering och molnsamarbete är det gamla ordspråket sant: kunskap är makt. Och med ett fast grepp om de många funktionalitetsnivåerna i Office 365 kan din organisation använda plattformen för att utveckla varje enskild aspekt av hur ni samarbetar.