Free Press

Da så mange virksomheder og organisationer nu opererer online, er visuel kommunikation vigtigere end nogensinde.

Hvad enten du er en leder, der ønsker at tilpasse dit team til nye organisatoriske processer, eller en marketingmedarbejder, der leder efter måder at differentiere sig på de sociale medier, spekulerer du måske på, hvordan du bedst bruger visuelle elementer til virkelig at skabe kontakt til dit publikum.

I denne guide giver jeg dig nogle forretningshemmeligheder fra min erfaring som informationsdesigner. Jeg viser dig, hvordan du kan udnytte bedste praksis inden for design og visuel kommunikation til at engagere dit publikum og samtidig undgå informationsoverbelastning.

Indholdsfortegnelse:

• Hvad er visuel kommunikation?
• Hvad er nogle af de mest almindelige typer af visuel kommunikation?
• Hvorfor er visuel kommunikation vigtig?
• Sådan bruger du visuel kommunikation på arbejdspladsen
• Sådan får du din visuelle kommunikation til at se professionel ud

Hvad er visuel kommunikation? Visuel kommunikation defineret:

Visuel kommunikation er den praksis, hvor man bruger visuelle elementer til at formidle et budskab, inspirere til forandring eller fremkalde følelser.

Det er en del kommunikationsdesign – udformning af et budskab, der uddanner, motiverer og engagerer – og en del grafisk design – anvendelse af designprincipper til at kommunikere dette budskab, så det er klart og iøjnefaldende.

Effektiv visuel kommunikation skal være lige så tiltalende som informativ.

Brug denne skabelon

Visuel kommunikation handler i virkeligheden om at vælge de rigtige elementer (som regel tekst, ikoner, former, billeder og datavisualiseringer) for at skabe mening for din målgruppe.

Nogle almindelige visuelle kommunikationsstrategier omfatter:

• Brug af datavisualiseringer til at vise virkningen af dit arbejde
• Brug af former og linjer til at skitsere relationer, processer og strømme
• Brug af symboler og ikoner til at gøre oplysninger mere mindeværdige
• Brug af visuelle billeder og data til at fortælle historier
• Brug af farver til at angive vigtighed og tiltrække opmærksomhed

Hvad er nogle af de mest almindelige typer af visuel kommunikation?

Når du tænker på visuel kommunikation, tænker du måske først på design-tungt indhold som grafik på sociale medier eller infografikker.

Og selv om visuel kommunikation bestemt spiller en rolle i disse tilfælde, er der et væld af andre typer indhold, der falder ind under den visuelle kommunikationsparaply.

Nogle almindelige typer af visuel kommunikation på arbejdspladsen omfatter bl.a:

• Infografikker
• Procesdiagrammer
• Flow Charts
• Radkort
• Diagrammer og grafer
• Visuelle rapporter
• Præsentationer
• Mind Maps

Brug dette TEMPLET

Disse kan se meget forskellige ud, når de bruges i forskellige brancher, men de bruger alle de samme visuelle kommunikationsstrategier og designprincipper til at præsentere oplysninger korrekt og skabe mening for målgrupperne.

Lad os tage et kig på nogle visuelle kommunikationsstrategier, der bruges på tværs af forskellige typer organisationer.

Nonprofit-organisationer

Nonprofit-organisationer kombinerer ofte datavisualisering og visuel storytelling for at vinde publikums tillid og skabe troværdighed for deres organisation.

Dette kan tage form af en statistisk infografik eller en effektrapport, som de deler med deres donorer og støtter:

Brug dette TEMPLATE

De kan også oprette informations-plakater eller brochurer, der er rettet mod offentligheden, for at skabe opmærksomhed omkring deres organisation og fremme opbakning til deres sag.

Brug denne skabelon

Et andet sted, hvor visuel kommunikation er vigtig for større nonprofitorganisationer, er at opdatere interessenter om kampagne- eller forskningsresultater. Disse rapporter kombinerer ofte historiefortælling med datavisualisering for at informere og overbevise.

Kilde

Sundhedsorganisationer

En visuel kommunikationsstrategi, der ofte anvendes i sundhedssektoren, er brugen af almindeligt sprog og enkel ikonografi for at kommunikere med målgrupper med lavere sundhedskompetence.

En folkesundhedsenhed kan f.eks. oprette et infografisk faktablad for at sikre, at anbefalede protokoller følges, som f.eks. disse nylige COVID-19-retningslinjer fra Public Health Ontario:

Kilde

Der er faktisk CDC’s anbefaling, at man bruger visuelt materiale til at øge forståelsen af sundhedsinformation til ekstern kommunikation i sundhedssektoren.

Disse typer af visuelle vejledninger er ikke kun nyttige til ekstern kommunikation. Lignende taktikker kan bruges til at minde personalet om bedste praksis på arbejdspladsen, som f.eks. patientsikkerhed og praksis for forebyggelse af infektioner.

Kilde

Lær mere: Venngage for Healthcare Organizations

Business consulting organizations

Business development organizations kan bruge diagrammer som proceskort til at kommunikere strategi på højt niveau til kunderne, hvilket kan være med til at gøre deres værdi mere håndgribelig.

En simpel køreplan eller et resumé af strategianbefalinger kan være et godt redskab til at kommunikere med og tilpasse sig kunderne.

Brug dette TEMPLET

Hvorfor er visuel kommunikation vigtig?

Visuelt materiale kan være med til at skabe forståelse, hvor ord alene ikke kan.

De kan hjælpe med at bygge bro mellem begreber og ord, især når man appellerer til et publikum med forskellige behov og baggrunde.

Det er klart, at visuel kommunikation er top-of-mind for mange. Da vi spurgte marketingfolk om deres brug af visuelt indhold, oplyste 74 % af de adspurgte marketingfolk, at mere end 70 % af deres indhold indeholdt en eller anden form for visuelt indhold.

Brug dette TEMPLATE

Det er desuden blevet påvist gang på gang, at visuelle elementer ud over at gøre information mere engagerende faktisk kan hjælpe med forståelsen af information.

Men hvornår bør du overveje at gøre dit indhold mere visuelt?

Du kan bruge visuel kommunikation til at:

• Engagerer dit publikum
• Kommunikerer komplekse oplysninger
• Fortæller en historie og formidler følelser
• Forenkler oplysninger
• Kommunikerer virkningen af dine data

Lad os tage et kig på, hvordan dette kan anvendes på arbejdspladsen.

Hvordan man bruger visuel kommunikation på arbejdspladsen

Du tænker måske, at visuel kommunikation ikke rigtig er nødvendig i dit daglige arbejde.

Men visuelt materiale kan i de rigtige hænder bruges som et værktøj til at påvirke, hvad dit publikum er opmærksom på, tænker over og forstår.

Sådan gør du kedelige emner engagerende

Det kan være en udfordring at skabe engagerende indhold, der viser værdien af din virksomhed, når du arbejder i en “kedelig” eller teknisk branche som finans, forretningsudvikling, ingeniørarbejde eller sundhedsvæsenet.

Men det er denne type udfordringer, hvor visuel kommunikation brillerer. Ved at skabe unikke visuelle elementer kan du hjælpe dig selv med at positionere dig selv som den innovative løsning på markedet.

Her er nogle enkle strategier, du kan overveje:

Brug stiliserede ikoner for at få tekniske oplysninger til at føles konkrete og tilgængelige

Denne infografik om behandling af kreditkortforhandlere udnytter f.eks. en legende ikon-stil og en moderne designbehandling til at fange din opmærksomhed og holde dig i gang med at læse.

Brug dette TEMPLATE

Dette kan være den perfekte måde at signalere til unge virksomhedsejere, at du er anderledes end de traditionelle storbanker, og at du er den rette for dem. Det føles så meget mere tilgængeligt end en væg af tekst på en webside.

Den simple anvendelse af nogle grundlæggende visuelle kommunikationsstrategier kan gøre disse “kedelige” tekniske oplysninger lidt mere tilgængelige og relaterbare for din målgruppe – klar til at øge engagementet på sociale medier, din blog eller dit nyhedsbrev.

Brug visuelle metaforer for at få din målgruppe til at tænke

Visuelle metaforer er en anden måde at få gamle idéer til at føles friske og spændende, og de kan endda være med til at fremme en dybere forståelse af dit emne.

Brugen af kvinder, der løber i infografikken nedenfor, hjælper mig f.eks. til at tænke på NPS-scoringer på en ny måde:

Brug dette TEMPLET

Gennem at lade den visuelle præsentation styre, hvordan du positionerer værdien af dit produkt eller din tjeneste, kan du finde nye måder at nå dine kunder på.

Læs mere: Her er nogle tips til visuel kommunikation om, hvordan du kan gøre kedelige emner engagerende:

• Brug visuelle symboler og ikoner til at få tekniske oplysninger til at føles tilgængelige
• Vælg en grafisk designstil, der vil give genklang hos din målgruppe
• Tænk ud af boksen: Brug en unik visuel præsentation til at få dit publikum til at tænke

Hvis din visuelle præsentation er unik, behøver dine oplysninger ikke at være revolutionerende for at give dig en fordel i forhold til dine konkurrenter.

Læs mere: Infografiske idéer til at gøre dine oplysninger engagerende.

Sådan kommunikerer du procesændringer og forbedringer

Det har aldrig været vigtigere at være i stand til hurtigt at omstille dit team på procesændringer.

Visuals kan gøre processer lettere at forstå og mere mindeværdige. De kan også bidrage til at øge medarbejdernes tilpasning og engagement.

Sådan kan du bruge procesdokumentation til at hjælpe med at tilpasse dit team.

Vis både ændringer på højt og lavt niveau med hierarkiske procesdiagrammer

Afbrydning af processer i diskrete visuelle trin kan gøre nye processer meget lettere at forstå.

Og opdeling af trin i endnu mindre afsnit kan hjælpe dig med at kommunikere både begreber på højt niveau og specifikke detaljer på samme sted, som i dette procesdiagram nedenfor.

Brug dette TEMPLET

Giver du disse procesdokumenter til medarbejderne, kan det hjælpe med hurtigt at tilpasse teams til nye strategier, f.eks. en handlingsplan til at håndtere en krise eller et skift til et nyt marked, og samtidig fungere som et referencepunkt i fremtiden.

BRUG DENNE TEMPLATE

Levere præsentationsdias som en referencevejledning efter mødet

Med fjernarbejde, der er ved at blive normen, bruger du sandsynligvis mange af dine dage på Zoom-opkald i ryggen.

Hvis du holder et møde for at drøfte større procesændringer eller opdateringer af virksomheden, kan det være værd at piske nogle hurtige mødeslides frem for at hjælpe med at tydeliggøre ændringer og sikre, at dit team er på linje.

Inddragelse af et diassæt kan hjælpe med at forstærke vigtigheden af det, der drøftes, og fungere som reference, når dit team går i gang med arbejdet.

Brug dette TEMPLET

Forstil tjeklister for at hjælpe dit team med at holde styr på komplekse processer

Forstil en tjekliste med trin, som dit team skal følge, kan hjælpe dig med at uddelegere arbejde med tillid, samtidig med at dit team får tillid til at vide, at de gør tingene rigtigt.

Checklister er særligt nyttige til at kommunikere komplekse eller proprietære interne processer, da de kan hjælpe med at fjerne enhver angst fra processen.

Brug denne model

Byg et bibliotek af interne uddannelsesdokumenter op, som du kan opdatere med jævne mellemrum

At opbygge et bibliotek af uddannelsesdokumenter kan, selv om det måske tager lidt tid i starten, virkelig spare tid og penge i det lange løb, fordi et team, der er på linje, er et team, der er produktivt.

Onboarding-vejledninger, ofte stillede spørgsmål til nye medarbejdere (som f.eks. de sjove ofte stillede spørgsmål om onboarding nedenfor) og anden procesdokumentation kan alle være med til at gøre onboarding på afstand nemmere og hjælpe nye medarbejdere med at føle sig trygge og have kontrol.

Brug dette TEMPLET

HR onboarding-tjeklister kan hjælpe med at undgå hovedpine i forbindelse med overset papirarbejde og uklare forventninger. Hvis du har en tjekliste til medarbejderen og en til din HR-afdeling, kan du sørge for, at alle er på linje med hinanden og har styr på deres opgaver.

Brug dette TEMPLET

Hvis du er i gang med at ansætte en masse nye medarbejdere, kan det endda være værd at genoverveje udformningen af dit tilbudsbrev. Når din nye medarbejder har underskrevet, kan du sende deres pakke med matchende onboarding-dokumenter.

Brug denne model

Og når du har oprettet disse dokumenter, bør de være nemme at opdatere og formidle til nye og eksisterende teammedlemmer, hvilket gør dit arbejde endnu nemmere.

For at opsummere, er her dine tips til at kommunikere procesændringer i farten:

• Vis ændringer på højt og lavt niveau med hierarkiske procesdiagrammer
• Forstil præsentationsdias som en post-møde-referenceguide
• Hjælpe dit team med at holde styr på ændringer med tjeklister
• Opbyg et bibliotek af interne uddannelsesdokumenter, som du kan opdatere med jævne mellemrum

Sådan forenkler du komplekse oplysninger med visuelt materiale

Den måske mest effektive brug af visuel kommunikation er at forenkle komplekse oplysninger.

Tag f.eks. dette billede, som HubSpot for nylig postede på Twitter. Med ét enkelt visuelt billede formår de at positionere deres produkt som den perfekte løsning på tre problemer, der opleves på tværs af tre forskellige teams:

Kilde

Dette fungerer ikke kun til ekstern kommunikation på sociale medier.

Det kan være den perfekte tilgang for konsulenter, der ønsker at kommunikere deres idéer og strategier til kunderne på en hurtig og letfordøjelig måde.

Og B2B-organisationer inden for tekniske områder, der ønsker at afmystificere de produkter og tjenester, de tilbyder, for at differentiere sig fra deres konkurrenter, uden at bruge et ton af fagsprog:

Brug dette TEMPLET

Og sundhedsorganisationer, der ønsker at gøre anbefalinger klare for patienterne:

Brug denne skabelon

De fire vigtigste trin til at forenkle komplekse oplysninger med visuelle elementer er:

• Fjern så meget tekst som muligt
• Brug former som cirkler og rektangler til at angive grupperinger
• Brug linjer og rammer til at angive strømme og relationer
• Brug farve og størrelse til at henlede opmærksomheden på nøgleinformationer

Læs mere: Sådan opsummeres information visuelt

Sådan visualiseres data og indsigter

Effektiv datavisualisering gør mere end blot at vise nogle data fra et regneark.

Det skal formidle indsigter og fange idéer. Den skal kommunikere hvorfor bag tendenserne.

Den skal hjælpe dig med at besvare det spørgsmål, der ofte stilles af travle mennesker med konkurrerende krav: Hvorfor skal jeg bekymre mig?

Brug det rigtige diagram til dine data og dit mål

Den første ting, du skal overveje, når du visualiserer data, er, hvilken visuel form der bedst vil kommunikere din indsigt.

I Venngage har vi udviklet ICCOR-metoden for at hjælpe dig med at vælge de bedste diagrammer til din infografik. ICCOR-metoden er en ramme, der har til formål at hjælpe dig med at bruge en visualiseringstype, der stemmer overens med dit kommunikationsmål.

Dit kommunikationsmål kan være at:

• Informere: formidle et enkelt vigtigt budskab eller datapunkt, der ikke kræver meget kontekst for at blive forstået
• Sammenligne: vise ligheder eller forskelle mellem værdier eller dele af en helhed
• Vise forandring: Vis tendenser over tid eller rum
• Organiser: Vis grupper, mønstre, rang eller orden
• Afslør relationer: Vis sammenhænge mellem variabler eller værdier

Hvert af disse forskellige mål vil blive kommunikeret bedst med en anden type diagram.

LÆG ET GRAFIK MED VENNGAGE

Det har f.eks. vist sig, at ikoner (også kaldet “piktogrammer”) er mere effektive end søjle- eller cirkeldiagrammer til at kommunikere risici, hvilket er særligt vigtigt for sundhedspersonale og folkesundhedspersonale, der ønsker at støtte god beslutningstagning hos deres patienter.

Bjælkediagrammer er på den anden side perfekte til at håndtere større datamængder og fremhæve sammenligninger mellem datasæt, hvilket kan være vigtigere for dem, der arbejder med økonomi:

Brug denne skabelon

For at få adgang til professionelle skabeloner og en simpel editor til at visualisere finansielle oplysninger kan du tjekke ud: Venngage for Finance

For den fulde ICCOR-ramme, se: Venngage for Finance

For den fulde ICCOR-ramme, se: Venngage for Finance Sådan vælger du de bedste typer diagrammer til dine data

Valg af diagram er kun en del af processen. Hvordan får du rent faktisk en effekt med dine data?

Fortæl en historie med dine data for at inspirere dit publikum

Et almindeligt gammelt søjlediagram vil ikke gøre meget for at inspirere dit publikum. Men en kreativ kombination af diagrammer, visuelle elementer, tekst og statistik, der fortæller en historie, kan gøre det.

Gennem at fremhæve de rigtige tal og inddrage tekst og andre visuelle elementer kan du vise virkningen af din organisation på en mere holistisk måde og fortælle historien bag dataene.

Brug dette TEMPLATE

Storytelling med data handler lige så meget om at skabe en fortælling, som det handler om at forstå og kommunikere indsigten i dine data.

Det første skridt i udarbejdelsen af din fortælling er at forstå din målgruppe. Tænk på:

• Hvad sker der i deres liv?
• Hvilken viden har de om emnet?
• Hvilken kontekst har de brug for fra dig?

Når du forstår din målgruppe, burde det være nemt at trække de indsigter frem, der vil gøre indtryk, og præsentere dem på en effektfuld måde. Det er forskellen mellem et engagerende design og dit standard Excel-diagram.

En anden almindelig praksis inden for data storytelling er brugen af ikonhistorier for at trække seerne ind og gøre abstrakte idéer mere konkrete.

Tag f.eks. denne rapport fra UNICEF. De enkle, universelle ikoner kombineres på forskellige måder for at skabe og forstærke nøgleideer og skabe en effektfuld rapport, der vil være mindeværdig for læserne.

Kilde

Hæv vigtige indsigter og handlingsemner i dataene

Indflydelsen af dit hårde arbejde kan nemt gå tabt i en månedlig eller kvartalsvis rapport.

Men du kan anvende de designteknikker, der typisk anvendes i infografikker, til at sikre, at din indsats skiller sig ud fra mere traditionelle summariske rapporter.

Kunsten er at gøre mere med mindre. Fjern de data, der ikke siger noget, og fremhæv de data, der er meningsfulde. Fjern støjen for at trække fokus mod det, der er nyttigt.

Hæv de vigtigste datapunkter, og tilføj annotationer for at give kontekst til de vigtigste data:

Brug dette TEMPLET

Her er, hvad du skal overveje, når du visualiserer dine data og indsigter:

• Brug det rigtige diagram til dine data og dit mål
• Fortæl en historie med dine data for at inspirere dit publikum
• Forstå dit publikum, og design med deres viden i tankerne
• Hæv vigtige indsigter og handlingsemner i dataene

Læs mere:

SÅ gem mit sted

Sådan får du din visuelle kommunikation til at se professionel ud

Hvis du ikke er designer på fuld tid, er en af dine største bekymringer måske at sørge for, at din visuelle kommunikation ser professionel ud.

Du vil gerne sikre dig, at du producerer indhold, der løfter dit brand og inspirerer dine kolleger, donorer og interessenter.

Her er, hvad du bør tænke på:

Etabler et sammenhængende visuelt brand for al ekstern kommunikation

Det er afgørende for enhver virksomhed i vækst at etablere en sammenhængende visuel branding.

Sær i forbindelse med forbrugervendt kommunikation, f.eks. til din blog eller sociale medier, signalerer kvaliteten af dit visuelle brand til dine kunder om kvaliteten af din organisation.

Det er heldigvis ret nemt at sikre, at din branding føles ensartet. Her er hvordan:

• Inkluder den samme overskrift og sidefod med dit logo på tværs af infografikker, one-pagers, rapporter og flyers
• Anvend dit mærkes skrifttyper og farver konsekvent på tværs af alt dit materiale
• Brug den samme stil af symboler og ikoner på tværs af alle dokumenter

Hent disse skabeloner

Som en genvej, kan du bruge Venngages Brand Kit til at tilføje dine varemærkelogoer, skrifttyper og farver til dine designs med blot et par klik.

LÆR MERE

Læs mere: Har du ikke fået udarbejdet dine brand guidelines endnu? Lær først, hvordan du vælger skrifttyper og farver til designs.

Gentag og genbrug designs for at holde din kommunikation konsistent

Gentag og genbrug af eksisterende designs kan virkelig være en spilforandrende faktor.

For det første vil det fremskynde din arbejdsgang. Men endnu vigtigere vil det sikre, at du producerer kommunikation, der er konsistent og sammenhængende.

Har jeg allerede nævnt, at din kommunikation skal være sammenhængende?

Du kan genbruge de dokumenter, du har skabt til en kunde eller et projekt, tilføje forskelligt indhold og justere det en smule til en ny kunde eller en anden målgruppe, så du kan få et stort udbytte ud af en lille mængde designarbejde.

Selv hvis du blot opretter dokumenter til intern deling, f.eks. projektsammenfatninger eller nyhedsbreve fra virksomheden, kan du skille dig selv og dit team ud ved at producere dokumenter, der har en ensartet visuel stil.

Brug dette TEMPLET

Slutning

Den seneste hurtige overgang til fjernarbejde har drevet visuel kommunikation fra at være en “nice-to-have” til en integreret del af kommunikationen på arbejdspladsen.

Jeg håber, at du allerede er begyndt at tænke over, hvordan du kan bruge visuelle elementer til at forstærke din kommunikation.

Husk blot at huske at holde disse principper for design og visuel kommunikation i tankerne:

• Brug moderne design og visuelt materiale til at gøre kedelige oplysninger engagerende og adskille dig fra dine konkurrenter
• Simplificer dine oplysninger for at gøre indtryk
• Brug datavisualiseringsteknikker til at vise værdien af dit arbejde
• Opret design med et sammenhængende visuelt brand og genbrug dem for at holde din kommunikation konsistent

For at få hjælp til at komme i gang med visuel kommunikation og infografikker kan du læse denne vejledning: Sådan laver du en infografik i 5 trin.