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Con tantos negocios y organizaciones operando ahora en línea, la comunicación visual es más importante que nunca.

Si usted es un ejecutivo que busca alinear a su equipo en los nuevos procesos organizativos, o un comercializador que busca formas de diferenciarse en las redes sociales, puede preguntarse cuál es la mejor manera de utilizar los elementos visuales para conectar realmente con su audiencia.

En esta guía, le daré algunos secretos comerciales de mi experiencia como diseñador de información. Le mostraré cómo aprovechar las mejores prácticas de diseño y comunicación visual para atraer a su público y evitar la sobrecarga de información.

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es la comunicación visual?
• ¿Cuáles son algunos de los tipos más comunes de comunicación visual?
• ¿Por qué es importante la comunicación visual?
• ¿Cómo utilizar la comunicación visual en el trabajo
• Cómo hacer que tus comunicaciones visuales tengan un aspecto profesional

¿Qué es la comunicación visual? Definición de comunicación visual:

La comunicación visual es la práctica de utilizar elementos visuales para transmitir un mensaje, inspirar un cambio o evocar una emoción.

Es una parte del diseño de la comunicación -elaborar un mensaje que eduque, motive y atraiga- y una parte del diseño gráfico -utilizar los principios del diseño para comunicar ese mensaje de forma clara y llamativa-.

La comunicación visual eficaz debe ser igualmente atractiva e informativa.

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La comunicación visual consiste realmente en elegir los elementos adecuados (normalmente texto, iconos, formas, imágenes y visualizaciones de datos) para crear un significado para su audiencia.

Algunas estrategias comunes de comunicación visual incluyen:

• Utilizar la visualización de datos para mostrar el impacto de su trabajo
• Utilizar formas y líneas para delinear relaciones, procesos y flujos
• Utilizar símbolos e iconos para hacer que la información sea más memorable
• Utilizar imágenes y datos para contar historias
• Utilizar el color para indicar la importancia y llamar la atención

¿Cuáles son algunos de los tipos más comunes de comunicación visual?

Cuando se piensa en la comunicación visual, su mente podría saltar primero al contenido de diseño pesado como los gráficos de medios sociales o infografías.

Y mientras que la comunicación visual sin duda juega un papel en esos casos, hay una tonelada de otros tipos de contenido que caen bajo el paraguas de la comunicación visual.

Algunos tipos comunes de comunicación visual en el lugar de trabajo incluyen:

• Infografías
• Diagramas de procesos
• Diagramas de flujo
• Hojas de ruta
• Cuadros y gráficos
• Informes visuales
• Presentaciones
• Mapas mentales

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Estos pueden tener un aspecto muy diferente cuando se utilizan en diferentes sectores, pero todos utilizan las mismas estrategias de comunicación visual y los mismos principios de diseño para presentar con precisión la información y crear significado para el público.

Veamos algunas estrategias de comunicación visual utilizadas en diferentes tipos de organizaciones.

Organizaciones sin ánimo de lucro

Las organizaciones sin ánimo de lucro suelen combinar la visualización de datos y la narración visual para ganarse la confianza de su público y establecer la credibilidad de su organización.

Esto puede adoptar la forma de una infografía estadística o un informe de impacto que comparten con sus donantes y simpatizantes:

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También pueden crear carteles o folletos informativos de cara al público para dar a conocer su organización y fomentar el apoyo a su causa.

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Otro lugar en el que la comunicación visual es clave para las grandes organizaciones sin ánimo de lucro es la actualización de los resultados de la campaña o de la investigación. Estos informes suelen combinar la narración con la visualización de datos para informar y convencer.

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Organizaciones sanitarias

Una estrategia de comunicación visual que se aplica a menudo en el ámbito de la sanidad es el uso de un lenguaje sencillo y una iconografía simple para comunicarse con el público con menos conocimientos de salud.

Por ejemplo, una unidad de salud pública podría crear una hoja informativa infográfica para asegurarse de que se siguen los protocolos recomendados, como estas recientes directrices COVID-19 de Public Health Ontario:

Fuente

De hecho, los CDC recomiendan el uso de elementos visuales para mejorar la comprensión de la información sanitaria en las comunicaciones externas en el ámbito de la atención sanitaria.

Este tipo de guías visuales no sólo son útiles para la comunicación externa. Se pueden utilizar tácticas similares para recordar al personal las mejores prácticas en el lugar de trabajo, como la seguridad del paciente y las prácticas de prevención de infecciones.

Fuente

Aprenda más: Venngage para organizaciones sanitarias

Organizaciones de consultoría empresarial

Las organizaciones de desarrollo empresarial pueden utilizar diagramas como los mapas de procesos para comunicar la estrategia de alto nivel a los clientes, lo que puede ayudar a hacer su valor más tangible.

Una simple hoja de ruta o un resumen de las recomendaciones de la estrategia pueden contribuir en gran medida a la comunicación y a la alineación con los clientes.

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¿Por qué es importante la comunicación visual?

Los elementos visuales pueden ayudar a crear comprensión donde las palabras por sí solas no pueden.

Pueden ayudar a salvar la brecha entre los conceptos y las palabras, especialmente cuando se dirigen a un público con necesidades y antecedentes diversos.

Está claro que la comunicación visual es lo más importante para muchos. Cuando encuestamos a los profesionales del marketing sobre el uso de contenidos visuales, el 74% de los encuestados afirmó que más del 70% de sus contenidos contenían algún tipo de elemento visual.

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Además, se ha demostrado una y otra vez que, además de hacer que la información sea más atractiva, los elementos visuales pueden ayudar a la comprensión de la información.

¿Pero cuándo debería considerar hacer su contenido más visual?

Puede utilizar la comunicación visual para:

• Entusiasmar a su audiencia
• Comunicar información compleja
• Contar una historia y transmitir emociones
• Simplificar la información
• Comunicar el impacto de sus datos

Veamos cómo esto puede aplicarse en el lugar de trabajo.

Cómo utilizar la comunicación visual en el lugar de trabajo

Podrías pensar que la comunicación visual no es realmente necesaria en tu trabajo diario.

Pero los elementos visuales, en las manos adecuadas, pueden utilizarse como herramienta para influir en lo que su público presta atención, piensa y entiende.

Cómo hacer atractivos los temas aburridos

Crear contenidos atractivos que muestren el valor de tu negocio puede ser un reto cuando trabajas en un sector «aburrido» o técnico como las finanzas, el desarrollo empresarial, la ingeniería o la sanidad.

Pero es en este tipo de retos donde brilla la comunicación visual. La creación de elementos visuales únicos puede ayudarle a posicionarse como la solución innovadora en el mercado.

Aquí tiene algunas estrategias sencillas a tener en cuenta:

Utilice iconos estilizados para hacer que la información técnica se sienta concreta y accesible

Esta infografía sobre el procesamiento comercial de tarjetas de crédito, por ejemplo, aprovecha un estilo de icono lúdico y un tratamiento de diseño moderno para captar su atención y mantenerle leyendo.

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Esta podría ser la forma perfecta de indicar a los jóvenes propietarios de negocios que eres diferente de los grandes bancos tradicionales, y que eres adecuado para ellos. Es mucho más accesible que un muro de texto en una página web.

Sólo con aplicar algunas estrategias básicas de comunicación visual puede hacer que esta información técnica «aburrida» sea un poco más accesible y relacionable con su público objetivo, lista para impulsar la participación en las redes sociales, su blog o su boletín informativo.

Utilice metáforas visuales para hacer pensar a su público

Las metáforas visuales son otra forma de hacer que las viejas ideas se sientan frescas y emocionantes, e incluso pueden ayudar a fomentar una comprensión más profunda de su tema.

El uso de las mujeres que corren en la infografía de abajo, por ejemplo, me ayuda a pensar en las puntuaciones de NPS de una manera nueva:

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Al permitir que la presentación visual impulse la forma de posicionar el valor de tu producto o servicio, puedes encontrar nuevas formas de llegar a tus clientes.

Lee más: Símbolos y significados comunes y cómo utilizarlos en el diseño

Para resumir, estos son algunos consejos de comunicación visual para hacer que los temas aburridos sean atractivos:

• Utilice elementos visuales e iconos para hacer que la información técnica resulte accesible
• Elija un estilo de diseño gráfico que resuene con su público objetivo
• Piense con originalidad: utilice una presentación visual única para hacer pensar a su público

Si su presentación visual es única, su información no tiene que ser revolucionaria para darle una ventaja sobre sus competidores.

Lea más: Ideas infográficas para que su información sea atractiva.

Cómo comunicar los cambios y las mejoras de los procesos

Ser capaz de realinear rápidamente a su equipo sobre los cambios de los procesos nunca ha sido tan importante.

Los visuales pueden hacer que los procesos sean más fáciles de entender y más memorables. También pueden ayudar a impulsar la alineación y el compromiso de los empleados.

Así es como puede utilizar la documentación de los procesos para ayudar a alinear a su equipo.

Muestre tanto los cambios de alto nivel como los de bajo nivel con diagramas de procesos jerárquicos

Dividir los procesos en pasos visuales discretos puede hacer que los nuevos procesos sean mucho más fáciles de entender.

Y dividir los pasos en secciones aún más pequeñas puede ayudarle a comunicar tanto los conceptos de alto nivel como los detalles específicos en el mismo lugar, como en este diagrama de procesos que aparece a continuación.

Utilice este modelo

Proporcionar estos documentos de proceso a los empleados puede ayudar a alinear rápidamente a los equipos en las nuevas estrategias, como un plan de acción para hacer frente a una crisis o un cambio en un nuevo mercado, mientras que también actúa como un punto de referencia en el futuro.

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Provea diapositivas de presentación como guía de referencia después de la reunión

Con el trabajo a distancia que se está convirtiendo en la norma, es probable que pase muchos de sus días en llamadas de Zoom consecutivas.

Si estás celebrando una reunión para discutir cambios importantes en los procesos o actualizaciones de la empresa, puede valer la pena que prepares algunas diapositivas rápidas de la reunión para ayudar a aclarar los cambios y asegurar que tu equipo está alineado.

Incluir una cubierta de diapositivas puede ayudar a reforzar la importancia de lo que se discute, y actuar como una referencia cuando tu equipo profundiza en su trabajo.

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Provea listas de comprobación para ayudar a su equipo a realizar un seguimiento de los procesos complejos

Proporcionar una lista de comprobación de los pasos a seguir por su equipo puede ayudarle a delegar el trabajo con confianza, a la vez que da a su equipo la seguridad de saber que están haciendo las cosas bien.

Las listas de comprobación son especialmente útiles para comunicar procesos internos complejos o propios, ya que pueden ayudar a eliminar cualquier ansiedad del proceso.

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Construya una biblioteca de documentos de formación interna que pueda actualizar periódicamente

La construcción de una biblioteca de documentos de formación, aunque puede llevar un poco de tiempo al principio, puede realmente ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, porque un equipo que está alineado es un equipo que es productivo.

Las guías de incorporación, las preguntas frecuentes para los nuevos empleados (como las divertidas preguntas frecuentes de incorporación que aparecen a continuación) y otra documentación de procesos pueden ayudar a facilitar la incorporación remota y a que los nuevos empleados se sientan cómodos y tengan el control.

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Las listas de verificación de incorporación de RRHH pueden ayudar a evitar el dolor de cabeza que supone pasar por alto el papeleo y las expectativas poco claras. Tener una lista de control para el empleado y otra para el departamento de RRHH ayudará a mantener a todos alineados y al tanto de sus tareas.

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Si te estás preparando para contratar a un gran número de nuevos empleados, puede que incluso merezca la pena repensar el diseño de tu carta de oferta. Después de que su nuevo empleado firme, puede enviarle su paquete de documentos de incorporación.

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Y una vez que cree esos documentos, deberían ser fáciles de actualizar y difundir a los miembros nuevos y existentes del equipo, haciendo su trabajo aún más fácil.

Para resumir, estos son sus consejos para comunicar los cambios del proceso sobre la marcha:

• Mostrar los cambios de alto y bajo nivel con diagramas de procesos jerárquicos
• Proveer las diapositivas de la presentación como unareunión como guía de referencia
• Ayude a su equipo a realizar un seguimiento de los cambios con listas de comprobación
• Construya una biblioteca de documentos de formación interna que pueda actualizar periódicamente

Cómo simplificar información compleja con elementos visuales

Quizás el uso más potente de la comunicación visual sea simplificar información compleja.

Por ejemplo, esta imagen que HubSpot publicó recientemente en Twitter. Con un simple visual, consiguen posicionar su producto como la solución perfecta a tres problemas experimentados a través de tres equipos diferentes:

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Esto no sólo funciona para las comunicaciones externas en las redes sociales.

Puede ser el enfoque perfecto para los consultores que buscan comunicar sus ideas y estrategias a los clientes, de una manera rápida y digerible.

O organizaciones B2B en campos técnicos que buscan desmitificar los productos y servicios que ofrecen para diferenciarse de sus competidores, sin utilizar una tonelada de lenguaje técnico:

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O organizaciones sanitarias que buscan hacer recomendaciones claras a los pacientes:

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Los cuatro pasos clave para simplificar la información compleja con elementos visuales son:

• Quitar todo el texto posible
• Utilizar formas como círculos y rectángulos para indicar agrupaciones
• Utilizar líneas y bordes para indicar flujos y relaciones
• Utilizar el color y el tamaño para llamar la atención sobre la información clave

Leer más: Cómo resumir la información visualmente

Cómo visualizar los datos y las ideas

Una visualización de datos eficaz hace algo más que mostrar algunos datos de una hoja de cálculo.

Debe comunicar las ideas y captarlas. Debe comunicar el por qué de las tendencias.

Debe ayudarle a responder a la pregunta que a menudo se hace la gente ocupada con demandas que compiten entre sí: ¿por qué debería importarme?

Utilice el gráfico adecuado para sus datos y su objetivo

Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de visualizar los datos es qué forma visual comunicará mejor su visión.

En Venngage, hemos desarrollado el método ICCOR para ayudarle a elegir los mejores gráficos para su infografía. El método ICCOR es un marco destinado a ayudarle a utilizar un tipo de visualización que se alinee con su objetivo de comunicación.

Su objetivo de comunicación podría ser:

• Informar: transmitir un solo mensaje o punto de datos importante que no requiere mucho contexto para entenderlo
• Comparar: mostrar similitudes o diferencias entre valores o partes de un todo
• Mostrar el cambio: visualizar tendencias a lo largo del tiempo o del espacio
• Organizar: mostrar grupos, patrones, clasificar u ordenar
• Revelar relaciones: mostrar correlaciones entre variables o valores

Cada uno de estos diferentes objetivos se comunicará mejor con un tipo diferente de gráfico.

Hacer un gráfico con vena

Por ejemplo, se ha demostrado que los conjuntos de iconos (también llamados «pictogramas») son más eficaces que los gráficos de barras o de tarta para comunicar el riesgo, lo que es especialmente importante para los proveedores de atención sanitaria y los trabajadores de la salud pública que quieren apoyar una buena toma de decisiones en sus pacientes.

Los gráficos de barras, por otro lado, son perfectos para manejar grandes cantidades de datos y resaltar las comparaciones entre conjuntos de datos, lo que podría ser más importante para aquellos que trabajan en finanzas:

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Para acceder a plantillas profesionales, y a un sencillo editor para visualizar la información financiera, consulta: Venngage for Finance

Para el marco completo de ICCOR, consulta: Cómo elegir los mejores tipos de gráficos para sus datos

La elección de un gráfico es sólo una parte del proceso. ¿Cómo se puede lograr un impacto con los datos?

Cuente una historia con sus datos para inspirar a su audiencia

Un simple gráfico de barras no hará mucho para inspirar a su audiencia. Pero una combinación creativa de gráficos, elementos visuales, texto y estadísticas que cuenten una historia sí puede hacerlo.

Si resalta las cifras correctas y añade texto y otros elementos visuales, puede mostrar el impacto de su organización de una manera más holística y contar la historia que hay detrás de los datos.

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Contar historias con datos es tanto una cuestión de elaborar una narrativa como de entender y comunicar las ideas de sus datos.

El primer paso para elaborar su relato es comprender a su público. Piensa en:

• ¿Qué está pasando en sus vidas?
• ¿Qué conocimientos tienen sobre el tema?
• ¿Qué contexto necesitan de ti?

Una vez que entiendas a tu audiencia, debería ser fácil extraer las ideas que causarán impacto y presentarlas de forma impactante. Esa es la diferencia entre un diseño atractivo y un gráfico estándar de Excel.

Otra práctica común en la narración de datos es el uso de iconos para atraer a los espectadores y hacer que las ideas abstractas sean más concretas.

Por ejemplo, este informe de UNICEF. Los iconos, sencillos y universales, se combinan de diferentes maneras para crear y reforzar ideas clave, creando un informe impactante que será recordado por los lectores.

Fuente

Destaca las ideas clave y los elementos de acción en los datos

El impacto de tu duro trabajo puede perderse fácilmente en un informe mensual o trimestral.

Pero puede aplicar las técnicas de diseño que se utilizan habitualmente en las infografías para asegurarse de que sus esfuerzos destaquen sobre los informes sumativos más tradicionales.

El truco está en hacer más con menos. Deshágase de los datos que no dicen nada y destaque los que son significativos. Elimine el ruido para dirigir la atención hacia lo que es útil.

Subraye los puntos de datos clave y añada anotaciones para contextualizar los datos más importantes:

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Esto es lo que debe tener en cuenta al visualizar sus datos y conocimientos:

• Utiliza el gráfico adecuado para tus datos y tu objetivo
• Cuenta una historia con tus datos para inspirar a tu audiencia
• Entiende a tu audiencia y diseña teniendo en cuenta sus conocimientos
• Destaca los insights clave y los elementos de acción en los datos

Lee más: Ejemplos de visualización de datos y mejores prácticas

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Cómo hacer que tus comunicaciones visuales tengan un aspecto profesional

Si no eres un diseñador a tiempo completo, una de tus principales preocupaciones puede ser asegurarte de que tus comunicaciones visuales tengan un aspecto profesional.

Quieres asegurarte de que estás produciendo contenido que eleva tu marca, e inspira a tus colegas, donantes y partes interesadas.

Esto es lo que deberías pensar:

Establece una marca visual cohesiva para cualquier comunicación externa

Es crítico para cualquier negocio en crecimiento establecer una marca visual cohesiva.

Especialmente para las comunicaciones dirigidas al consumidor, como para su blog o medios de comunicación social, la calidad de su marca visual señala a sus clientes acerca de la calidad de su organización.

Por suerte, es bastante fácil asegurar que su marca se siente consistente. He aquí cómo:

• Incluye el mismo encabezado y pie de página con tu logotipo en todas las infografías, páginas web, informes y folletos
• Aplica las fuentes y los colores de tu marca de manera consistente en todo tu material
• Usa el mismo estilo de símbolos e iconos en todos los documentos

Obtén estas plantillas

Como un atajo, puedes utilizar el Kit de Marca de Venngage para añadir los logotipos, fuentes y colores de tu marca a tus diseños con sólo unos clics.

Aprende más

Lee más: ¿Todavía no tienes construidas las directrices de tu marca? Aprende primero a elegir los tipos de letra y los colores para los diseños.

Reutiliza y reutiliza los diseños para mantener la coherencia de tus comunicaciones

Reutilizar y reutilizar los diseños existentes puede suponer un verdadero cambio de juego.

Por un lado, acelerará tu flujo de trabajo. Pero, lo que es más importante, se asegurará de que sus comunicaciones sean coherentes y cohesivas.

¿He mencionado ya que sus comunicaciones deben ser cohesivas?

Puede reutilizar los documentos que ha creado para un cliente o un proyecto, añadir un contenido diferente y ajustarlo un poco para un nuevo cliente o un público objetivo diferente, para obtener un montón de kilometraje de una pequeña cantidad de trabajo de diseño.

Incluso si sólo está creando documentos para compartir internamente, como resúmenes de proyectos o boletines de noticias de la empresa, puede distinguirse a sí mismo y a su equipo produciendo documentos que tengan un estilo visual coherente.

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Conclusión

La reciente y rápida transición al trabajo a distancia ha hecho que la comunicación visual pase de ser un «bonito objeto» a una parte integral de la comunicación en el trabajo.

Espero que ya haya empezado a pensar en cómo puede utilizar los elementos visuales para amplificar sus comunicaciones.

Sólo recuerda tener en cuenta estos principios de diseño y comunicación visual:

• Utiliza diseños y visuales modernos para hacer que la información aburrida sea atractiva y diferenciarte de tus competidores
• Simplifica tu información para impactar
• Utiliza técnicas de visualización de datos para mostrar el valor de tu trabajo
• Crea diseños con una marca visual cohesionada y reutilízalos para mantener la coherencia de tus comunicaciones

Para que te ayuden a empezar con la comunicación visual y las infografías, consulta esta guía: Cómo hacer una infografía en 5 pasos.