Free Press

Nu zoveel bedrijven en organisaties online actief zijn, is visuele communicatie belangrijker dan ooit.

Of u nu een leidinggevende bent die zijn team wil afstemmen op nieuwe organisatieprocessen, of een marketeer die manieren zoekt om zich te onderscheiden op sociale media, u vraagt zich misschien af hoe u visuals het beste kunt gebruiken om echt contact te maken met uw publiek.

In deze gids geef ik u enkele bedrijfsgeheimen uit mijn ervaring als informatieontwerper. Ik laat u zien hoe u de beste praktijken op het gebied van ontwerp en visuele communicatie kunt gebruiken om uw publiek te boeien en tegelijkertijd een overdaad aan informatie te vermijden.

Inhoudsopgave:

• Wat is visuele communicatie?
• Wat zijn enkele van de meest voorkomende vormen van visuele communicatie?
• Waarom is visuele communicatie belangrijk?
• Hoe visuele communicatie te gebruiken op de werkplek
• Hoe uw visuele communicatie er professioneel uit te laten zien

Wat is visuele communicatie? Visuele communicatie gedefinieerd:

Visuele communicatie is de praktijk van het gebruik van visuele elementen om een boodschap over te brengen, verandering te inspireren, of emotie op te roepen.

Het is een deel communicatieontwerp – het opstellen van een boodschap die opleidt, motiveert en boeit – en een deel grafisch ontwerp – het gebruiken van ontwerpprincipes om die boodschap zo over te brengen dat deze duidelijk en opvallend is.

Effectieve visuele communicatie moet even aantrekkelijk als informatief zijn.

Gebruik DEZE TEMPLATE

Visuele communicatie gaat eigenlijk over het kiezen van de juiste elementen (meestal tekst, pictogrammen, vormen, beelden en gegevensvisualisaties) om betekenis te creëren voor uw publiek.

Enkele veel voorkomende visuele communicatiestrategieën zijn:

• Het gebruik van datavisualisatie om de impact van uw werk te laten zien
• Het gebruik van vormen en lijnen om relaties, processen en stromen te schetsen
• Het gebruik van symbolen en pictogrammen om informatie beter te onthouden
• Het gebruik van visuals en gegevens om verhalen te vertellen
• Het gebruik van kleur om belang aan te geven en aandacht te trekken

Wat zijn enkele van de meest voorkomende soorten visuele communicatie?

Wanneer u denkt aan visuele communicatie, springt uw geest misschien eerst naar design-zware inhoud zoals sociale media-graphics of infographics.

En terwijl visuele communicatie zeker een rol speelt in die gevallen, zijn er een ton van andere soorten inhoud die onder de paraplu van visuele communicatie vallen.

Enkele veel voorkomende soorten visuele communicatie op de werkplek omvatten:

• Infographics
• Process Diagrams
• Flow Charts
• Roadmaps
• Charts and Graphs
• Visual Reports
• Presentaties
• Mind Maps

Gebruik deze TEMPLATE

Deze kunnen er heel verschillend uitzien wanneer ze in verschillende bedrijfstakken worden gebruikt, maar ze maken allemaal gebruik van dezelfde visuele communicatiestrategieën en ontwerpprincipes om informatie accuraat weer te geven en betekenis te creëren voor het publiek.

Laten we eens kijken naar enkele visuele communicatiestrategieën die in verschillende soorten organisaties worden gebruikt.

Nonprofit-organisaties

Nonprofit-organisaties combineren vaak datavisualisatie en visuele storytelling om het vertrouwen van hun publiek te winnen en de geloofwaardigheid van hun organisatie te vestigen.

Dit kan in de vorm van een statistische infographic of een impactrapportage die ze met hun donateurs en supporters delen:

USE THIS TEMPLATE

Zij kunnen ook informatieve posters of brochures voor het publiek maken om hun organisatie meer bekendheid te geven en steun voor hun zaak te stimuleren.

USE THIS TEMPLATE

Een andere plaats waar visuele communicatie van groot belang is voor grotere non-profitorganisaties, is om belanghebbenden op de hoogte te houden van campagne- of onderzoeksresultaten. Deze rapporten combineren vaak storytelling met datavisualisatie om te informeren en te overtuigen.

Bron

Gezondheidszorgorganisaties

Een visuele communicatiestrategie die vaak wordt toegepast in de gezondheidszorg is het gebruik van duidelijke taal en eenvoudige iconografie om te communiceren met een publiek met een lagere gezondheidsgeletterdheid.

Een volksgezondheidsafdeling kan bijvoorbeeld een infografisch informatieblad maken om ervoor te zorgen dat aanbevolen protocollen worden gevolgd, zoals deze recente COVID-19-richtlijnen van Public Health Ontario:

Bron

In feite beveelt de CDC het gebruik van visuals aan om het begrip van gezondheidsinformatie te verbeteren voor externe communicatie in de gezondheidszorg.

Dergelijke visuele gidsen zijn niet alleen nuttig voor externe communicatie. Soortgelijke tactieken kunnen worden gebruikt om het personeel te herinneren aan best practices op de werkplek, zoals patiëntveiligheid en infectiepreventiepraktijken.

Bron

Lees meer: Venngage for Healthcare Organizations

Business consulting organizations

Business development organizations may use diagrams like process maps to communicate high-level strategy to clients, which can help make their value more tangible.

Een eenvoudige routekaart of samenvatting van aanbevelingen voor de strategie kan al een heel eind helpen bij het communiceren met en afstemmen op klanten.

Gebruik dit sjabloon

Waarom is visuele communicatie belangrijk?

Visuals kunnen helpen begrip te kweken waar woorden alleen dat niet kunnen.

Ze kunnen helpen de kloof tussen concepten en woorden te overbruggen, vooral wanneer ze een publiek aanspreken met uiteenlopende behoeften en achtergronden.

Het is duidelijk dat visuele communicatie voor velen top-of-mind is. Toen we marketeers vroegen naar hun gebruik van visuele inhoud, verklaarde 74% van de ondervraagde marketeers dat meer dan 70% van hun inhoud een of andere vorm van visuele inhoud bevatte.

USE THIS TEMPLATE

Plus, het is keer op keer aangetoond dat visuals niet alleen informatie boeiender maken, maar ook kunnen helpen bij het begrijpen van informatie.

Maar wanneer moet u overwegen uw inhoud visueler te maken?

U kunt visuele communicatie gebruiken om:

• U kunt uw publiek boeien
• Communiceer complexe informatie
• Verhaal een verhaal en breng emotie over
• Simplificeer informatie
• Communiceer de impact van uw gegevens

Laten we eens kijken hoe dit kan worden toegepast op de werkplek.

Hoe visuele communicatie te gebruiken op de werkplek

U denkt misschien dat visuele communicatie niet echt nodig is in uw dagelijkse werk.

Maar visuals, in de juiste handen, kunnen worden gebruikt als een hulpmiddel om te beïnvloeden waar uw publiek aandacht aan besteedt, over nadenkt en begrijpt.

Hoe maakt u saaie onderwerpen boeiend

Hoe maakt u boeiende inhoud die de waarde van uw bedrijf laat zien, kan een uitdaging zijn als u werkt in een ‘saaie’ of technische branche zoals financiën, bedrijfsontwikkeling, techniek of gezondheidszorg.

Maar het is dit soort uitdagingen waar visuele communicatie schittert. Het creëren van unieke visuals kan u helpen uzelf te positioneren als de innovatieve oplossing in de markt.

Hier volgen enkele eenvoudige strategieën om te overwegen:

Gebruik gestileerde pictogrammen om technische informatie concreet en benaderbaar te maken

Deze infographic over de verwerking van creditcards, bijvoorbeeld, maakt gebruik van een speelse pictogramstijl en een moderne ontwerpbehandeling om uw aandacht te trekken en u aan het lezen te houden.

Gebruik DIT TEMPLATE

Dit zou wel eens de perfecte manier kunnen zijn om jonge ondernemers te laten zien dat u anders bent dan de traditionele grote banken, en dat u de juiste keuze voor hen bent. Het voelt zo veel toegankelijker dan een muur van tekst op een webpagina.

Het toepassen van enkele basisstrategieën voor visuele communicatie kan deze “saaie” technische informatie een beetje toegankelijker en relatable voor uw doelgroep maken – klaar om de betrokkenheid op sociale media, uw blog of uw nieuwsbrief te stimuleren.

Gebruik visuele metaforen om uw publiek aan het denken te zetten

Visuele metaforen zijn een andere manier om oude ideeën fris en spannend te laten aanvoelen, en kunnen zelfs helpen om een dieper begrip van uw onderwerp te bevorderen.

Het gebruik van hardlopende vrouwen in onderstaande infographic helpt me bijvoorbeeld op een nieuwe manier na te denken over NPS-scores:

Gebruik dit sjabloon

Door de visuele presentatie te laten bepalen hoe u de waarde van uw product of dienst positioneert, kunt u nieuwe manieren vinden om uw klanten te bereiken.

Lees meer: Veelvoorkomende symbolen en betekenissen en hoe ze te gebruiken in ontwerp

Om samen te vatten, hier zijn enkele visuele communicatietips voor hoe u saaie onderwerpen boeiend kunt maken:

• Gebruik visuals en pictogrammen om technische informatie benaderbaar te laten aanvoelen
• Kies een grafische ontwerpstijl die zal resoneren met uw doelgroep
• Denk buiten de kaders: gebruik een unieke visuele presentatie om uw publiek aan het denken te zetten

Als uw visuele presentatie uniek is, hoeft uw informatie niet revolutionair te zijn om u een voorsprong te geven op uw concurrenten.

Lees meer: Infographic-ideeën om uw informatie boeiend te maken.

Hoe u procesveranderingen en -verbeteringen kunt communiceren

Het snel kunnen afstemmen van uw team op procesveranderingen is nog nooit zo belangrijk geweest.

Visuals kunnen processen begrijpelijker en beter te onthouden maken. Ze kunnen ook helpen de afstemming en betrokkenheid van werknemers te vergroten.

Hier vindt u hoe u procesdocumentatie kunt gebruiken om uw team op één lijn te brengen.

Toon zowel veranderingen op hoog als laag niveau met hiërarchische procesdiagrammen

Door processen op te splitsen in afzonderlijke visuele stappen kunnen nieuwe processen veel gemakkelijker te begrijpen zijn.

En door stappen in nog kleinere secties op te splitsen, kunt u zowel concepten op hoog niveau als specifieke details op dezelfde plaats communiceren, zoals in dit procesdiagram hieronder.

Gebruik DIT TEMPLATE

Door deze procesdocumenten aan werknemers te verstrekken, kunnen teams snel op één lijn worden gebracht voor nieuwe strategieën, zoals een actieplan om een crisis aan te pakken of een verschuiving naar een nieuwe markt, terwijl ze ook als referentiepunt in de toekomst kunnen dienen.

GEBRUIK DIT TEMPLATE

Zorg voor presentatieslides als naslagwerk voor na de vergadering

Nadat werken op afstand de norm wordt, brengt u waarschijnlijk veel van uw dagen door in back-to-back Zoom-gesprekken.

Als u een vergadering houdt om belangrijke proceswijzigingen of bedrijfsupdates te bespreken, kan het de moeite waard zijn om snel wat vergaderdia’s te maken om de wijzigingen te verduidelijken en ervoor te zorgen dat uw team op één lijn zit.

Een diapresentatie kan helpen het belang van wat is besproken te benadrukken en fungeren als referentie wanneer uw team in hun werk duikt.

Gebruik DIT TEMPLATE

Verstrek checklists om uw team te helpen overzicht te houden over complexe processen

Het verstrekken van een checklist met stappen die uw team moet volgen, kan u helpen werk met vertrouwen te delegeren, terwijl u uw team het vertrouwen geeft te weten dat ze de dingen goed doen.

Checklists zijn vooral nuttig bij het communiceren van complexe of bedrijfseigen interne processen, omdat ze kunnen helpen eventuele angst voor het proces weg te nemen.

GEBRUIK DIT TEMPLATE

Bouw een bibliotheek van interne trainingsdocumenten die u regelmatig kunt bijwerken

Het opbouwen van een bibliotheek van trainingsdocumenten kost in het begin misschien wat tijd, maar kan op de lange termijn echt tijd en geld besparen, omdat een team dat op één lijn zit, een team is dat productief is.

Onboardinggidsen, FAQ’s voor nieuwe werknemers (zoals de leuke onboarding FAQ’s hieronder) en andere procesdocumentatie kunnen allemaal helpen om onboarding op afstand gemakkelijker te maken en nieuwe werknemers te helpen zich op hun gemak te voelen en de controle te behouden.

Gebruik DIT TEMPLATE

HBO onboardingchecklists kunnen helpen de hoofdpijn van over het hoofd gezien papierwerk en onduidelijke verwachtingen te voorkomen. Met één checklist voor de werknemer en één voor uw HR-afdeling houdt u iedereen op één lijn en op de hoogte van zijn taken.

USE THIS TEMPLATE

Als u een groot aantal nieuwe werknemers in dienst neemt, is het misschien zelfs de moeite waard om het ontwerp van uw aanbiedingsbrief te heroverwegen. Nadat uw nieuwe werknemer heeft getekend, kunt u hem een pakket met bijpassende inwerkdocumenten toesturen.

Gebruik DEZE TEMPLATE

En als u deze documenten eenmaal hebt gemaakt, moeten ze gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt en verspreid onder nieuwe en bestaande teamleden, waardoor uw werk nog eenvoudiger wordt.

Om samen te vatten, hier zijn uw tips voor het communiceren van procesveranderingen in de lucht:

• Toon wijzigingen op hoog en laag niveau met hiërarchische processchema’s
• Geef presentatie slides als een post-
• Help uw team om wijzigingen bij te houden met checklists
• Bouw een bibliotheek van interne trainingsdocumenten die u periodiek kunt bijwerken

Hoe vereenvoudig je complexe informatie met visuals

Veelal het krachtigste gebruik van visuele communicatie is het vereenvoudigen van complexe informatie.

Neem bijvoorbeeld deze afbeelding die HubSpot onlangs op Twitter plaatste. Met één eenvoudige visual slagen ze erin hun product te positioneren als de perfecte oplossing voor drie problemen die door drie verschillende teams worden ervaren:

Bron

Dit werkt niet alleen voor externe communicatie op sociale media.

Het kan de perfecte aanpak zijn voor consultants die hun ideeën en strategieën op een snelle en verteerbare manier aan klanten willen overbrengen.

Of B2B-organisaties in technische vakgebieden die de producten en diensten die zij aanbieden willen demystificeren om zich te onderscheiden van hun concurrenten, zonder een hoop technische taal te gebruiken:

Gebruik DIT TEMPLATE

Of organisaties in de gezondheidszorg die aanbevelingen duidelijk willen maken aan patiënten:

USE THIS TEMPLATE

De vier belangrijkste stappen om complexe informatie te vereenvoudigen met visuals zijn:

• Verwijder zoveel mogelijk tekst
• Gebruik vormen zoals cirkels en rechthoeken om groeperingen aan te geven
• Gebruik lijnen en randen om stromen en relaties aan te geven
• Gebruik kleur en grootte om de aandacht te vestigen op belangrijke informatie

Lees meer: Hoe informatie visueel samen te vatten

Hoe gegevens en inzichten te visualiseren

Effectieve gegevensvisualisatie doet meer dan alleen wat gegevens uit een spreadsheet weergeven.

Het moet inzichten communiceren en ideeën vastleggen. Het moet het waarom achter de trends communiceren.

Het moet u helpen de vraag te beantwoorden die vaak wordt gesteld door drukbezette mensen met concurrerende eisen: waarom zou ik me druk maken?

Gebruik de juiste grafiek voor uw gegevens en uw doel

Het eerste wat u moet overwegen bij het visualiseren van gegevens is welke visuele vorm uw inzicht het beste zal communiceren.

Bij Venngage hebben we de ICCOR-methode ontwikkeld om u te helpen de beste grafieken voor uw infographic te kiezen. De ICCOR-methode is een kader dat is bedoeld om u te helpen een visualisatietype te gebruiken dat aansluit bij uw communicatiedoel.

Uw communicatiedoel kan zijn om:

• Informeren: één belangrijke boodschap of gegevenspunt overbrengen dat niet veel context nodig heeft om te begrijpen
• Vergelijken: overeenkomsten of verschillen tonen tussen waarden of delen van een geheel
• Verandering tonen: visualiseer trends in de tijd of ruimte
• Organiseer: toon groepen, patronen, rangschikken of ordenen
• Onthul Relaties: toon correlaties tussen variabelen of waarden

Elk van deze verschillende doelen zal het best worden gecommuniceerd met een ander type grafiek.

MAAK EEN CHART MET VENNGAGE

Er is bijvoorbeeld aangetoond dat pictogrammenarrays (ook wel ‘pictogrammen’ genoemd) effectiever zijn dan staaf- of cirkeldiagrammen voor het communiceren van risico’s, wat vooral belangrijk is voor zorgverleners en gezondheidswerkers die een goede besluitvorming bij hun patiënten willen ondersteunen.

Bar-diagrammen zijn daarentegen perfect voor het verwerken van grotere hoeveelheden gegevens en het benadrukken van vergelijkingen tussen gegevensreeksen, wat wellicht belangrijker is voor mensen die in de financiële wereld werken:

USE THIS TEMPLATE

Voor toegang tot professionele sjablonen en een eenvoudige editor om financiële informatie te visualiseren, kunt u kijken op: Venngage for Finance

Voor het volledige ICCOR framework, kijk op: Hoe kiest u de beste soorten grafieken voor uw gegevens

Het kiezen van een grafiek is slechts één deel van het proces. Hoe maakt u daadwerkelijk impact met uw gegevens?

Vertel een verhaal met uw gegevens om uw publiek te inspireren

Een gewoon staafdiagram zal uw publiek niet veel inspiratie geven. Maar een creatieve combinatie van grafieken, visuals, tekst en statistieken die een verhaal vertellen, kan dat wel.

Door de juiste cijfers te benadrukken en tekst en andere beelden toe te voegen, kunt u de impact van uw organisatie op een meer holistische manier laten zien en het verhaal achter de gegevens vertellen.

Gebruik DIT TEMPLATE

Storytelling met gegevens draait net zo goed om het maken van een verhaal als om het begrijpen en communiceren van de inzichten in uw gegevens.

De eerste stap bij het opstellen van uw verhaal is het begrijpen van uw publiek. Denk aan:

• Wat speelt er in hun leven?
• Welke kennis hebben ze over het onderwerp?
• Welke context hebben ze van u nodig?

Als u uw publiek eenmaal begrijpt, moet het eenvoudig zijn om de inzichten eruit te halen die impact zullen hebben, en deze op een impactvolle manier te presenteren. Dat is het verschil tussen een aantrekkelijk ontwerp en een standaard Excel-diagram.

Een andere veelgebruikte praktijk bij data storytelling is het gebruik van pictogramverhalen om kijkers te betrekken en abstracte ideeën concreter te maken.

Neem bijvoorbeeld dit rapport van UNICEF. De eenvoudige, universele pictogrammen worden op verschillende manieren gecombineerd om kernideeën te creëren en te versterken, waardoor een impactvol rapport ontstaat dat de lezers zullen onthouden.

Bron

Rep belangrijke inzichten en actiepunten in de gegevens naar voren

De impact van uw harde werk kan gemakkelijk verloren gaan in een maand- of kwartaalrapport.

Maar u kunt de ontwerptechnieken toepassen die doorgaans in infographics worden gebruikt om ervoor te zorgen dat uw inspanningen opvallen in meer traditionele samenvattende rapporten.

De truc is om meer te doen met minder. Verwijder gegevens die niets zeggen, en benadruk de gegevens die zinvol zijn. Verwijder de ruis om de aandacht te vestigen op wat nuttig is.

Hlight belangrijke gegevenspunten en voeg annotaties toe om context te geven aan de belangrijkste gegevens:

Gebruik DIT TEMPLATE

Hier leest u wat u moet overwegen bij het visualiseren van uw gegevens en inzichten:

• Gebruik de juiste grafiek voor uw gegevens en uw doel
• Vertel een verhaal met uw gegevens om uw publiek te inspireren
• Begrijp uw publiek en ontwerp met hun kennis in gedachten
• Roep op de belangrijkste inzichten en actiepunten in de gegevens

Lees meer: Datavisualisatievoorbeelden en best practices

SAVE MY SPOT

Hoe u ervoor kunt zorgen dat uw visuele communicatie er professioneel uitziet

Als u geen fulltime ontwerper bent, is het misschien een van uw grootste zorgen om ervoor te zorgen dat uw visuele communicatie er professioneel uitziet.

U wilt ervoor zorgen dat u inhoud produceert die uw merk verheft en uw collega’s, donoren en belanghebbenden inspireert.

Hierover moet u nadenken:

Stel een samenhangend visueel merk op voor alle externe communicatie

Het is van cruciaal belang voor elk groeiend bedrijf om een samenhangende visuele branding op te zetten.

Voor consumentencommunicatie, zoals voor uw blog of sociale media, is de kwaliteit van uw visuele merk een signaal voor uw klanten over de kwaliteit van uw organisatie.

Gelukkig is het vrij eenvoudig om ervoor te zorgen dat uw merk consistent aanvoelt. Hier is hoe:

• Dezelfde kop- en voettekst met uw logo in infographics, one-pagers, rapporten en flyers
• Dezelfde lettertypen en kleuren in al uw documentatie toepassen
• Dezelfde stijl van symbolen en pictogrammen in elk document gebruiken

Geef DEZE TEMPLATES

Als snelkoppeling, kunt u de Brand Kit van Venngage gebruiken om uw merklogo’s, lettertypen en kleuren met slechts een paar klikken aan uw ontwerpen toe te voegen.

Lees meer

Lees meer: Hebt u uw merkrichtlijnen nog niet opgesteld? Leer eerst hoe u lettertypen en kleuren voor ontwerpen kiest.

Designs hergebruiken en hergebruiken om uw communicatie consistent te houden

Het hergebruiken en hergebruiken van bestaande ontwerpen kan een echte spelbreker zijn.

Zo versnelt u ten eerste uw workflow.

Heb ik al gezegd dat uw communicatie samenhangend moet zijn?

U kunt de documenten die u voor één klant of project hebt gemaakt, hergebruiken, andere inhoud toevoegen en een beetje aanpassen voor een nieuwe klant of een ander doelpubliek, zodat u met weinig ontwerpwerk al heel wat kilometers kunt maken.

Zelfs als u alleen documenten maakt om intern te delen, zoals projectsamenvattingen of bedrijfsnieuwsbrieven, kunt u uzelf en uw team onderscheiden door documenten te maken met een consistente visuele stijl.

Gebruik DIT TEMPLATE

Conclusie

De recente snelle overgang naar werken op afstand heeft visuele communicatie van een ‘nice-to-have’ tot een integraal onderdeel van communicatie op het werk gemaakt.

Ik hoop dat u al bent gaan nadenken over hoe u visuals kunt gebruiken om uw communicatie te versterken.

Denk eraan om deze ontwerp- en visuele communicatieprincipes in gedachten te houden:

• Gebruik modern design en visuals om saaie informatie boeiend te maken en u te onderscheiden van uw concurrenten
• Versimpel uw informatie om impact te maken
• Gebruik datavisualisatietechnieken om de waarde van uw werk te laten zien
• Maak ontwerpen met een samenhangend visueel merk en hergebruik ze om uw communicatie consistent te houden

Voor hulp om aan de slag te gaan met visuele communicatie en infographics, bekijkt u deze gids: Hoe maak je een infographic in 5 stappen.