Free Press

Med tanke på att så många företag och organisationer numera verkar på nätet är visuell kommunikation viktigare än någonsin.

Oavsett om du är en chef som vill anpassa ditt team till nya organisatoriska processer, eller en marknadsförare som letar efter sätt att differentiera sig på sociala medier, kan du undra hur du bäst använder visuella element för att verkligen få kontakt med din publik.

I den här guiden ger jag dig några affärshemligheter från min erfarenhet som informationsdesigner. Jag visar dig hur du kan utnyttja de bästa metoderna för design och visuell kommunikation för att engagera din publik samtidigt som du undviker informationsöverbelastning.

Innehållsförteckning:

• Vad är visuell kommunikation?
• Vad är några av de vanligaste typerna av visuell kommunikation?
• Varför är visuell kommunikation viktig?
• Hur man använder visuell kommunikation på arbetsplatsen
• Hur man får sin visuella kommunikation att se professionell ut

Vad är visuell kommunikation? Visuell kommunikation definieras:

Visuell kommunikation är en metod där man använder visuella element för att förmedla ett budskap, inspirera till förändring eller framkalla känslor.

Det är en del kommunikationsdesign – att utforma ett budskap som utbildar, motiverar och engagerar – och en del grafisk design – att använda designprinciper för att kommunicera detta budskap så att det är tydligt och iögonfallande.

Effektiv visuell kommunikation ska vara lika tilltalande som informativ.

Använd det här mallen

Visuell kommunikation handlar egentligen om att välja rätt element (vanligen text, ikoner, former, bilder och datavisualiseringar) för att skapa mening för din publik.

Några vanliga strategier för visuell kommunikation är t.ex:

• Användning av datavisualiseringar för att visa effekterna av ditt arbete
• Användning av former och linjer för att beskriva relationer, processer och flöden
• Användning av symboler och ikoner för att göra information mer minnesvärd
• Användning av visuella bilder och data för att berätta historier
• Användning av färg för att indikera betydelse och dra till sig uppmärksamhet

Vilka typer av visuell kommunikation är vanliga?

När du tänker på visuell kommunikation kanske du först tänker på designtungt innehåll som grafik i sociala medier eller infografik.

Och även om visuell kommunikation säkert spelar en roll i dessa fall finns det massor av andra typer av innehåll som faller under paraplyet visuell kommunikation.

Några vanliga typer av visuell kommunikation på arbetsplatsen är t.ex:

• Infografier
• Processdiagram
• Flödesscheman
• Roadmaps
• Kartor och grafer
• Visuella rapporter

.

• Presentationer
• Mind Maps

Använd det här mallen

Dessa kan se väldigt olika ut när de används i olika branscher, men de använder alla samma visuella kommunikationsstrategier och designprinciper för att presentera information korrekt och skapa mening för målgrupperna.

Låt oss ta en titt på några visuella kommunikationsstrategier som används i olika typer av organisationer.

Nonprofitorganisationer

Nonprofitorganisationer kombinerar ofta datavisualisering och visuell storytelling för att vinna publikens förtroende och etablera trovärdigheten hos sin organisation.

Detta kan ta formen av en statistisk infografik eller en konsekvensrapport som de delar med sina givare och supportrar:

Använd det här mallen

De kan också skapa informationsaffischer eller broschyrer som vänder sig till allmänheten för att skapa medvetenhet om sin organisation och främja stöd för sin sak.

Använd det här mallen

En annan plats där visuell kommunikation är viktig för större ideella organisationer är att uppdatera intressenter om kampanj- eller forskningsresultat. Dessa rapporter kombinerar ofta storytelling med datavisualisering för att informera och övertyga.

Källa

Hälsovårdsorganisationer

En visuell kommunikationsstrategi som ofta tillämpas inom hälso- och sjukvården är användningen av klarspråk och enkel ikonografi för att kommunicera med målgrupper med lägre hälsolitteracitet.

En folkhälsoenhet kan till exempel skapa ett infografiskt faktablad för att se till att rekommenderade protokoll följs, som dessa färska COVID-19-riktlinjer från Public Health Ontario:

Källa

I själva verket rekommenderar CDC att man använder visuell information för att öka förståelsen för hälsoinformation vid extern kommunikation inom hälso- och sjukvården.

Dessa typer av visuella guider är inte bara till hjälp vid extern kommunikation. Liknande taktik kan användas för att påminna personalen om bästa praxis på arbetsplatsen, som patientsäkerhet och smittskydd.

Källa

Lär dig mer: Venngage for Healthcare Organizations

Business consulting organisations

Business development organizations may use diagrams like process maps to communicate high-level strategy to clients, which can help make their value more tangible.

En enkel färdplan eller sammanfattning av strategirekommendationer kan räcka långt för att kommunicera och anpassa sig till kunderna.

ANVÄNDA DETTA FÖRLAG

Varför är visuell kommunikation viktigt?

Visuellt material kan bidra till att skapa förståelse där enbart ord inte kan göra det.

De kan hjälpa till att överbrygga klyftan mellan begrepp och ord, särskilt när man tilltalar en publik med olika behov och bakgrunder.

Det är uppenbart att visuell kommunikation är högst upp på agendan för många. När vi undersökte marknadsförare om deras användning av visuellt innehåll uppgav 74 % av de marknadsförare vi undersökte att mer än 70 % av deras innehåll innehöll någon form av visuellt innehåll.

ANVÄNDA DET HÄR TEMPLATET

På samma sätt har det gång på gång visats att visuell kommunikation, förutom att den gör informationen mer engagerande, faktiskt kan hjälpa till med att förstå informationen.

Men när bör du överväga att göra ditt innehåll mer visuellt?

Du kan använda visuell kommunikation för att:

• Involvera din publik
• Kommunicera komplex information
• Berätta en historia och förmedla känslor
• Simplifiera information
• Kommunicera effekten av dina data

Låtsas oss ta en titt på hur detta kan tillämpas på arbetsplatsen.

Hur man använder visuell kommunikation på arbetsplatsen

Du kanske tror att visuell kommunikation egentligen inte är nödvändig i ditt dagliga arbete.

Men visuell kommunikation kan i rätt händer användas som ett verktyg för att påverka vad din publik uppmärksammar, tänker på och förstår.

Hur man gör tråkiga ämnen engagerande

Att skapa engagerande innehåll som visar värdet av ditt företag kan vara en utmaning när du arbetar i en ”tråkig” eller teknisk bransch som ekonomi, affärsutveckling, teknik eller hälsovård.

Men det är den här typen av utmaningar där visuell kommunikation briljerar. Att skapa unika visuella bilder kan hjälpa dig att positionera dig som den innovativa lösningen på marknaden.

Här är några enkla strategier att tänka på:

Använd stiliserade ikoner för att få teknisk information att kännas konkret och lättillgänglig

Den här infografiken om kreditkortshandlarens hantering, till exempel, drar nytta av en lekfull ikonstil och en modern designbehandling för att fånga din uppmärksamhet och få dig att fortsätta läsa.

Använd det här mallen

Det här kan vara det perfekta sättet att signalera till unga företagare att ni skiljer er från de traditionella storbankerna och att ni är rätt för dem. Det känns så mycket mer lättillgängligt än en vägg av text på en webbsida.

Bara genom att tillämpa några grundläggande visuella kommunikationsstrategier kan denna ”tråkiga” tekniska information bli lite mer lättillgänglig och relaterbar för din målgrupp – redo att öka engagemanget i sociala medier, din blogg eller ditt nyhetsbrev.

Använd visuella metaforer för att få din publik att tänka

Visuella metaforer är ett annat sätt att få gamla idéer att kännas fräscha och spännande och kan till och med hjälpa till att främja en djupare förståelse för ditt ämne.

Användningen av kvinnor som springer i infografiken nedan hjälper mig till exempel att tänka på NPS-poäng på ett nytt sätt:

Använd det här mallen

Om du låter den visuella presentationen styra hur du positionerar värdet av din produkt eller tjänst, kan du hitta nya sätt att nå dina kunder.

Läs mer:

Som sammanfattning får du här några tips om visuell kommunikation för att göra tråkiga ämnen engagerande:

• Använd visuella symboler och ikoner för att få teknisk information att kännas lättillgänglig
• Välj en grafisk designstil som kommer att ge gensvar hos din målgrupp
• Tänk utanför lådan: Använd en unik visuell presentation för att få din publik att tänka

Om din visuella presentation är unik behöver din information inte vara revolutionerande för att ge dig en fördel gentemot dina konkurrenter.

Läs mer:

Hur man kommunicerar processförändringar och förbättringar

Det har aldrig varit viktigare att snabbt kunna ställa om ditt team till processförändringar.

Visuellt material kan göra processer lättare att förstå och mer minnesvärda. De kan också bidra till att öka de anställdas anpassning och engagemang.

Här är hur du kan använda processdokumentation för att hjälpa till att anpassa ditt team.

Visa både ändringar på hög och låg nivå med hierarkiska processdiagram

Att bryta ner processer i diskreta visuella steg kan göra nya processer mycket lättare att förstå.

Och genom att bryta ner stegen i ännu mindre sektioner kan du kommunicera både begrepp på hög nivå och specifika detaljer på samma ställe, som i detta processdiagram nedan.

Använd det här mallen

Att ge de här processdokumenten till de anställda kan hjälpa till att snabbt anpassa teamen till nya strategier, till exempel en handlingsplan för att hantera en kris eller en övergång till en ny marknad, samtidigt som de fungerar som en referenspunkt i framtiden.

ANVÄND DETTA FÖRLAG

Förmedla presentationsbilder som en referensguide efter ett möte

Med tanke på att distansarbete blir normen tillbringar du troligen många av dina dagar i Zoom-samtal i rad.

Om du håller ett möte för att diskutera större processförändringar eller företagsuppdateringar kan det vara värt att ta fram några snabba mötesbilder för att förtydliga förändringar och se till att teamet är anpassat.

Att inkludera ett bildspel kan bidra till att förstärka betydelsen av det som diskuteras och fungera som en referens när teamet går in i sitt arbete.

Använd det här mallen

Förmedla checklistor för att hjälpa teamet att hålla reda på komplexa processer

Förmedla en checklista med steg som teamet ska följa kan hjälpa dig att delegera arbete med självförtroende, samtidigt som teamet får självförtroende för att veta att de gör saker rätt.

Checklistor är särskilt användbara för att kommunicera komplexa eller proprietära interna processer, eftersom de kan hjälpa till att ta bort all ångest från processen.

Använd det här mallen

Bygg upp ett bibliotek med interna utbildningsdokument som du kan uppdatera med jämna mellanrum

Att bygga upp ett bibliotek med utbildningsdokument, även om det kan ta lite tid i början, kan verkligen spara tid och pengar i det långa loppet, eftersom ett team som är anpassat är ett team som är produktivt.

Inskolningsguider, vanliga frågor för nya anställda (som de roliga vanliga frågorna om inskolning nedan) och annan processdokumentation kan alla bidra till att underlätta inskolning på distans och hjälpa nya anställda att känna sig bekväma och ha kontroll.

ANVÄNDA DET HÄR TEMPLATET

Checklistor för inskolning på HR kan hjälpa till att undvika huvudvärk med förbisedda pappersexercis och otydliga förväntningar. Om du har en checklista för den anställde och en för HR-avdelningen kan du se till att alla är på samma linje och har koll på sina uppgifter.

ANVÄNDA DETTA FÖRLAG

Om du förbereder dig för att anställa en massa nya medarbetare kan det till och med vara värt att tänka om när det gäller utformningen av ditt erbjudandebrev. När din nya medarbetare har skrivit under kan du skicka på deras paket med matchande onboarding-dokument.

ANVÄNDA DET HÄR TEMPLET

Och när du väl har skapat de här dokumenten ska de vara lätta att uppdatera och sprida till nya och befintliga teammedlemmar, vilket gör ditt jobb ännu enklare.

För att sammanfatta, här är dina tips för att kommunicera processändringar i farten:

• Visa ändringar på hög och låg nivå med hierarkiska processdiagram
• Förmedla presentationsbilderna som en post-
• Hjälp teamet att hålla reda på ändringar med checklistor
• Bygg upp ett bibliotek med interna utbildningsdokument som du kan uppdatera med jämna mellanrum

Hur man förenklar komplex information med visuella bilder

Den kanske mest kraftfulla användningen av visuell kommunikation är att förenkla komplex information.

Titta till exempel på den här bilden som HubSpot nyligen publicerade på Twitter. Med en enkel bild lyckas de positionera sin produkt som den perfekta lösningen på tre problem som tre olika team har upplevt:

Källa

Detta fungerar inte bara för extern kommunikation på sociala medier.

Det kan vara det perfekta tillvägagångssättet för konsulter som vill kommunicera sina idéer och strategier till kunderna, på ett snabbt och lättförståeligt sätt.

Och B2B-organisationer inom tekniska områden som vill avmystifiera de produkter och tjänster de erbjuder för att särskilja sig från sina konkurrenter, utan att använda en massa fackspråk:

ANVÄNDA DET HÄR FÖRLAGAN

Och hälso- och sjukvårdsorganisationer som vill göra rekommendationerna tydliga för patienter:

NANvänd det här mallen

De fyra viktigaste stegen för att förenkla komplex information med hjälp av visuella bilder är:

• Skippa så mycket text som möjligt
• Använd former som cirklar och rektanglar för att indikera grupperingar
• Använd linjer och ramar för att indikera flöden och relationer
• Använd färg och storlek för att fästa uppmärksamheten på viktig information

Läs mer: Hur man sammanfattar information visuellt

Hur man visualiserar data och insikter

Effektiv datavisualisering gör mer än att bara visa data från ett kalkylblad.

Det bör kommunicera insikter och fånga idéer. Den ska kommunicera varför bakom trenderna.

Den ska hjälpa dig att besvara frågan som ofta ställs av upptagna människor med konkurrerande krav: varför ska jag bry mig?

Använd rätt diagram för dina data och ditt mål

Det första du ska tänka på när du visualiserar data är vilken visuell form som bäst kommunicerar din insikt.

Venngage har utvecklat ICCOR-metoden för att hjälpa dig att välja de bästa diagrammen för din infografik. ICCOR-metoden är ett ramverk som syftar till att hjälpa dig att använda en visualiseringstyp som överensstämmer med ditt kommunikationsmål.

Ditt kommunikationsmål kan vara att:

• Informera: förmedla ett enda viktigt budskap eller en datapunkt som inte kräver mycket sammanhang för att förstås
• Jämföra: visa likheter eller skillnader mellan värden eller delar av en helhet
• Visa förändring: Visa trender över tid eller rum
• Organisera: visa grupper, mönster, rangordning eller ordning
• Visa relationer: visa korrelationer mellan variabler eller värden

Varje av dessa olika mål kommuniceras bäst med en annan typ av diagram.

Gör ett diagram med VENNGAGE

Till exempel har ikoner (även kallade ”piktogram”) visat sig vara effektivare än stapel- eller cirkeldiagram när det gäller att kommunicera risker, vilket är särskilt viktigt för vårdgivare och folkhälsopersonal som vill stödja ett bra beslutsfattande hos sina patienter.

Balkdiagram, å andra sidan, är perfekta för att hantera större mängder data och lyfta fram jämförelser mellan uppsättningar av data, vilket kan vara viktigare för dem som arbetar inom ekonomi:

ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN

För att få tillgång till professionella mallar och en enkel editor för att visualisera finansiell information kan du kolla in: Venngage for Finance

För det fullständiga ICCOR-ramverket, kolla in: Venngage for Finance

För det fullständiga ICCOR-ramverket, kolla in: Hur du väljer de bästa typerna av diagram för dina data

Välja ett diagram är bara en del av processen. Hur får du faktiskt en effekt med dina data?

Berätta en historia med dina data för att inspirera din publik

Ett vanligt gammalt stapeldiagram kommer inte att göra mycket för att inspirera din publik. Men en kreativ kombination av diagram, bilder, text och statistik som berättar en historia kan göra det.

Om du lyfter fram de rätta siffrorna och drar in text och andra visuella element kan du visa din organisations inverkan på ett mer holistiskt sätt och berätta historien bakom uppgifterna.

ANVÄNDA DET HÄR TEMPLATET

Att berätta historier med hjälp av data handlar lika mycket om att utforma en berättelse som om att förstå och kommunicera insikterna i dina data.

Det första steget för att skapa din berättelse är att förstå din målgrupp. Tänk på:

• Vad händer i deras liv?
• Vilken kunskap har de om ämnet?
• Vilken kontext behöver de från dig?

När du väl förstår din målgrupp borde det vara lätt att ta fram de insikter som kommer att påverka och presentera dem på ett effektfullt sätt. Det är skillnaden mellan en engagerande design och ditt vanliga Excel-diagram.

En annan vanlig praxis inom data storytelling är användningen av ikonhistorier för att dra in tittarna och göra abstrakta idéer mer konkreta.

Tag till exempel den här rapporten från Unicef. De enkla, universella ikonerna kombineras på olika sätt för att skapa och förstärka viktiga idéer, vilket skapar en effektfull rapport som kommer att vara minnesvärd för läsarna.

Källa

Skall ut viktiga insikter och åtgärder i data

Effekten av ditt hårda arbete kan lätt gå förlorad i en månads- eller kvartalsrapport.

Men du kan tillämpa de designtekniker som vanligtvis används i infografik för att se till att dina insatser sticker ut i mer traditionella sammanfattande rapporter.

Tricket är att göra mer med mindre. Gör dig av med uppgifter som inte säger något och framhäv de uppgifter som är meningsfulla. Ta bort bruset för att dra fokus mot det som är användbart.

Höj fram viktiga datapunkter och lägg till kommentarer för att ge kontext till de viktigaste uppgifterna:

Använd det här mallen

Här är vad du bör tänka på när du visualiserar dina data och insikter:

• Använd rätt diagram för dina data och ditt mål
• Berätta en historia med dina data för att inspirera din publik
• Förstå din publik och utforma med deras kunskap i åtanke
• Skall fram viktiga insikter och åtgärder i data

Läs mer:

SÄLJ MITT SPOT

Hur du får din visuella kommunikation att se professionell ut

Om du inte är en heltidsanställd formgivare kan en av dina största bekymmer vara att se till att din visuella kommunikation ser professionell ut.

Du vill se till att du producerar innehåll som lyfter ditt varumärke och inspirerar dina kollegor, givare och intressenter.

Här är vad du bör tänka på:

Etablera ett sammanhängande visuellt varumärke för all extern kommunikation

Det är viktigt för alla växande företag att etablera ett sammanhängande visuellt varumärke.

Särskilt när det gäller kommunikation som vänder sig till konsumenter, till exempel för din blogg eller sociala medier, signalerar kvaliteten på ditt visuella varumärke till dina kunder om kvaliteten på din organisation.

Tyvärr är det ganska enkelt att se till att ditt varumärke känns konsekvent. Så här går det till:

• Inkludera samma rubrik och sidfot med din logotyp i infografik, one-pagers, rapporter och flygblad
• Använd ditt varumärkes teckensnitt och färger på ett konsekvent sätt i allt ditt material
• Använd samma stil på symboler och ikoner i alla dokument

Hämta dessa mallar

Som genväg, kan du använda Venngage Brand Kit för att lägga till dina varumärkeslogotyper, teckensnitt och färger i dina konstruktioner med bara några få klick.

LÄS MER

Läs mer: Har du inte byggt upp riktlinjer för ditt varumärke ännu? Lär dig först hur du väljer typsnitt och hur du väljer färger för designen.

För att hålla din kommunikation enhetlig kan du återanvända och återanvända design

Att återanvända och återanvända befintlig design kan verkligen vara en spelförändring.

För det första kommer det att snabba upp ditt arbetsflöde. Men ännu viktigare är att du ser till att din kommunikation är konsekvent och sammanhängande.

Har jag redan nämnt att din kommunikation måste vara sammanhängande?

Du kan återanvända de dokument som du har skapat för en kund eller ett projekt, lägga till annat innehåll och finjustera det lite för en ny kund eller en annan målgrupp, så att du kan få ut mycket av en liten mängd designarbete.

Även om du bara skapar dokument för att dela dem internt, som projektsammanfattningar eller nyhetsbrev från företaget, kan du särskilja dig själv och ditt team genom att producera dokument som har en konsekvent visuell stil.

ANVÄNDA DET HÄR FÖRLAGAN

Slutsats

Den senaste tidens snabba övergång till distansarbete har drivit den visuella kommunikationen från att ha varit ett ”trevligt inslag” till att bli en integrerad del av kommunikationen på arbetet.

Jag hoppas att du redan har börjat fundera på hur du kan använda visuella element för att förstärka din kommunikation.

Visst kom ihåg att hålla dessa principer för design och visuell kommunikation i minnet:

• Använd modern design och visuella element för att göra tråkig information engagerande och särskilja dig från dina konkurrenter
• Förenkla din information för att få effekt
• Använd tekniker för datavisualisering för att visa värdet av ditt arbete
• Skapa design med ett sammanhängande visuellt varumärke och återanvänd dem för att hålla din kommunikation enhetlig

För att få hjälp med att komma igång med visuell kommunikation och infografik kan du kolla in den här guiden: Så här gör du en infografik i 5 steg.