Hinweis! Der Inhalt dieses Beitrags dient als allgemeiner Vorschlag und Überblick und trifft möglicherweise nicht auf Ihre spezifischen Anforderungen zu.
Es kann schwierig sein, sich in den Ebenen und Funktionen von Office 365 zurechtzufinden, aber jede Organisation, die Inhalte auf Office 365 migrieren möchte, sollte sich die Zeit nehmen, alle Tools zu verstehen, die die Plattform bietet.
Die verschiedenen Ebenen und Tools für die Zusammenarbeit in Office 365 zu verstehen, ist unerlässlich, um das Beste aus Ihren Daten herauszuholen, Ihre Benutzer zu befähigen und ein Speicher- und Freigabesystem in der Cloud aufzubauen, das das absolut Beste für Ihre Organisation leistet. Man sagt, Wissen ist die halbe Miete, und Cloud FastPath ist hier, um zu helfen!
Einer der häufigsten Gründe, warum Unternehmen bei Dateiservern und insbesondere bei gemeinsam genutzten Laufwerken zögern, ist die Schwierigkeit zu bestimmen, wohin Inhalte am besten gehören. Viele in der IT-Abteilung verfolgen den Ansatz: „Private Laufwerke gehören zu OneDrive for Business“ und „Ich verschiebe meine freigegebenen Laufwerke einfach auf SharePoint Online-Sites“. Das mag zwar der richtige Ansatz sein, um Inhalte zwischen diesen beiden Systemen zu trennen, doch sollten Sie weitere Fragen zu den „freigegebenen“ Inhalten stellen, da SharePoint Online eine Reihe unterschiedlicher Dinge bedeuten und tun kann.
Was ist eine Office 365-Gruppe? Was ist eine SharePoint Online Site oder Site Collection? Wie unterscheiden sie sich von Teams?
Und so – ohne weitere Umschweife – hier ein kurzer Leitfaden zur Architektur von gemeinsam genutzten Inhalten und Organisationsstrukturen in Office 365!
SharePoint Sites sind wahrscheinlich die vielseitigste Option, insbesondere für die Zusammenarbeit an großen Mengen von Dateien oder Verzeichnissen. Eine SharePoint Team Site fungiert als Drehscheibe, über die viele Teammitglieder auf Inhalte zugreifen, Inhalte organisieren oder gemeinsam an Inhalten arbeiten können. Die Kommunikation innerhalb von SharePoint-Team-Sites erfolgt durch das Kommentieren von Dokumenten in Echtzeit, zusammen mit allen anderen Teammitgliedern.
Der größte Vorteil von Team-Sites ist, dass sie Eigentum der IT-Abteilung oder des Leiters einer Abteilung oder Arbeitsgruppe sind. Das bedeutet, dass die Berechtigungen von der IT-Abteilung oder den Abteilungsleitern festgelegt werden können und dass die IT-Abteilung eine detaillierte Kontrolle über die Freigabe für bestimmte Sites, Konfigurationen für bestimmte Sites sowie die Möglichkeit hat, bestimmte Berechtigungen für bestimmte Sites, Verzeichnisse oder Inhalte festzulegen.
Das Äquivalent einer Site oder Site Collection auf einem lokalen Dateiserver wäre eine Abteilungsfreigabe. Das bedeutet nicht, dass ein ganzes „HR“-Verzeichnis in einer einzigen Site untergebracht werden sollte. Ob eine Abteilungsfreigabe eine eigene Site erhält oder in viele Untersites aufgeteilt wird, hängt von der Menge der komplexen Berechtigungen, der Gesamtmenge des Inhalts, der Gruppenorganisation innerhalb der Freigabe und den Anforderungen für die externe Freigabe ab. Eine Gruppe innerhalb der Personalabteilung, wie z. B. die Personalvermittler, muss möglicherweise in großem Umfang Inhalte mit Personen außerhalb des Unternehmens teilen. In diesem Fall wäre es vielleicht am besten, diesem Team eine eigene Site mit einer entspannteren externen Freigabe zu geben, die aber immer noch unter der Kontrolle der IT und der gesamten Personalabteilung steht.
Gruppensites
In Office 365 ergänzen Gruppensites eine traditionelle E-Mail-/Outlook-Gruppe. Sicher, aber in der Funktionalität etwas eingeschränkt, ermöglichen Group Sites eine solide und sichere Dateizusammenarbeit zwischen Gruppen, deren Mitgliedschaft und Berechtigungen leicht angepasst und von Fall zu Fall verwaltet werden können.
Group Sites werden standardmäßig erstellt, wenn eine Office 365-Gruppe erstellt wird, daher ist es wichtig, Richtlinien dafür festzulegen, wer Office 365-Gruppen erstellen kann. Gruppenseiten sollten in der Regel kein sehr vertrauliches oder sensibles Material enthalten, da IT- und Sicherheitsteams etwas weniger Einblick und Kontrolle über den Inhalt haben.
Wo Gruppenseiten erfolgreich sind, ist die Fähigkeit von Teammitgliedern innerhalb einer Gruppe oder Abteilung, den Zugriff auf eine Datei oder ein Dokument schrittweise zu regeln, das sie eventuell an andere Abteilungen oder Teams weitergeben müssen. Diese Gruppen sind fließend und flexibel, während Outlook-Gruppen oft dauerhafter sind und bestimmte Berechtigungen mit sich bringen. Im Gegensatz dazu können Gruppensites und der Zugriff auf sie den Erfordernissen der darin enthaltenen Dateien angepasst werden.
Team Sites
Team Sites bieten Benutzern und Organisationen eine Möglichkeit, schnell und effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, ähnlich wie sie eine Anwendung wie Slack verwenden könnten. Team Sites bieten Teammitgliedern die Möglichkeit, Dateien, Ordner und andere wichtige Elemente, an denen sie zusammenarbeiten möchten, auf einfache Weise freizugeben. Team Sites sind eine einfache und effektive Kommunikationsmethode, wenn es um die Arbeit an bestimmten Projekten geht, an denen mehrere Personen beteiligt sind.
Als chatbasierter Arbeitsbereich sorgen die Team Sites von Microsoft dafür, dass Teammitglieder nie befürchten müssen, eine wichtige Unterhaltung zu verpassen. Chats können privat sein oder um Gruppen herum aufgebaut werden, so dass jeder einzelne Benutzer die Möglichkeit hat, Unterhaltungen so zu leiten, dass kein Teammitglied eine wichtige Aktualisierung verpasst und keine sensiblen Informationen an diejenigen weitergegeben werden, die keinen Zugriff darauf haben sollen.
Jedes Team verfügt über eine eigene SharePoint-Site. Der Inhalt, der am besten hierher gehört, muss für das Projekt oder das Team, für das die Team-Site bestimmt ist, äußerst relevant sein. Darüber hinaus ist ein Großteil der Inhalte neu und wird häufig aktualisiert, so dass es sinnvoll ist, beim Verschieben von Inhalten auf Teamsites nach Metadaten wie dem Datum der letzten Änderung zu filtern. Manchmal ist es am besten, wenn die Endbenutzer Inhalte ihrer Wahl auf Teamsites migrieren.
Teams, Gruppen und Site Collections Move Content Down a Funnel
Die Vorteile jedes dieser Tools liegen nicht nur in ihren einzigartigen Stärken und Funktionen, sondern auch darin, wie sie zusammenarbeiten, um einer Organisation zu helfen, ihre kollaborativen Fähigkeiten zu unterstützen. Wie alles Dynamische durchlaufen Dateien, Daten, Dokumente und Projekte einen metaphorischen Lebenszyklus, und die Beziehung zwischen Teams, Gruppen-Websites und SharePoint-Websites trägt zum Erfolg dieses Zyklus bei. Nehmen wir zum Beispiel ein Marketingteam, das mit der Erstellung eines internen Kommunikationsdokuments beauftragt ist (dieses Beispiel lässt sich auf fast alle Abteilungen eines Unternehmens anwenden).
Zunächst wird ein Brainstorming durchgeführt, um herauszufinden, was gesagt werden soll, wie das Dokument gestaltet werden soll und wie es auf einer grundlegenden strukturellen Ebene aufgebaut sein sollte. Dies kann über Teams geschehen: ein sicherer und sofortiger Chat-Mechanismus.
Ist das Dokument erst einmal erstellt, können die Ersteller über Group Sites ein formelles Genehmigungsverfahren einleiten und verwalten, wer das Dokument sehen darf, und es sicher versenden. Diese Empfänger können dann das Dokument bearbeiten und diese Änderungen schnell und sicher an Mitglieder des Marketingteams und an Manager weitergeben.
Nachdem all dies geschehen ist, kann das Dokument sicher für eine langfristige Referenz und gemeinsame Nutzung in einer SharePoint-Site gespeichert werden. Sie ist vielseitig und sicher und bietet einer Abteilung einen geschlossenen, spezifischen Raum, um ihre Arbeit mit einem größeren Publikum zu teilen.
Daten sind dynamisch und entwickeln sich ständig weiter; Dateien und Projekte sind dynamisch und entwickeln sich ständig weiter. Diese Elemente durchlaufen mehrere Phasen, und es ist sinnvoll, mehrere Websites und Werkzeuge zu haben, die auf diese Phasen abgestimmt sind. Dies kommt den einzelnen Benutzern zugute, den Teams, zu denen sie gehören, und den Unternehmen, zu denen sie gehören. Diese verschiedenen Funktionalitäten dienen unterschiedlichen Bedürfnissen, und Office 365 weiß, wie diese Bedürfnisse zusammenwirken. Deshalb ist Office 365 eine der flexibelsten und leistungsfähigsten Plattformen für die Zusammenarbeit in der Cloud, die es gibt.
Die Migration zu Office 365 von Microsoft kann die Art und Weise, wie Ihre Benutzer mit ihren Inhalten interagieren, drastisch verbessern. Bei der Umstellung auf Office 365 durch Verschieben großer Mengen gemeinsam genutzter Inhalte in die Plattform muss jede Ebene der SharePoint-Funktionalität in der Migrationsstrategie und im Plan berücksichtigt werden.
Wenn es um Migration und Cloud-Zusammenarbeit geht, gilt das alte Sprichwort: Wissen ist Macht. Und wenn Ihr Unternehmen die verschiedenen Funktionsebenen von Office 365 genau kennt, kann es die Plattform nutzen, um jede einzelne Facette der Zusammenarbeit weiterzuentwickeln.