¿Cuánto tiempo debo conservar un formulario I-9?
Debe conservar un formulario I-9 cumplimentado en sus archivos para cada empleado que figure en su nómina (o que reciba una remuneración de otro tipo) y que haya sido contratado después del 6 de noviembre de 1986 (o el 27 de noviembre de 2009 o antes, si está empleado en la CNMI). Nunca se deshaga del formulario I-9 de un empleado actual; debe conservarlo mientras el empleado trabaje para usted, y durante cierto tiempo después de que deje de trabajar para usted. Este requisito se aplica incluso si el empleado deja de trabajar poco después de que usted lo haya contratado.
Nunca envíe por correo el Formulario I-9 al USCIS o al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos.
Sólo cuando un empleado deja de trabajar para usted debe calcular cuánto tiempo debe conservar su Formulario I-9. Las regulaciones federales establecen que debe conservar un Formulario I-9 por cada persona que contrate durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.
Para calcular cuánto tiempo debe conservar el Formulario I-9 de un ex empleado:
- Si trabajó durante menos de dos años, conserve su formulario durante tres años después de la fecha que ingresó en el campo Primer día de empleo.
- Si han trabajado durante más de dos años, conserve su formulario durante un año a partir de la fecha en que dejaron de trabajar para usted.
Puede conservar el formulario I-9 en papel, microfilm o microficha, o electrónicamente. Sólo necesita conservar las páginas en las que usted y su empleado escribieron información: por ejemplo, no necesita conservar la página de Listas de Documentos Aceptables ni las instrucciones.
La documentación insuficiente o incompleta es una violación de la sección 274A (a)(1)(B) de la INA (8 CFR Parte 274a .2(f)(2)).
Conservación del formulario I-9 en papel
Puede conservar los formularios en papel cumplimentados con las firmas manuscritas originales en el lugar de trabajo o en una instalación de almacenamiento externa durante el período de conservación requerido, siempre que pueda presentar los formularios I-9 en un plazo de tres días laborables a partir de una solicitud de inspección del DHS, de la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia, de la Sección de Derechos de los Inmigrantes y los Empleados (IER) o del Departamento de Trabajo de EE.Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL).
Conservar el formulario I-9 en microfilm y microficha
Puede conservar copias de los formularios impresos completados con las firmas manuscritas originales en microfilm o microficha. Cuando utilice microfilmes o microfichas, deberá:
- Seleccionar un soporte de película que preserve la imagen y permita su acceso y uso durante todo el período de conservación, que podría ser de más de 20 años, dependiendo del empleado y de su empresa;
- Utilizar equipos en buen estado para crear y visualizar formularios I-9 claros y legibles y reproducir copias en papel legibles para los funcionarios que inspeccionen sus formularios;
- Colocar los índices en los primeros fotogramas del primer rollo de película o en los últimos fotogramas del último rollo de película de una serie. En el caso de las microfichas, colóquelas en los últimos fotogramas de la última cubierta de una serie.