How Long Must I Keep Form I-9?
あなたの給与支払者（あるいは報酬を受け取る者）で、1986年11月6日以降（あるいはCNMIで雇用する場合は2009年11月27日までに）に雇用した各社員について記入したフォーム I-9 を保管する必要があります。 その従業員が働いている限り、また、その従業員が働かなくなった後も一定の期間、I-9フォームを保管する必要がある。 この要件は、従業員が雇用後すぐに雇用を終了した場合でも適用される。
決してUSCISまたはU.S. Immigration and Customs EnforcementにフォームI-9を郵送してはならない。
従業員があなたのために働かなくなって初めて、あなたが彼らのフォームI-9をいつまで保管しなければならないか計算する必要がある。 連邦規則では、雇用した各人のフォームI-9を雇用日から3年間、または雇用終了日から1年間、どちらか遅い方まで保管しなければなりません。
元社員のフォームI-9の保管期間を計算するには：
- 彼らが2年未満働いた場合、あなたが雇用の最初の日フィールドに入力してから3年間その用紙を保管してください。
- 2年以上勤務していた場合は、勤務を停止した日から1年間保管してください。
フォームI-9は紙、マイクロフィルム、マイクロフィッシュ、または電子的に保持することができます。 例えば、Lists of Acceptable Documentsのページやインストラクションは保管する必要はありません。
不十分または不完全な文書はINAのセクション274A (a)(1)(B) (8 CFR Part 274a .2(f)(2)) の違反となります。
Retaining Paper Form I-9
あなたはDHS、司法省公民権局、移民・従業員権利部（IER）、あるいはU.S.A.からの検査要求から3営業日以内にフォームI-9を提出できる限り、オリジナルの手書き署名のある完成したペーパーフォームをオンサイトあるいはオフサイト保管施設に必要保管期間中保持してもよい。
Retaining Form I-9 on Microfilm and Microfiche
マイクロフィルムやマイクロフィッシュに記入された手書きの署名があるフォームのコピーを保持することができる。 マイクロフィルムまたはマイクロフィッシュを使用する場合は、以下を行う必要があります。
- 画像を保存し、全保存期間（従業員やあなたのビジネスによっては20年以上）のアクセスと使用を可能にするフィルムストックを選ぶ；
- 明確で読みやすいフォーム I-9 を作成、閲覧し、あなたのフォームを検査する職員のために読みやすいペーパーコピーを複製するためによく整備された機器を使う；
- 一連のフィルムから最初のロールのフレームか最後のロールのフレームにインデックスを配置する；。 マイクロフィッシュの場合、シリーズの最後のジャケットの最後のフレームに配置します。