Pourquoi utiliser un logiciel SIS?
Il existe une variété d’avantages associés à l’utilisation de systèmes d’information pour les étudiants et les parents ainsi que pour les établissements d’enseignement et leur personnel. Les solutions de cette catégorie fournissent des canaux de communication entre les responsables de l’école et les étudiants, agissent comme une source unique d’informations relatives aux étudiants, rationalisent les processus de facturation, et plus encore.
Stockage d’informations – Les logiciels SIS abritent de nombreux types d’informations sur les étudiants, en consolidant tous les dossiers en un seul endroit afin qu’ils soient facilement accessibles par les responsables de l’école, les parents et les étudiants eux-mêmes. Dans un seul système, un responsable de l’école peut voir l’assiduité des élèves, le statut de l’aide financière, les listes de classe, les inscriptions des élèves, et bien plus encore. De l’autre côté, les étudiants peuvent consulter les relevés de notes non officiels, s’inscrire à des cours, vérifier les frais de scolarité et les droits d’inscription, et accéder à un générateur d’emploi du temps. Le fait de conserver toutes les informations relatives aux étudiants dans un système unique permet aux utilisateurs d’effectuer et de suivre les modifications, ainsi que de conserver une vue d’ensemble des étudiants individuels et de l’ensemble du corps étudiant. Les informations dans un SIS ne sont pas cloisonnées dans des systèmes disparates, ce qui facilite l’organisation dans son ensemble.
Faciliter la communication entre les parents et les enseignants – Cet avantage s’applique principalement aux logiciels SIS K-12, car ces systèmes offrent des portails pour les parents et des canaux de communication entre les parents et les enseignants. Ce portail permet aux parents d’avoir un aperçu des résultats scolaires de leurs enfants ainsi que des informations approfondies sur le comportement en classe, l’assiduité, la planification académique, etc. Les parents peuvent utiliser le portail comme un canal pour communiquer rapidement et facilement avec les enseignants de leurs enfants, ce qui est particulièrement utile en cas de question urgente ou de mauvais comportement en classe nécessitant une intervention parentale.
Faciliter la communication entre les étudiants et le corps enseignant – Le portail étudiant est un élément essentiel d’un SIS de qualité, en particulier au niveau universitaire. Comme les classes universitaires ont tendance à être plus grandes et que les professeurs sont généralement moins accessibles, donner aux étudiants une ligne de communication directe avec leur professeur est d’une importance accrue. Les étudiants peuvent communiquer à la fois avec leurs professeurs et avec l’administration en un seul endroit, et conserver des traces de ces conversations. Si un étudiant hésite à poser une question sur un sujet ou un devoir en classe, il peut la poser via le portail et recevoir des éclaircissements.
Faciliter la communication interdépartementale – Les départements d’un établissement d’enseignement peuvent être extrêmement cloisonnés et peu communicatifs entre eux. Les systèmes SIS ont la capacité de briser les barrières de la communication et de permettre aux départements de travailler comme une unité singulière, par opposition à des forces disparates. Unifier l’accès aux informations et donner à chacun un accès égal est la clé pour rassembler les départements et potentiellement une institution entière.
Gérer les admissions des étudiants – Le processus d’admission est complexe et à multiples facettes, ce qui le rend difficile à gérer en tant qu’administrateur. Le logiciel SIS peut aider en permettant à l’agent responsable de suivre les étudiants potentiels pendant le processus d’admission ; le logiciel met également à jour les profils des étudiants avec les changements au fur et à mesure. Le logiciel SIS peut souvent gérer l’intégralité du processus d’admission, de la demande initiale à l’acceptation et à l’inscription. Le résultat est une transition transparente de l’individu, de l’étudiant potentiel au membre inscrit de l’université. Toutes les informations pertinentes se trouvent dans un seul système, par opposition à plusieurs logiciels distincts qui peuvent s’avérer difficiles à intégrer.
Améliorer la sécurité – La majorité des logiciels SIS d’aujourd’hui sont basés sur le cloud, ce qui constitue une meilleure option que les systèmes hérités sur site pour diverses raisons. Les systèmes basés sur le cloud offrent une configuration plus facile, un accès universel, un support technique immédiat, une meilleure sécurité des données et une capacité accrue à s’adapter aux changements du marché et à mettre à jour le produit avec un minimum de tracas.
Facturation et traitement des paiements – Les solutions SIS offrent des fonctionnalités de traitement des paiements des frais de scolarité afin que les étudiants puissent gérer toutes leurs questions de facturation en un seul endroit. Les écoles peuvent facturer les étudiants et les étudiants ou les parents peuvent payer ces frais directement par le biais de l’application.
Rapports – Les responsables scolaires peuvent utiliser les données recueillies par le SIS pour créer des rapports axés sur les données concernant les progrès des étudiants, tant pour les individus que pour l’ensemble du corps étudiant. Du point de vue d’un responsable scolaire désigné, le SIS offre un moyen facile de gérer les informations sur les élèves. Les responsables peuvent utiliser le logiciel pour créer des rapports sur tout, du nombre d’étudiants ayant le statut de non-immigrant à la moyenne des notes obtenues dans une classe donnée.