Mennyi ideig kell megőriznem az I-9-es nyomtatványt?
Az I-9-es nyomtatványt kitöltve kell megőriznie minden olyan munkavállalóról, aki 1986. november 6. után (vagy 2009. november 27. után vagy azt megelőzően, ha a CNMI-n foglalkoztatják) került alkalmazásra. Soha ne dobja ki a jelenlegi munkavállaló I-9-es nyomtatványát; azt mindaddig meg kell őriznie, amíg a munkavállaló Önnél dolgozik, és egy bizonyos ideig azt követően is, hogy a munkavállaló már nem dolgozik Önnél. Ez a követelmény akkor is érvényes, ha a munkavállaló röviddel a felvétele után megszűnik.
Soha ne küldje el az I-9 nyomtatványt az USCIS-nek vagy a U.S. Immigration and Customs Enforcementnek.
Kizárólag akkor kell kiszámítania, hogy mennyi ideig kell megőriznie az I-9 nyomtatványt, amikor a munkavállaló már nem dolgozik Önnél. A szövetségi előírások szerint minden alkalmazottja I-9-es nyomtatványát a felvételtől számított három évig vagy a munkaviszony megszűnésétől számított egy évig kell megőriznie, attól függően, hogy melyik a későbbi időpont.
Hogy kiszámítsa, mennyi ideig kell megőrizni egy korábbi alkalmazott I-9-es nyomtatványát:
- Ha két évnél rövidebb ideig dolgozott, a nyomtatványt a munkaviszony első napja mezőbe beírt dátumtól számított három évig kell megőriznie.
- Ha két évnél hosszabb ideig dolgozott, a nyomtatványt a munkaviszony megszűnésétől számított egy évig őrizze meg.
Az I-9-es nyomtatványt papíron, mikrofilmen vagy mikrofilmen, illetve elektronikusan is megőrizheti. Csak azokat az oldalakat kell megőriznie, amelyekre Ön és az alkalmazottja információkat írt: például nem kell megőriznie az Elfogadható dokumentumok listája oldalt vagy az utasításokat.
A hiányos vagy hiányos dokumentáció az INA 274A szakasza (a)(1)(B) pontjának megsértése (8 CFR 274a. rész 274a .2(f)(2) rész).
A papíralapú I-9 nyomtatvány megőrzése
A kitöltött, eredeti kézzel írt aláírásokkal ellátott papíralapú nyomtatványokat a helyszínen vagy egy külső tárolóhelyen az előírt megőrzési időszak alatt megőrizheti, amennyiben az I-9 nyomtatványokat a DHS, az Igazságügyi Minisztérium Polgári Jogi Főosztályának Bevándorlási és Munkavállalói Jogok Osztálya (IER) vagy az U.S. Department of Labor (DOL) tisztviselői.
Az I-9 nyomtatvány mikrofilmen és mikrofilmen való megőrzése
A kitöltött, eredeti kézzel írt aláírással ellátott papíralapú nyomtatványok másolatát mikrofilmen vagy mikrofilmen is megőrizheti. Mikrofilm vagy mikrofilmrögzítő lapok használata esetén a következőket kell tennie:
- Olyan filmanyagot válasszon, amely megőrzi a képet, és lehetővé teszi a hozzáférést és a felhasználást a teljes megőrzési időszak alatt, ami a munkavállalótól és az Ön vállalkozásától függően több mint 20 év is lehet;
- Használjon jól karbantartott berendezéseket az I-9 nyomtatványok tiszta, olvasható megjelenítéséhez és megtekintéséhez, valamint olvasható papírmásolatok készítéséhez a nyomtatványokat ellenőrző tisztviselők számára;
- Az indexeket vagy az első filmtekercs első kockáin, vagy egy sorozat utolsó filmtekercsének utolsó kockáin helyezze el. Mikrofilmek esetében a sorozat utolsó köpenyének utolsó képkockáiba helyezze őket.