Cât timp trebuie să păstrez un formular I-9?
Trebuie să păstrați la dosar un formular I-9 completat pentru fiecare angajat aflat pe statul dumneavoastră de plată (sau care primește o remunerație în alt mod) care a fost angajat după 6 noiembrie 1986 (sau până la sau înainte de 27 noiembrie 2009, dacă este angajat în CNMI). Nu aruncați niciodată Formularul I-9 al unui angajat actual; trebuie să îl păstrați atât timp cât angajatul lucrează pentru dvs. și pentru o anumită perioadă de timp după ce încetează să mai lucreze pentru dvs. Această cerință se aplică chiar dacă angajatul își încetează contractul de muncă la scurt timp după ce l-ați angajat.
Nu trimiteți niciodată Formularul I-9 prin poștă către USCIS sau U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Numai atunci când un angajat încetează să mai lucreze pentru dumneavoastră trebuie să calculați cât timp trebuie să păstrați Formularul I-9 al acestuia. Reglementările federale prevăd că trebuie să păstrați un Formular I-9 pentru fiecare persoană pe care o angajați timp de trei ani de la data angajării sau un an de la data la care se încheie contractul de muncă, oricare dintre acestea este mai recentă.
Pentru a calcula cât timp trebuie să păstrați Formularul I-9 al unui fost angajat:
- Dacă acesta a lucrat mai puțin de doi ani, păstrați formularul său timp de trei ani de la data pe care ați introdus-o în câmpul First Day of Employment.
- Dacă au lucrat mai mult de doi ani, păstrați formularul lor timp de un an de la data la care au încetat să mai lucreze pentru dumneavoastră.
Puteți păstra Formularul I-9 pe hârtie, pe microfilm sau microfișă, sau în format electronic. Trebuie să păstrați doar paginile pe care dvs. și angajatul dvs. ați scris informații: de exemplu, nu trebuie să păstrați pagina Listă de documente acceptabile sau instrucțiunile.
Documentația insuficientă sau incompletă reprezintă o încălcare a secțiunii 274A (a)(1)(B) din INA (8 CFR Partea 274a .2(f)(2)).
Conservarea Formularului I-9 pe suport de hârtie
Puteți păstra formularele pe suport de hârtie completate, cu semnăturile originale scrise de mână, la fața locului sau într-o unitate de depozitare externă pentru perioada de păstrare necesară, atât timp cât sunteți în măsură să prezentați formularele I-9 în termen de trei zile lucrătoare de la o solicitare de inspecție din partea DHS, a Diviziei pentru drepturi civile a Departamentului de Justiție, Secția pentru drepturile imigranților și ale angajaților (IER) sau a U.S.U.A. Department of Labor (DOL) officers.
Reținerea Formularului I-9 pe microfilme și microfișe
Puteți păstra copii ale formularelor pe hârtie completate cu semnăturile originale scrise de mână pe microfilme sau microfișe. Atunci când utilizați microfilme sau microfișe, trebuie să:
- Să selectați o peliculă de film care să păstreze imaginea și să permită accesul și utilizarea acesteia pe întreaga perioadă de păstrare, care ar putea fi mai mare de 20 de ani, în funcție de angajat și de activitatea dumneavoastră;
- Să folosiți echipamente bine întreținute pentru a crea și vizualiza clar și lizibil formularele I-9 și pentru a reproduce copii pe hârtie lizibile pentru funcționarii care inspectează formularele dumneavoastră;
- Să plasați indici fie în primele cadre ale primei role de film, fie în ultimele cadre ale ultimei role de film dintr-o serie. Pentru microfișe, plasați-i în ultimele cadre ale ultimei coperte a unei serii.